Читать книгу Порядок вместо хаоса: как бизнес-ассистенту систематизировать компанию без участия собственника - - Страница 3

Как перестать терять поручения и начать управлять результатом.

Если хаос – это диагноз, то потерянные задачи – главный симптом. В «ПростоЦехе» всё было по классике: задачи сыпались в чаты, устные договорённости исчезали, сроки забывались. И каждый день начинался с фраз: «А кто это должен был сделать?»

Системное управление начинается с задач. Пока они летают в воздухе, бизнес буксует. Как только они фиксируются, разбиваются на статусы и получают ответственность – начинается порядок.

В этой главе:– ты увидишь, как выстроить трекинг задач в любой компании- разберёшься, какие статусы реально нужны- научишься ставить задачу так, чтобы она исполняласьИстория из «ПростоЦех»Менеджер: «Кто договаривался с клиентом про бонус?»Производство: «Мы не в курсе. Нам никто не передавал».Руководитель: «Я просил сделать – и вроде бы ты кивал…»Ассистент записывает в блокнот: "ещё одна задача, улетевшая в туман".

Типичные ошибки с задачами– Нет общего списка.Каждый держит своё в голове или в чате. В итоге – теряются. – Непонятный статус. Сделано? В процессе? Встало? Все отвечают по-разному. Контроля ноль.– Задачи без результата.«Поговори с Иваном» – это не задача. А «согласовать сроки с Иваном и внести в трекер» – уже да.– Нет крайних сроков.Когда делать? Когда проверять? Без этого всё растягивается.

Как навести порядок (рабочий минимум)Шаг 1. Выбираем трекерЭто может быть:Google ТаблицаTrello / NotionБитрикс / Мегаплан / ПланФикс и т.д.

Сначала – таблица, потом – автоматизация и сторонние сервисы.Важна не форма, а привычка.

Шаг 2. Вводим статусыМинимально достаточно:"Новая"

"В работе"

"На проверке / Ожидает"

"Готово"

"Отложено"

Пример формирования таблицы:

Правила, которые делают таблицу «живой»

1. Любая задача попадает в трекер (не в чат, не «запомнить»).

2. У задачи всегда есть: ответственный + срок + понятный результат (1 фраза).

3. Подсказка по статусу «Ожидает»Чтобы не было вечного зависания, в «Ожидает» в комментарии всегда пишем:«Жду от кого + что + когда напомнить».

Пример:«Жду от бухгалтера счёт, напомнить завтра в 12:00»

Шаг 3. Формат задачи: как ставить так, чтобы она выполнялась

Есть неприятная правда: плохая задача в 70% случаев не выполняется не потому что человек ленивый, а потому что непонятно, что делать.Хорошая задача, это не «попросил», а «запустил действие».

Правило №1. Пишем про результат, а не про процесс

Процесс – это «поговорить», «обсудить», «связаться».Результат – это то, что останется после выполнения: документ, цифра, решение, запись, файл, отправленное письмо.

Примеры:

❌ Поговорить с Петром✅ Получить от Петра условия поставки (срок/цена/доставка) и внести в таблицу закупок