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Capítulo 2

Redefine el año

En la mayoría de las personas y organizaciones abundan las ideas. Trátese de técnicas efectivas de mercadeo, ideas de ventas, medidas de reducción de costos o mejoramientos en servicio al cliente, siempre habrá más ideas que las que puedas implementar con eficacia. La falla no está en el conocimiento, sino en la aplicación.

“No adquirirás reputación únicamente basándote en lo que vas a hacer”. —HENRY FORD

Uno de los obstáculos que impide que individuos y organizaciones alcancen su mayor potencial es el proceso de planeación anual. Tan extraño como suene, las metas y los planes anuales suelen ser un obstáculo para alcanzar alto desempeño. No estoy diciendo que las metas y los planes anuales no tengan un impacto positivo, pues sí lo tienen. Sin duda, te irá mejor teniendo metas y planes para cada año que no teniéndolos, pero hemos aprendido que, inherentemente, este proceso anual limita el desempeño.

Al trabajar durante muchos años con clientes, notamos el surgimiento de un patrón interesante. La mayoría de ellos creía, consciente o inconscientemente, que su éxito y fracaso lo determinaban lo que ellos habían logrado durante el año. Trazaban metas y planes anuales y, en muchos casos, dividían las metas en planes trimestrales, mensuales y hasta semanales. Sin embargo, al final, medían sus éxitos y fracasos por años. La trampa es lo que nosotros llamamos pensamiento anualizado.

Desecha el pensamiento anualizado

En la esencia del pensamiento anualizado está la silenciosa creencia de que en un año hay suficiente tiempo para hacer que las cosas sucedan. En enero, diciembre se ve muy lejano.

Piénsalo: comenzamos el año con grandes metas, pero al final de enero nos encontramos un poco atrasados con respecto a donde deberíamos estar. Y aunque no es agradable, tampoco nos preocupamos mucho, porque pensamos: “Tengo tiempo más que suficiente. Me quedan 11 meses para ponerme al día”. Al final de marzo, todavía estamos un poco atrasados, pero una vez más, no nos preocupamos mucho. ¿Por qué? Porque seguimos pensando que tenemos tiempo de sobra para ponernos al día y seguimos con este patrón de pensamiento hasta finalizar el año.

Creemos, erróneamente, que nos queda mucho tiempo en el año y así también nos comportamos. Carecemos de un sentido de urgencia, no comprendemos que cada semana es importante, que cada día es importante, que cada momento es importante. En conclusión, ¡la ejecución efectiva sucede a diario y cada semana!

Otra premisa errada en torno al pensamiento anualizado es la noción de que, en algún momento, a medida que el año avance, tendremos un mejoramiento significativo en los resultados. Es como si fuera a suceder algo mágico a finales de septiembre u octubre produciendo así un progreso sustancial. Si no podemos lograr un avance sustancial esta semana, ¿qué nos hace pensar que sí podremos lograrlo en un instante para recuperar toda la parte del año en la que no hemos podido avanzar?

¡La realidad es que cada semana cuenta! ¡Cada día cuenta! ¡Cada momento cuenta! Debemos ser conscientes de esto: la ejecución se da a diario y cada semana, no mensual o trimestralmente.

El pensamiento y la planeación anualizados suelen conducir con más frecuencia a un desempeño menos que óptimo. Para desempeñarte a tu mejor nivel, tendrás que salir del modo anual y depurar tu pensamiento anualizado. Deja de pensar en términos de un año y concéntrate en marcos de tiempo más cortos.

El ciclo de ejecución anual enceguece tanto a personas como a empresas de que la realidad es que la vida se vive en el momento y que el éxito se crea en el momento, pues las tranquiliza haciéndoles creer que es posible posponer las acciones cruciales y aun así lograr lo que desean: alcanzar sus metas.

En este punto, quizá digas que casi toda organización opera de esta manera y que muchas alcanzan sus metas y hacen planes. Yo te diría que planear no significa que estén logrando lo que están en capacidad de alcanzar.

