Читать книгу Как руководить отделом - Наталья Гаршина - Страница 2

Дано: Организация (здесь и далее – компания, организация) предлагает рынку комплекс интеллектуальных услуг (рекламных, маркетинговых и т. д.). Структурное подразделение (здесь и далее наименования «отдел» и «структурное подразделение» равнозначны) отвечает за создание рекламных и маркетинговых услуг. Назначен новый руководитель структурного подразделения (далее – руководитель-стажер). Предыдущий начальник отдела покинул компанию (в данном случае нам неважно по каким причинам), и его преемнику предстояло, по словам руководства этой организации, «наладить» работу структурного подразделения.

Проблемы, которые озвучило руководство компании: деятельность отдела неэффективна, сроки проектов не соблюдаются, в отделе постоянные конфликты, компания «теряет лицо» из-за того, что ключевое подразделение компании, отвечающее за создание креативного контента[2],не справляется со своими задачами.

Найти: Необходимо было перестроить работу структурного подразделения, повысить эффективность работы сотрудников, обеспечить стабильное качество производимых услуг в соответствии с требованиями клиентов организации.

Мы (а именно: я – как консультант и менеджер проекта по внедрению изменений – и руководитель данного структурного подразделения, она же руководитель-стажер) начали с определения общей картины, или, как говорят военные, с рекогносцировки. Только в нашем случае мы исследовали не позиции противника, а поле для проведения необходимых боевых (управленческих) маневров (действий).

Для того чтобы увидеть ситуацию целиком, чрезвычайно полезным является «вынесение» своих мыслей, идей, соображений на какой-либо носитель – лист бумаги, флип-чарт, доску. Так гораздо проще представить глобальную задачу во взаимосвязи с другими альтернативами, требующими последовательного урегулирования. Визуализация помогает мозгу человека найти оптимальный выход даже из незнакомых ситуаций. Это очень важно, когда поставлена глобальная задача, но не очень понятно, с какого места к ней подступиться, с чего начать, какие действия производить последовательно, а какие параллельно. Поэтому в данном кейсе мы использовали очень много визуальных способов (таблиц, схем, алгоритмов), позволяющих упрощать сложные управленческие ребусы и раскладывать информацию «по полочкам».

Итак, для наглядности мы изобразили всю нашу предстоящую деятельность по повышению эффективности работы отдела в виде схемы (рис. 1).

Рис. 1. Схема работы по повышению эффективности структурного подразделения

Для того чтобы «наладить» работу отдела и повысить его эффективность, нам необходимо было четко понимать цели структурного подразделения (которые, разумеется, вытекают из целей организации), затем выделить бизнес-процессы, в которых участвует структурное подразделение, разграничить зоны ответственности в рамках организационной структуры, определить необходимые компетенции персонала и сплотить сотрудников вокруг достижения организационных целей.

Первое, о чем мы договорились на уровне понятийного аппарата с руководителем-стажером – это о понимании роли руководителя в современной организации.

Основная роль руководителя в современной организации – осуществлять управленческое обслуживание своих подчиненных.

Почему мы так решили и что из себя представляет управленческое обслуживание подчиненных?

В условиях жесткой конкуренции залогом успеха организации в долгосрочной перспективе является лояльность клиентов, а именно их готовность совершать повторные покупки, делать регулярные заказы, рекомендовать друзьям и знакомым. Поэтому если у компании, работающей на конкурентном рынке, нет серьезного преимущества в сервисе, в отношениях с клиентами, то ее будущее рискованно-непредсказуемо.

А для того чтобы компания была по-настоящему ориентирована на потребности своего клиента, необходимо, чтобы деятельность каждого сотрудника этой организации была направлена на данную цель. Исходя из этого понимания меняется и отношение к роли руководителя в организации. Задача руководителя в части обслуживания своих подчиненных заключается в формулировании ясных, достижимых целей, установлении измеримых показателей, принятии своевременных и правильных решений, создании инфраструктуры для эффективного взаимодействия сотрудников, развитии потенциала своих подчиненных и организации среды для создания продуктов, превосходящих ожидания клиентов. При этом управленческое обслуживание подчиненных не означает заискивающее: «Чего изволите?». Управленческое обслуживание должно базироваться на принципах продуктного подхода. Продукт руководителя – это четкие цели, задачи, необходимые ресурсы, качественные управленческие решения. Продукт сотрудника – достигнутые цели, выполненные в соответствии с заданными критериями задачи и т. д.

Ценное понятие:

Продуктный подход к формулированию результатов труда структурного подразделения (организации, сотрудника) заключается в определении итогов деятельности в виде конкретных продуктов. Продуктом может быть информация, документ, решение проблемы, одним словом, все, что можно «приобрести» на внутреннем «организационном рынке», где каждое структурное подразделение или сотрудник «продает» другому структурному подразделению или сотруднику результаты своего труда.

Итак, менеджмент существует для того, чтобы помогать людям в местах создания ценности для клиента выполнять свою работу лучше с помощью устранения всевозможных препятствий. Исходя из этого посыла мы и начали проводить свою работу по повышению эффективности структурного подразделения организации.