Читать книгу Как писать так, чтобы вам доверяли - Группа авторов - Страница 27

Существует много способов того, как писать на компьютере, учитывая индивидуальные особенности и привычки.

Один автор любит прокручивать документ назад и редактировать написанное после каждого абзаца или двух; другой же пишет текст целиком, не прерываясь. Вы не сможете найти двух людей с одинаковыми навыками. Ваши собственные наклонности направят вас к тому, что будет лучше именно для вас. Однако опытные пользователи в целом соглашаются, что все же есть ряд общих техник, о чем мы подробнее скажем ниже.

1. Сначала пишите, потом форматируйте

Верстка текста – не сам процесс его написания. Играя с деталями оформления документа, вы можете отвлечься от его содержания. С другой стороны, если вы не хотите, чтобы ваш проект представлял собой лишь нагромождение слов, полезно работать с набросками, форматируя текст с самого начала, чтобы была заметна его структура.

Составитель этой главы, например, отформатировал заголовки и подзаголовки – все, что были в его плане, – набирая еще первый черновой вариант. Это помогало ему содержать мысли в порядке по мере продвижения по тексту. Впрочем, иногда он шел вразрез с собственной рекомендацией: играл с отступами страниц и выделял номера и подзаголовки жирным шрифтом. Они хорошо смотрелись на экране, но это стоило ему потерянного времени и нарушало ход мысли.

2. Соблюдайте правило «более одной копии»

Ни в коем случае не ограничивайтесь одной копией того, над чем вы работаете. Убедитесь, что у вас имеется и резервный вариант. Жесткий диск может подвести, да и внешние носители тоже не вечны. Многие авторы предпочитают дублировать важную информацию на дисках, а также распечатывать копии.

Ознакомьтесь с функцией автосохранения (в меню «Файл/Параметры») и установите ее, чтобы сохранять документ по крайней мере каждые 15 минут. Скачки напряжения или сбой в программе вполне могут нарушить ваш рабочий процесс.

Мы также собираем данные о еженедельных проверках компьютеров на вирусы. Однажды мы не делали этого несколько месяцев и обнаружили 45 вирусов на нашем компьютере и более сотни – на компьютере нашего ассистента. Компании, которые раньше охотились на основные вирусы раз в квартал, теперь делают это каждый день.

То, как часто вы будете создавать бумажные копии ваших черновиков, зависит от объема и важности того, что вы пишете. Чем важнее документы, тем выше вероятность, что вы захотите сравнить проекты или обратиться к более ранним из них. И хотя некоторые программы позволяют сопоставлять версии текста на экране вашего компьютера, все равно сравнительный анализ зачастую легче проводить на бумажных носителях.

Проставьте даты на ваших проектах (в меню «Вставка / Дата и время»). Авторы запутались бы в главах этой книги, если бы не воспользовались этой опцией. Всегда нумеруйте страницы в документах, объем которых превышает две страницы; это серьезно упрощает дальнейшую работу с ними.

3. Подумайте о названиях для ваших файлов

Новые версии программ по работе с текстом позволяют давать файлам длинные названия (без ограничений в восемь символов). Однако по мере заполнения диска вашего компьютера становится все труднее запоминать остроумные имена, которые вы присвоили своим документам.

В конце концов утомительная охота за файлами на диске вызовет у вас тоску по старым добрым временам, когда можно было вручную исследовать свою картотеку. Вы должны разработать простую систему хранения файлов. Профессиональные писатели думают о своей электронной картотеке как об огромном ящике с небольшим количеством основных папок, каждая из которых разделена на вложенные папки.

Для этого издания книги, например, мы завели основную папку с названием WTW3, а также папки для глав 3 и 5 с вложенными папками для новых материалов, касающихся компьютеров и электронной почты. В выборе имен файлов лучше следовать принципам логики, ведь файл должен быть удобным инструментом, а не загадкой.

