Читать книгу Путь беженца в России: от нищеты к заработку во фрилансе. Как не сломаться в тесных обстоятельствах - Оксана Коваль - Страница 6

Совет №1: для своевременного получения документов от сотрудников используйте метод служебных записок.

Как работает: пишу служебную записку на имя директора – «Прошу обеспечить предоставление таких-то документов от такой-то службы юристу в срок – 3 дня для подготовки материалов в суд».

Итог: директор оставляет резолюцию на служебной записке «К исполнению». Служба, которая ему подчиняется, предоставляет юристу документ вовремя, потому что об этом распорядился непосредственный руководитель. А кто я для них? Еще одна служба? Они мне подчиняться не обязаны.

Почему нельзя по-другому: если так не сделать, будут обещать и не предоставлять документы вовремя. Вы пропустите все сроки, и вина будет на вас. Мой опыт об этом говорит.

Преимущества метода: я экономлю свое драгоценное время, поскольку не бегаю, не прошу, не напоминаю.

Недостаток метода: людям не нравится официальный язык обращения, нет «дружеского» отношения (но оно и не всегда нужно, а часто вредит). Приходится выбирать между успехом на работе и дружеским расположением коллектива. Первое приносит увеличение дохода, второе – временное моральное удовольствие. Выбор за вами!

Совет №2: ставьте на место сотрудников, желающих свалить на вас работу не по должностной инструкции.

Чтобы организовать рабочий процесс и отношения с другими службами, нужно хорошо знать собственные права и обязанности. Говоря проще, еще во время обучения профессии вам нужно тщательно разобраться, что определенно вы должны делать.

Примеры: обычно, юрисконсульт не составляет спецификации к договорам (эту механическую работу или расчеты проводят другие), а также не помогает бухгалтерам, секретарям, менеджерам составлять сметы, спецификации писать письма, заполнять конверты и уведомления для заказных писем.

Запомните: юристы – квалифицированные работники. Они делают одолжение секретарю, если самостоятельно занимаются ксерокопированием, а также заверяют копии. Так быть не должно!

Мне удалось через директора добиться, чтобы секретарь копировал документы на ксероксе и отправлял заказные письма от юриста. На этом предприятии до моего прихода все работало по принципу: «тебе надо, ты и делай!».

Сколько же времени у меня освободилось, когда я делегировала заполнение конвертов и ксерокопирование секретарю! У меня появилась возможность изучать переменчивую нормативную базу, читать в рабочее время профессиональную периодику.

Да, именно этим занимается юрисконсульт, чтобы «держать руку на пульсе» правового поля. Готовность к новым вызовам актуальна, ведь руководитель может попросить совета по любым вопросам бизнеса.

Они не застанут вас врасплох, если вы организуете свои процессы так, чтобы оставалось время на изучение новшеств и судебной практики. Не тогда, когда «петух клюнет», а заблаговременно.