Читать книгу Weg(weiser) zu mehr Lebensfreude - Nanna Hansen - Страница 9

Den Arbeitsplatz minimalistisch gestalten - so geht's!

Minimalismus am Arbeitsplatz, das ist keine ganz einfache Angelegenheit. Ich würde jede Menge mehr vereinfachen, wenn ich denn nur könnte. Die Sachen, die ich verändern kann, habe ich bereits für mich optimiert. Ich habe so gut wie einen papierlosen Schreibtisch und organisiere meine Person über Outlook und einer To-Do-Auflistung.

Arbeitsplätze haben die schlechte Gewohnheit rasch vollzumüllen. Unterlagen häufen sich und das Durcheinander am Arbeitsplatz ist anscheinend unumgänglich. Damit man nicht die Hälfte der Arbeitszeit mit Suchen verbringen zu muss, bedarf es einer gut vorbereiteten Ausstattung des Arbeitsplatzes: Arbeitet man größtenteils am Computer, so muss neben Bildschirm, PC und Tastatur immer noch ausreichend Platz für Arbeitsfläche und Stellmöglichkeiten gegeben sein. Müssen wichtige Belege archiviert werden, so sind Utensilien zum Lochen, Tackern und Ordnen wie auch ein Regal für Aktenordner unentbehrlich. Arbeitet man kreativ, so mag ein Moodboard oder eine Pinnwand die Ideen fördern. Je nach Arbeitsverhältnis und Arbeitsbereich differenzieren sich also die diversen Arbeitsplätze und eine grobe Planung unterstützt, die Größe des Arbeitsplatzes und die passenden Utensilien zu wählen.

Nicht viel ist in einem Arbeitszimmer erforderlich. Zwei Möbelstücke: Ein Schreibtisch / Sekretär und ein Bürostuhl / Bürosessel. Dies verdanken wir selbstverständlich auch der technischen Fortentwicklung, die es uns erlaubt eine große Anzahl von Dokumenten problemlos auf dem Laptop zu speichern. Wuchtige Aktenschränke entfallen auf diese Weise immer mehr aus modernen Arbeitszimmern.

Ein gestalterischer Arbeitsplatz sollte ruhig auch leer und puristisch sein. Ein guter Ratschlag um stets sein Ordnungsprinzip zu befolgen und den Kopf frei für Ideen zu haben, ist es, sobald Du nach der alltäglichen Arbeit den Arbeitsplatz gut in Ordnung schaffst und leer für den morgendlichen Arbeitsanfang zu lassen. Insbesondere Daheim ist das essentiell wichtig, im Zuge dessen auch eine Distanz zwischen Privatleben und Arbeitsleben erschaffen werden kann.

Eine kreativere Idee kann eine Schreibtafel darstellen, an der man seine Anmerkungen mit Kreide schriftlich festhalten kann. So kann man diese, wenn nicht mehr benötigt, leicht abwischen und stets wieder neu aufschreiben. Ein besonderer Nutzen ist in diesem Fall der ersparte Papiermüll, aber in erster Linie macht sich eine solche Schreibtafel sehr gut als Dekoration und wird im (Wohn)Raum zu einem tollen Blickfang. Der Arbeitsplatz erhält so auch auf Anhieb noch eine wohnlichere Note.

Zeitmanagement: Zeitfresser eliminieren und die Zeit effizienter einteilen - so geht's!

Zeitmanagement das Wort ist in unserer anstrengenden uns stressigen Zeit in aller Munde. Es existieren viele unterschiedliche Methoden, mit denen Du Deine Arbeit angeblich mühelos strukturiert verüben kannst. Zeitmanagement soll Dir vielmehr freie Zeit verschaffen und Dir zeigen, wie Du die Stunden, die Dir zur Auswahl stehen, passender ausnutzt. Ist Dir allerdings einmal aufgefallen, dass stets vielmehr Menschen immer weniger Zeit besitzen? Und das trotz aller Methoden zur Zeitgewinnung, die heute existieren?

Bevor Du aber anfängst, mit deinen Zeitspartipps Freizeit zu erwerben, musst Du Dich fragen, in wie weit Du bereit bist, tatsächlich mehr Zeit zu besitzen. Erst einmal scheint sich das merkwürdig anzuhören, denn welcher Erdenbürger hätte nicht gerne vielmehr Zeit für all die Sachen, die ihm tatsächlich Freude machen?

