Читать книгу Порядок вместо хаоса: как бизнес-ассистенту систематизировать компанию без участия собственника - - Страница 2

Как увидеть, что не работает и с чего начать путь к порядку.

Многие компании живут в бардаке годами. Люди стараются, клиенты что-то получают, деньги вроде бы капают… но каждый день ,как будто, борьба за выживание. Всё держится на личной вовлечённости, а не на системе. И когда вовлечённость падает – система сыпется.

Эта глава – отправная точка. Если ты ассистент, и тебе дали задачу «разгребсти» вот с чего начинать: где у нас болит?

В конце главы у тебя будет первый артефакт: наглядная картина текущих проблем. И это уже система. Потому что хаос, описанный словами – это уже первый шаг к порядку.

Что происходило в «ПростоЦехе»

В компании «ПростоЦех» всё шло «по накатанной». Менеджеры бегали, производство задерживало, склад не знал, что и когда отгружать. Все старались. Но всё сыпалось.

Однажды в понедельник менеджер написал в общий чат:– «Где заказ на Сидорова? Мы же обещали на вчера!»Склад ответил:– «Мне ничего не передавали!»Руководитель включается:– «Коллеги, что опять случилось?»

Ситуация типичная. И если тебе она знакома – ты не один. Проблема не в людях. Проблема в отсутствии структуры. А значит, с этим можно работать.

Что делает ассистент: шаг за шагом

Первый шаг систематизации – наблюдение. Спокойное, любопытное, без обвинений. Твоя задача: собрать документ.

Шаг 1. Сбор болиПросто спрашиваешь коллег:– Что больше всего бесит в работе?– Где чаще всего что-то теряется/задерживается/ломается?– Это можно сделать лично, в чате или на коротких встречах. Главное – не спорь, не оправдывай, просто слушай и записывай.– Мини-скрипт для чата (копируй и отправляй команде)Сообщение 1 (универсальное):Привет! Я сейчас навожу порядок в работе, чтобы меньше терялось и было меньше форс-мажоров.Можно 2 вопроса? Что больше всего бесит/мешает работать? Где чаще всего что-то теряется/задерживается/ломается?

Сообщение 2 (уточнение, если ответ общий):Спасибо! А можешь один конкретный пример за последнюю неделю: что было, где застряло и чем закончилось?Иногда ответы могут быть очень общими, важно выделить из размытых фраз чёткие проблемы.

Скрытые фразы (когда люди говорят мягко, но смысл жёсткий)

«Ну… у нас так принято.» (перевод: процесса нет)

«Я думал, это не моя задача.» (перевод: роли не определены)

«А где это лежит?» (перевод: нет единого хранилища/логики документов)

«Мне никто не сказал.» (перевод: нет передачи информации/стыков)

«Я делаю как всегда.» (перевод: нет стандарта/чек-листа)

Шаг 2. Таблица бардакаСоздай простую таблицу:

Чем больше конкретных примеров – тем лучше.

Шаг 3. Повторы – это системаКогда видишь повторяющиеся жалобы – радуйся. Это значит, что это не ошибка человека, а паттерн. А значит, ты нашёл точку для улучшения. Пометь их.

Шаг 4. ВизуализацияСобери всё в наглядный формат: таблицу, карту, слайд, стикеры. Главное, чтобы можно было сказать: «Вот, у нас в компании 24 регулярные проблемы. Мы их видим.»

Шаг 5. ПрезентацияПокажи эту карту руководителю. Не как упрёк. А как: «Вот, что говорят люди. Может, часть этого мы можем улучшить?» Реакция должна быть позитивной, потому что ты не просто жалуешься – ты даёшь картину.

Что получится в конце главы:

ЧЕК-ЛИСТ «КАРТА БАРДАКА»

☐ Проведены короткие интервью с сотрудниками

☐ Составлена таблица проблем по отделам

☐ Повторы и паттерны объединены

☐ Визуализирован общий список проблем

☐ Презентовано руководству (или хотя бы обсуждено с ним)

Что важно помнить

Ты не «ревизор», ты – исследователь. Большинство проблем в бизнесе даже не сформулированы. Они просто… существуют. И раздражают.

Но когда ты их собираешь и показываешь – начинается движение.

Переход к следующей главе: Теперь, когда хаос виден, можно переходить к первому упорядочиванию: научиться управлять задачами. Как фиксировать, чтобы не терялись. Как ставить, чтобы понимали. Как завершать, чтобы не забывали.

Следующая глава про задачи, статусы, инбоксы и первый порядок в ежедневной работе.