Hemos tenido exitosas organizaciones que han aumentado sus resultados en un 50% en tan solo 12 cortas semanas. Por ejemplo, le ayudamos a una operación de corretaje de $1.000 millones de dólares a que duplicara su productividad de ventas en tan solo seis meses. Eso no es posible operando en un ciclo de ejecución anual. No importa cómo se estén desempeñando las organizaciones o los individuos, siempre lo harán mejor en un entorno no anualizado.

Por esa razón, te invito a que te deshagas del pensamiento anualizado y mires lo que sucede.

Grandes cosas suceden

al final del año

Quizás, hayas visto publicidad o escuchado discursos que anuncian “ofertas invencibles” a medida que se acerca el final del año. La realidad es que estos impulsos de fin de año obtienen resultados y son una práctica común en muchas industrias.

Si alguna vez has participado en las ofertas de fin de año de tu organización, sabrás que todas están concentradas en atraer más compradores y cumplir metas importantes. Esto implica que la diferencia entre el éxito y el fracaso de todo el año tiende a depender de los resultados obtenidos durante los últimos 60 días.

Observa y verás que es muy frecuente que los resultados se incrementen a medida que disminuyen los días restantes del año.

“Nada te motiva más que una fecha límite”.

Sucede todo el tiempo en las industrias de seguros y servicios financieros. Por tradición, para muchos agentes y firmas diciembre es el mejor mes del año y el último trimestre suele representar del 30% al 40% de las ventas anuales. Es asombroso lo que sucede cuando se tiene una meta y un plazo.

En efecto, el cierre de año es un tiempo emocionante en la mayoría de las industrias. La actividad crece y la gente se concentra. Con poco tiempo que perder y objetivos claros que alcanzar, los trabajadores se concentran en los proyectos y las oportunidades de más importancia y las tareas que no tienen relación directa con generar resultados son desplazadas por lo que sea verdaderamente importante a corto plazo.

Esa época del año también parece crecer en conversaciones en torno al desempeño. Los directivos, concentrados en alcanzar sus propias metas de desempeño, pasan más tiempo con sus asociados revisando los resultados y animándolos más que en ninguna otra época del año.

¿De qué se trata el cierre del año? ¿Por qué las personas se comportan de otra manera en noviembre y diciembre en comparación con lo que hacen en julio y agosto? La razón es que ellas saben que todavía tienen un plazo que, para la mayoría, es diciembre 31.

El fin de año representa una línea en la arena, un punto en el que medimos nuestro éxito o fracaso. No importa que se trate de un plazo arbitrario, todo el mundo lo adopta. Es la fecha límite que crea la urgencia.

Ya sea autoimpuesto o impulsado por la compañía, noviembre y diciembre es un tiempo de crisis, ya que, reconociendo que el plazo se está acabando, en esta época del año la gente pospone menos y les hace más frente a obstáculos y a tareas que había estado evitando a lo largo del año.

En los días que restan, un fuerte sentido de urgencia pasa a remplazar a la distracción y la inactividad. Se eliminan todos los obstáculos para lograr hacer negocios antes que termine el año y hay una fuerte oleada en la que muchos intentan cruzar la línea de meta antes que el tiempo se les acabe.

Además, surge una sensación de emoción junto con la expectativa de un nuevo año. Independiente de cómo haya sido tu desempeño durante el año, esperas que el próximo sea mejor. Si tuviste un año difícil, el próximo te da la oportunidad de comenzar de nuevo. Si has tenido un año excelente, tienes la oportunidad de construir sobre lo que ya lograste. Cualquiera que sea el escenario, el año nuevo trae esperanza y altas expectativas de buenas cosas por venir.

