Читать книгу Положения, регламентирующие деятельность ДОО. Книга 1 - Л. Г. Богославец - Страница 5

В процессе деятельности через образовательную организацию проходят достаточно большие потоки официальных управленческих документов.

Среди них можно выделить внешние (полученные ДОО (входящие) и направленные из нее (исходящие)) и внутренние (разработанные и направляемые адресатам внутри самой ДОО).

Обозначим основные виды управленческих документов при организации жизнедеятельности ДОО.

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем образовательной организации (органа управления образованием) для решения основных и оперативных вопросов образовательной, кадровой и финансово-хозяйственной деятельности ДОО.

Приказы направляются подчиненным работникам (образовательным организациям) как требования руководителя к выполнению определенных действий подчиненными работниками (образовательными организациями) для выполнения уставной деятельности ДОО.

Таким образом, приказы обеспечивают связь объектов управления по вертикали – сверху вниз.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом образовательной организации (органа управления). Руководитель ДОО (органа управления образованием) также вправе издавать распоряжения в соответствии с должностной инструкцией для решения вопросов, отнесенных к его компетенции.

Исполнение распоряжений обязательно только непосредственно или опосредованно подчиненным работникам.

Распоряжения направляются подчиненным работникам (образовательным организациям) как требования должностного лица к выполнению определенных действий для обеспечения выполнения уставной деятельности ДОО.

Таким образом, распоряжения, аналогично приказам, обеспечивают связь объектов управления по вертикали – сверху вниз.

В соответствии с имеющимися рекомендациями (письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03–51/64 «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях») приказ (распоряжение) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указываются нормативные документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины его издания. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словами «приказываю» для приказов, «предлагаю», «рекомендую», «обязываю», «считаю необходимым» и т. п. либо пустой строкой – для распоряжений (в том случае, если в распоряжении имеется несколько предписывающих действий), после которых ставятся двоеточия.

Распорядительная часть текста приказа (распоряжения), как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества.

Отдельные задания (например, задания, содержание цифровые или табличные данные) могут оформляться в виде приложений к приказу (распоряжению) со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа (распоряжения).

В этом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

При наличии нескольких приложений каждому из них присваивается порядковый номер, который указывается после слова «Приложение».

Минимально необходимый набор реквизитов приказа (распоряжения) (применительно к ДОО): полное наименование ДОО, название документа (приказ или распоряжение), дата и номер приказа (распоряжения), название приказа (распоряжения), подпись руководителя для приказа (должностного лица для распоряжения).

Докладная записка – информационно-справочный документ, который составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, об имевших место фактах и т. п. и побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка представляется вышестоящему руководителю в тех случаях, когда компетенции работника (должностного лица) недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Докладные записки обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица (в том числе руководителя неформального объединения, руководителя методического объединения, совета трудового коллектива) вышестоящему лицу.

Справка – информационно-справочный документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, не требующий принятия каких-либо решений руководителем, которому справка предоставляется (в отличие от докладной записки).

Таким образом, справка и докладная записка обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица вышестоящему. Справки в зависимости от адресата могут быть:

– внутренними – направляемыми руководителю своего структурного подразделения (формального объединения) или образовательной организации;

– внешними – адресуемыми вышестоящему руководителю (они подписываются только руководителем ДОО, лицом, официально исполняющим обязанности руководителя или уполномоченным им лицом).

Аналитическая справка содержит информацию по вопросам или проблемам, находящимся в процессе решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста.

Текст аналитической справки состоит из трех частей: в первой излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка об итогах прохождения аттестации в 20___ 20__ уч. г.

Справки информационного характера составляются с целью информирования руководства о положении дел (например, справка о ходе выполнения работ по подготовке ДОО к новому учебному году). Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Служебная записка – информационно-справочный документ, представляющий собой форму внутренней деловой переписки между подразделениями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Это письменное сообщение для использования внутри образовательной организации в отличие от докладных записок обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, которые решались в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом. По своей сути служебная записка является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ, определяющих ее чрезвычайную популярность как средства координации действий подразделений внутри ДОО.

Служебная записка сохраняется в письменном виде, и ею могут пользоваться автор и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передач и сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Минимально необходимый набор реквизитов докладной, служебной записки, справки (применительно к образовательной организации):

– наименование ДОО (структурного подразделения (формального объединения, должности));

– наименование вида документа (докладная записка, справка, служебная записка);

– дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, подготовившего документ.

Служебное письмо – информационно-справочный документ, служащий для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями, а также с физическими лицами, т. е. обеспечивающий связь с внешними объектами, не имеющими иерархической связи с образовательной организацией.

Инициативные письма – это документы, требующие ответа. Однако их характер предполагает вариативность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Тематика их не ограничена, но среди них можно выделить основные виды.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения и т. п.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроках и качестве предоставления услуг.

Рекламационные содержат требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом); к рекламации должны быть приложены документы (акты, справки и т. д.), подтверждающие обоснованность претензий.

Коммерческие, которые составляются при заключении и выполнении договоров (контрактов). В них могут излагаться просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах контрагентов или, наоборот, предложение своих услуг.

Письма-запросы содержат просьбы о разъяснении каких-либо фактов и (или) действиях.

Письма-приглашения содержат предложения об участии в каких-либо мероприятиях и (или) проектах.

Ответные письма по своему содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть обоснованным и аргументированным.

В письме-ответе необходимо указывать дату и номер инициативного документа, на который дается ответ. Минимально необходимый набор реквизитов служебного письма (применительно к образовательной организации): полное наименование образовательной организации, его почтовые и банковские реквизиты (бланк письма), дата и номер служебного письма, ссылка на номер и дату документа-запроса (если служебное письмо является ответом), название служебного письма, название организации и (или) должности и фамилии адресата, его почтовый адрес, указание должности руководящего работника, подписавшего служебное письмо, его подпись и фамилия.

Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или физическому лицу. Если письмо адресовано учреждению, то его наименование в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном. После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес. В заголовочной части служебного письма-ответа размещают следующие реквизиты: дату, индекс и ссылку на номер и дату документа-запроса.

В служебных письмах название вид документа (письмо) не указывается.