Werde Dir also zuvor darüber bewusst, was Du mit Deiner neu errungenen Zeit realisieren willst. Du bist es vermutlich überhaupt nicht mehr gewohnt, reichlich Zeit für sich selber zu besitzen. Suche Dir eine Freizeitaktivität, eine Betätigung, die Du immer schon mit Begeisterung ausprobieren wolltest. Ansonsten fällst Du nämlich auf einen Schlag in eine Gähnende Leere und weißt nicht, was Du mit der weiteren freien Zeit beginnen sollst. Dann kann es sein, dass Du Dich und dein Zeitmanagement unbeabsichtigt blockierst und bloß noch langsamer arbeitest, weil Du ein Angstgefühl vor deiner neu errungenen allerdings ungenutzten Freizeit hast.

Sobald Du dich früh am Morgen auf deinem Arbeitsplatz einfindest und den Computer anmachst, sind die kommenden Schritte bei zahlreichen von uns gleich: Wir öffnen das E-Mail-Programm und begutachten die neuen E-Mails. Aber wie gehst Du im Verlauf deines Arbeitstags mit neuen Mitteilungen um? Wie oft schaust Du in Dein Posteingang?

To-Do-Listen vereinfachen den Arbeitstag - so geht’s

Tipp 1: Erstelle Dir zu Anfang des Arbeitstages (oder auch an dem Ende des Vortages) eine To-Do-Liste. Das elementarste steht hierbei ganz oberhalb. Es empfiehlt sich auch, Deine To-Do-Liste handschriftlich zu machen. Du prägst Dir so die zu erledigenden Aufgaben besser ein und stärkst Dein Pflichtgefühl.

Tipp 2: Notiere Dir zu diesem Zweck die Zeit, die Du aller Voraussicht nach für jede Aufgabenstellung benötigst! Das ist nützlich, um nach Bearbeitung den tatsächlichen Arbeitsaufwand analysieren zu können. Für wiederkehrende oder gleiche Aufgaben lässt sich als Folge eine bessere Aufwandsschätzung machen. Plane sie aufmerksam! Auch anscheinend freie Zeit sollte nicht überschätzt werden.

Tipp 3: Sei allerdings sorgfältig, und kalkuliere die Zeit nicht zu kurz! Wenn Du für eine große Anzahl von Aufgaben länger als Ihre eigentlich geschätzte Arbeitszeit brauchst, fehlt Dir das Erfolgserlebnis. Und Triumph benötigen wir, um arbeitsfreudig zu bleiben.

Tipp 4: Apropos Motivierung: Streiche bei Fertigstellung die Aufgabe von der To-Do-Liste! So siehst Du, dass Du wirklich etwas vollbracht hast.

Tipp 5: Zeitmanagement-Fachleute raten die 60:40-Regel für die Tagesplanung. 60 Prozent der am Kalendertag zur Verfügung stehenden Arbeitszeit sollen dabei höchstens verplant werden. Die übrigen 40 Prozent sollen für plötzliche und nicht planbare Aufgaben freigehalten werden. Dieser Freiraum bleibt dann für unvorhersehbare Arbeitstätigkeiten oder für einen möglicherweise aufkommenden Mehraufwand bei den geplanten Arbeiten.

Tipp 6: Versuche jeden Tag, wenigstens sogenannte ruhige Sechzig Minuten einzuplanen. Versuche in dieser Zeit sämtliche Unterbrechungen soweit denkbar zu reduzieren. Arbeite in dieser Stunde konzentriert und intensiv an deinen wichtigsten Tagesaufgaben.

Tipp 7: Erbitte Dir für wichtige Vorgänge Stille, damit Du nicht permanent aus der Konzentration gerissen wirst. Ständiges Telefonklingeln ebenso wie Zwischenfragen der Mitarbeiter sind die zwei Kriterien, die effektives, schnelles Arbeiten häufig unmöglich machen.