El fin de año es un tiempo emocionante y productivo. Las últimas cinco o seis semanas son la época más fascinante de todo el año. Durante este periodo, hay un frenético afán por terminar el año con fuerza y comenzar el nuevo con gusto. El problema es que esta urgencia solo se hace presente durante unas pocas semanas. ¿No sería genial si te enfocaras en generar esa energía, concentración y compromiso todas y cada una de las semanas del año? Bueno, ¡sí puedes hacerlo! El año de 12 semanas y el concepto de periodicidad te mostrarán cómo.

Periodicidad

La periodicidad comenzó como una técnica de entrenamiento deportivo diseñada para mejorar dramáticamente el desempeño. Sus principios son: enfoque, concentración y sobrecarga sobre una habilidad o disciplina específica. La periodicidad en los deportes es un régimen de entrenamiento enfocado que se concentra en una habilidad a la vez durante un tiempo limitado que, por lo general, es de seis semanas. Después de cada periodo de cuatro a seis semanas, el deportista pasa a la siguiente habilidad en la secuencia. De esta manera, se maximizan las capacidades en cada destreza. Durante la década de 1970, los primeros en aplicar esta técnica en su entrenamiento olímpico fueron los deportistas del Este de Europa. En la actualidad, la periodicidad sigue siendo ampliamente usada en varios regímenes de entrenamiento.

“Somos lo que hacemos de forma repetida, así que la excelencia no es un acto, sino un hábito”.

—ARISTÓTELES

En nuestra práctica, observamos lo poderosa que era la periodicidad tanto para nuestros clientes como para nosotros mismos, así que la adoptamos en nuestro éxito personal y también en los negocios. Desarrollamos un método de periodicidad de 12 semanas que va más allá del simple entrenamiento en concentrarse en factores críticos que generan ingresos y equilibrio en la vida. El año de 12 semanas define lo que es importante para ti hoy, de tal forma que alcances tus objetivos a largo plazo.

El año de 12 semanas es un método estructurado que hace cambios fundamentales en tu manera de pensar y actuar. Es importante entender que los resultados alcanzados son una consecuencia directa de las acciones que realices y que, a su vez, tus acciones muestran tu manera de pensar. En conclusión, tu mentalidad es la que genera los resultados y la que crea tus experiencias en la vida.

(Ver figura 2.1.)

Figura 2.1 Tus resultados son la manifestación definitiva de tu manera de pensar.

A largo plazo, tus acciones siempre coincidirán con tu mentalidad subyacente. Cuando te concentras en cambiar tus acciones, experimentas mejoras incrementales; sin embargo, todo cambia cuando tu manera de pensar cambia. Tus acciones se realinean con tus nuevos patrones de pensamiento. Así es como generas grandes avances y estos no comienzan con tus acciones, sino que tú los generas mediante tu manera de pensar. Este es el poder de El año de 12 semanas, que cambia tu manera de pensar y crea oportunidades de progreso.

El resultado es un mayor sentido de urgencia y una mayor concentración en las pocas actividades elementales críticas que impulsan el éxito, la plenitud y la ejecución diaria de esos elementos para garantizar el logro de tus objetivos a largo plazo. El año de 12 semanas provee las herramientas y el enfoque para que las personas y las organizaciones sean altamente exitosas. Les brinda claridad a sus lectores con respecto a lo que es importante y un sentido de urgencia diario para hacer lo que es necesario. Es más, se enfoca en cosechar las oportunidades de hoy y también en plantar las semillas esenciales necesarias para asegurar el éxito continuado.

12 Semanas equivalen a un año

Olvídate de un año. Ahora, ya conoces cuales son las trampas asociadas con la mentalidad anualizada. Redefinamos un año: un año ya no son 12 meses, ahora son solo 12 semanas. Es verdad, ahora es un periodo de 12 semanas. Ya no hay cuatro periodos en un año; esa es una vieja manera de pensar. Ahora, solo existe el año de 12 semanas, seguido por el siguiente año de 12 semanas y así hasta el infinito. Cada periodo de 12 semanas es único, es tu año.

