Читать книгу Справочник по делопроизводству - Михаил Юрьевич Рогожин - Страница 5

Организация управления документами, подлежащими включению в систему, предусматривает выполнение следующих мероприятий (управляющих действий):

1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему.

2. Определение сроков хранения документов.

3. Включение документов в систему.

4. Регистрация документов в системе.

5. Классификация документов.

6. Обработка документов.

7. Организация доступа к документам.

8. Организация контроля за функционированием системы.

9. Отбор и передача документов с истекшими сроками хранения (либо более не представляющих практической ценности) на последующее хранение или уничтожение.

10. Документирование процессов управления документами.

Рассмотрим содержание этих мероприятий (управляющих воздействий) подробнее.

5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему

Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:

анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:

анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.

При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства[10]:

1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.

2. Документальная информация является динамичной, т. е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.

3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.

5.2. Определение сроков хранения документов

Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:

регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);

требований деловой деятельности и подотчетности;

риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации.

Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле»[11], а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, – соответствующими Перечнями документов[12]. При определении сроков хранения документов непосредственно на предприятии должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации хранения документов, представлены на рис. 1.5.

5.3. Включение документов в систему

Включение документов в систему осуществляется для: установления взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

размещения документа и его взаимосвязей в системе; установления связей каждого отдельно взятого документа с другими документами.

Включение документа в систему может осуществляться путем присвоения документу подробных метаданных, включенных в документ (присоединенных к нему или связанных с ним).

Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами. Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему представлены на рис. 1.6.

5.4. Регистрация документов в системе

Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.

Рис. 1.5.

* В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.

Рис. 1.6.

* В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций: модификация, перемещение, удаление и т. п.

Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:

документ регистрируется при включении в систему;

до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.

5.5. Классификация документов

Классификация документов, включенных в систему, может производиться по нескольким ключевым признакам, в том числе:

1. По принадлежности документа к определенной составляющей деловой деятельности:

для обеспечения связей между отдельными документами, которые накапливаются для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

для обеспечения согласованного присвоения имен документам в течение длительного времени;

для оказания помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

для определения подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничения доступа;

для разграничения прав пользователей на доступ или проведение действий с определенными группами документов;

для распределения ответственности по управлению определенными группами документов;

для распределения документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

для определения соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

2. На основе классификаторов, отражающих деятельность предприятия, в котором они созданы, и обычно базирующихся на анализе деловой деятельности этого предприятия. Классификаторы могут также использоваться для поддержки различных процессов управления документами.

3. На основе контрольных словарей, дополняющих применяемые предприятием классификаторы. Функциональное назначение контрольных словарей состоит в разъяснении специфических терминов и правил их использования в деловой деятельности (в процессе ее документирования).

4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).

5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).

5.6. Обработка документов

Обработку документов можно условно разделить на хранение и иные процедуры (действия), выполнение которых разрешено в отношении каждого конкретного документа (в зависимости от присвоенного ему статуса). В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.

Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия и технологии хранения документов должны обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа, утраты (в том числе вследствие хищения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и пр.) или повреждения.

5.7. Организация доступа к документам

Организация доступа к документам предполагает, с одной стороны, возможность обработки документов всеми разрешенными для этого приемами и средствами, а с другой – разграничение доступа пользователей, т. е. предоставление им права на обработку конкретных видов документов с использованием конкретных приемов и средств обработки.

Доступ к документам, содержащим информацию, относящуюся к охраняемой законом тайне, ограничивается в порядке, предусмотренном законодательством[13].

5.8. Организация контроля за функционированием системы

Организация контроля за функционированием системы обеспечивает решение следующих основных задач:

1. Контроль за доступом к документам (см. также рис. 1.7).

Рис. 1.7.

* Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

2. Идентификации действий, выполненных или, напротив, не выполненных с документами (в том числе в результате миграции документов из одной системы в другую, объединения систем и т. п.).

3. Поиск документа (в случаях, когда штатные поисковые средства системы не позволяют отыскать документ).

4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).

5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче документов).

5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение

Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение выполняются в соответствии с законодательством (см. ранее) и с соблюдением правил, действующих на предприятии. Передача документа на уничтожение не допускается, если у уполномоченного должностного лица нет уверенности в том, что этот документ более не потребуется в работе. Решение о продлении срока хранения документа (либо о его уничтожении) вступает в силу после утверждения руководителем предприятия (см. далее). Последующее хранение документа может быть организовано как непосредственно на предприятии, так и за его пределами (в общем случае – в архивном учреждении).

Уничтожение документов производится только после вступления в силу (утверждения) соответствующего решения в организации (учреждении), имеющей (ем) соответствующее оборудование для переработки (измельчения, сжигания и т. п.). При уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами, закрепленными в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007:

уничтожение всегда должно быть санкционированным;

уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

вместе с оригиналами документов уничтожаются и их копии.

5.10. Документирование процессов управления документами

Важным компонентом комплекса мероприятий по управлению документами является документирование соответствующих процессов (действий). Отметим, что документация, описывающая процессы управления документами и соответствующие системы, должна отвечать действующим на предприятии правовым, организационным и техническим требованиям.

Соответствующие стандарты и политика предприятия в области управления документами должны быть документально зафиксированы[14]. Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т. д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т. д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия[15].

Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).

Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов[16].

* * *

Как неоднократно подчеркивалось ранее, полномочия по обеспечению потребностей предприятия в документированной информации (включая управление документами), как правило, возлагаются на специальный орган (участок работы) либо должностное лицо (работника с соответствующей подготовкой). На практике эта роль отводится службе (отделу, группе) делопроизводства (документационного обеспечения управления), рассмотрению организации которой отводится следующий раздел пособия.

10

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

11

От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ.

12

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

13

См. в этой связи, например Федеральный закон «О коммерческой тайне» и Федеральный закон «О персональных данных».

14

Например, в форме соответствующего положения, инструкции и т. п., см. далее.

15

В форме проекта приказа, распоряжения или иного аналогичного документа, см. далее.

16

При необходимости локальные нормативные акты должны быть представлены на согласование сторонним уполномоченным органам (например, соответствующим архивным учреждениям).