Предупреждения

Отредактированный текст на мониторе компьютера может выглядеть безукоризненно, но таков ли он на самом деле? Корректировать и еще раз корректировать. Никогда не отправляйте текст, все тщательно не проверив. Лучше всего редактировать бумажную версию документа. Удивительно, но, когда вы имеете дело с листом бумаги, подобным тому, который окажется перед глазами читателя, вы становитесь внимательнее к недочетам.

Используйте программу для проверки орфографии осмотрительно. Она выделяет слова, содержащие ошибки, но иногда начинает «умничать» и делать автоматические замены. Так, один из нас однажды обнаружил во время работы с текстом, что парк Savill Gardens за пределами Лондона, о котором писал его друг Стэнли Пиготт, после внесенных программой «исправлений» превратился в servile (букв. рабский), а сам автор стал именоваться Стэнли Пиглет (букв. Стэнли-Пятачок). Как однажды сказал один эксперт, компьютер – это все же человеческая сущность.

Но ближе к делу! В комиксе Shoe персонаж, сидящий за монитором ПК, отвечает зрителю на вопросы о том, что он пишет: «Пока ничего, но я считаю, что благодаря компьютеру писать стало гораздо проще. С его помощью я могу пальцем напечатать как целую кипу, так и вообще ничего. Я называю это “поток бессознательного”».

Сопротивление потоку бессознательного требует сознательных усилий. Хорошие писатели стараются следовать плану и не отклоняться от курса. Ведь даже если первый вариант работы покажется вам на экране свежим и законченным, вы можете обмануться, приняв его за шедевр. Иллюзия того, что все готово для публикации, может усилиться после печати документа на принтере. Советуем не спешить с выводами.

Будьте консервативны в выборе шрифтов. Наиболее читабельные по начертанию шрифты – те, которыми чаще всего пользуются уважаемые журналы и газеты. Выберите шрифт, встречающийся в Time или Sports Illustrated. Для текста длиннее одного-двух абзацев остановитесь на шрифте с прямым начертанием (воспринимается легче курсива), а шрифт с засечками в этом случае будет более читабельным, чем рубленый шрифт. Это не вопрос личного предпочтения, а выводы серьезных исследований читательской аудитории по всему миру.

Независимо от выбранного вами шрифта, используйте его во всем документе. Не огорчайтесь, если вы не воспользовались всем многообразием шрифтов на вашем компьютере. Вспомните о читателе и поберегите его глаза.

Избегайте выделения жирным шрифтом и подчеркивания. Этот прием подойдет для заголовков, а в тексте его следует использовать только для акцентирования отдельных важных моментов. Это же касается курсива. Когда вы подчеркиваете слишком много слов, эффект может быть противоположным: если подчеркнуто все, то не подчеркнуто ничего, а ваша страница выглядит неряшливо. Если вы все же хотите выделить слово или фразу, сделайте это курсивом. Профессионально подготовленные журналы, газеты, книги всегда предпочитают курсив выделению жирным шрифтом или подчеркиванию.

Забудьте о выравнивании текста по правому краю. Это хорошо смотрится в книгах и журналах, где тщательно редактируется расстояние между словами. В остальных случаях программное обеспечение, как правило, выполняет работу топорно, оставляя между словами огромные пробелы, либо размещая их слишком плотно. Читатели привыкли к деловым бумагам без выравнивания правого поля. Они смотрятся более естественно, и их легче читать, чем документы, в которых оба поля выстраиваются параллельно.

Впрочем, довольно. «Перфекционизм – это п-а-р-а-л-и-ч», – сказал Черчилль. И у отдельных людей компьютер служит для иллюстрации этой фразы. Есть те, кто никогда не перестает заниматься редактированием, и те, кто не прекращает форматировать. Хотим дать вам напутствие: не перестраховывайтесь и идите вперед. Компьютер – это всего лишь ваш инструмент, не становитесь его рабом!