Zeitfresser existieren zu viele. Dumm bloß, dass wir uns etliche hiervon eigenhändig einhandeln. Zu den typischen Zeitdieben (Unterbrechungen) im Büro gehören Telefonate, Büro-Small-Talk, Nicht-Neinsagen-Können, Perfektionismus etc. Das vollkommene Abschalten der Zeitdiebe ist absolut nicht denkbar. Um das dreht es sich auch nicht.

Besitzen wir zu wenig Zeit, wird oftmals die Schuld außen gesucht: Ich habe zu reichlich zu tun, ich habe zu viele Meetings, der Boss ist schuld, die Firmenkunden sind schuld, die Wirtschaft sowieso und die Mitarbeiter sind absolut nicht zu gebrauchen. Hierbei sollten wir nicht übersehen: Zeigen wir mit dem Finger auf einen, zeigen die anderen Finger auf uns. Aus diesem Grund ist es stets angebracht, zunächst bei sich selbst anzufangen und zum Beispiel genau zu prüfen, wo sich deine Zeitfresser befinden. Jene kannst du in der Regel sehr rasch und einfach eliminieren.

Schritt-für-Schritt die Zeitdiebe im Büroalltag beseitigen und die Zeit effizient nutzen

Büro-Small-Talk - Hiervon abgesehen sind Bürogespräche wichtig, denn sie kräftigen das soziale Klima und auch die Zusammenarbeit. Ein Großteil der Störungen wird von Deinen lieben Mitarbeitern herbeigeführt. Dies musst Du weder erdulden, noch zulassen. Ändere dies jetzt.

Wenn Du für eine Aufgabenstellung gewöhnlich eine Stunde benötigst, brauchst Du für dieselbe Aufgabe durch Störungen leicht zweifach so lange Zeit. Das über den ganzen Tag, über Sieben Tage, das Kalenderjahr betrachtet, hat massive Konsequenzen auf die Effizienz.

Das Ziel muss sein, diese Zeitfresser für einen abgemachten Zeitabschnitt (beispielsweise Sechzig Minuten) so weit wie denkbar zu verringern. In dieser Zeit kannst Du dann konzentriert an Deine wichtigen Aufgaben tätig sein.

Perfektionismus wird oft als Zeitdieb unterschätzt. Es gibt Personen, die möchten stets alles bestmöglich machen. Sie investieren reichlich Zeit, um etwas zu optimieren, das aber kein Mensch gefordert hat und somit auch nicht zusätzlich bezahlt wird. Ich bezeichne Perfektionismus als das Feilen an unnötigen Einzelheiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man sich angewöhnt, gut an Stelle perfekt zu arbeiten. Außenstehende Personen merken in der Regel nicht den Unterschied zwischen einer perfekt und einer gut erledigten Tätigkeit.

Mache Dir bewusst, bei welchen Aufgaben Du allgemein zu perfekt arbeitest. Setze Dir als Folge für jene Arbeitstätigkeiten Zeitlimits, und zwar schwarz auf weiß. Also wie lange Du für die Aufgabenstellung brauchen willst. Die dafür vorgesehene Zeit kann dann ebenfalls bewusst knapp angesetzt werden. Dadurch wirkst Du dem Perfektionismus bewusst entgegen.

Insbesondere wenn wir Dinge mehrfach zur Hand nehmen, ehe wir Sie akkurat durchführen (z.B. in eine Aufgabe umwandeln und auf die To-Do-Liste schreiben) besser gesagt bewerkstelligen. Das gilt aber besonders ebenfalls in den Fällen, wo wir Sachen nicht auf Anhieb richtig erledigen, sondern in Eile verfallen und dann danach Zeit aufwenden müssen, um es eben doch richtig zu machen. Falls du dich also das nächste Mal überfordert oder gestresst fühlst, dann reagiere antizyklisch. Versuch nicht, noch mehr Druck auszuüben und noch mehr Gas zu geben, stattdessen tue die Dinge entweder richtig oder überhaupt nicht.

Aus diesem Grund lohnt es sicher immer, alles auf Anhieb richtig durchzuführen. Denn so hat man bereits etliche Zeitfresser eliminiert. Wenn wir uns nicht Mühe geben und etwas unmittelbar richtig machen, verlieren wir oft Zeit. Wir müssen es erneut tun, optimieren, korrigieren oder gerade in der zweiten Runde richtig tun.