Piensa en las implicaciones de un año de 12 semanas en tu vida. La emoción, la energía y la concentración que surgen cada diciembre ahora ocurren de manera constante. El impulso del fin de año para alcanzar tus metas ahora no sucede una vez cada 12 meses, sino todo el tiempo. La razón por la cual las personas comienzan a comportarse de otra manera en noviembre y diciembre es porque saben que diciembre 31 se aproxima y esto implica que ellas están próximas a evaluar su éxito o fracaso. Como lo indiqué antes, diciembre 31 es una fecha arbitraria, pero dado que marca el final del año calendario, ese parece un buen momento para hacer inventario. Esta fecha no tiene nada de mágico más allá del significado que nosotros mismos le damos. Tenemos clientes cuyo año financiero termina el 30 de junio y ellos experimentan un frenesí en junio mientras la organización se esfuerza por cerrar el año con un gran final. En gran medida, la fecha es inmaterial; lo que sucede es que es un punto en el tiempo donde el juego termina y sabremos si triunfamos o fracasamos.

El año de 12 semanas te da la posibilidad de escoger una nueva fecha para que cumplas tus metas a fin de que evalúes tu éxito (o fracaso). Lo mejor de tener un año de 12 semanas es que la fecha límite siempre está tan cerca que nunca la pierdes de vista y de esa forma obtienes un horizonte de tiempo que sea lo suficientemente amplio como para alcanzar a hacer todo lo que planees, pero tan corto como para que adquieras un sentido de urgencia e inclinación a la acción. Es natural en los seres humanos comportarnos diferente cuando se nos acerca una fecha límite. Tendemos a posponer menos, reducimos o eliminamos actividades que nos distraigan y nos concentramos en realizar lo que sí tenga importancia en el cumplimiento de nuestras metas.

Los años de 12 semanas también te obligan a confrontarte frente a tu falta de ejecución. Después de todo, ¿cuántas semanas malas puedes tener en un año de 12 semanas y aun así seguir teniendo un gran año? Como no puedes darte el lujo de tener más de una o dos semanas malas, cada día de la semana se hace más importante.

El año de 12 semanas reduce tu enfoque a una semana, y, más importante aún, al día, que es donde se da la ejecución. Ya no tienes la oportunidad de posponer las actividades críticas imaginando que te queda suficiente tiempo en el año. La ejecución efectiva no sucede mes a mes o trimestralmente o cada semestre, sino que se da a diario, momento a momento. El año de 12 semanas pone en el centro del escenario esa realidad.

Además, ahora experimentas la anticipación de un nuevo año cada 12 semanas. En el pasado, si alguien trazaba una meta alta para el año, pero para el tercer trimestre era evidente que no la alcanzaría, la falta de logro era desmoralizante. Es común que personas, e incluso equipos enteros, ya se hayan dado por vencidos en octubre para alcanzar sus metas. Con El año de 12 semanas eso nunca volverá a suceder. Cada 12 semanas tienes un nuevo comienzo, ¡un año nuevo! Así que, si has tenido un duro año de 12 semanas, tienes la oportunidad de sacudirte, recomponerte y volver a comenzar. Y si has tenido un gran año de 12 semanas, seguirás avanzando con el mismo impulso. Cualquiera que sea el escenario, cada 12 semanas tienes la posibilidad de experimentar un nuevo comienzo.

“¡El año de 12 semanas lo cambia todo!”

Y tal como lo haces al final de cada año calendario, cada 12 semanas haces una pausa, celebras y te recargas. Puede ser un fin de semana de tres días o unas vacaciones de una semana, lo importante es tomarte el tiempo para pensar, reagruparte y recargarte. Para quienes están enfocados en el éxito es fácil mirar lo que está por delante y no apreciar por completo lo que ya han avanzado. El año de 12 semanas presenta, por lo menos, cuatro veces más oportunidades para reconocer y celebrar tu progreso y tus logros.

Tener el enfoque en un año de 12 semanas evita que te adelantes demasiado y hace que cada semana cuente.