500 советов секретарю

Оглавление

Ольга Анатольевна Энговатова. 500 советов секретарю

Введение

Секретарское дело, краткая историческая справка

Глава 1. Секретарь в структуре управления. Секретарь – лицо фирмы

1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю

1.1. Профессиональные и личностные качества секретаря

1.2. Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя

2. Полномочия секретаря

2.1. Этика и психология деловых отношений

2.2. Имидж секретаря, деловая женщина-профессионал

2.3. Что должен и что может секретарь

3. Руководитель, его стиль управления и секретарь

3.1. Взаимоотношения с руководителем

3.2. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Подготовка командировок руководителя

3.3. Эффективное деловое общение

3.4. Организация приема посетителей

3.5. Роль секретаря в поддержании благоприятного климата в коллективе

Глава 2. Технология и этикет деловых ситуаций

1. Представление и знакомство в процессе делового общения

2. Телефонный разговор в офисе

3. Деловые приемы

3.1. Участие секретаря в подготовке выставки

3.2. Участие секретаря в организации переговоров

3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями

3.4. Участие секретаря в организации деловых приемов

3.5. Особенности национальных традиций иностранных партнеров

4. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет

Глава 3. Деловая переписка

1. Делопроизводство

2. Состав управленческих документов организации

3. Деловая переписка

3.1. Внешняя и внутренняя переписка

3.2. Язык и стиль переписки

3.3. Этика делового письма

3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи

3.5. Работа секретаря с визитными карточками

4. Организация документооборота

4.1. Технологии документооборота

4.2. Регистрация документов

4.3. Технология работы с конфиденциальными документами

4.4. Контроль за исполнением документов

5. Архивное дело

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел

Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний

1. Цели совещания

2. Разновидность совещаний и их организация

Глава 5. Электронный офис

1. Понятие электронного офиса

2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности

3. Управление документами электронной почты

4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники

Заключение

Отрывок из книги

Забудем на время о Генеральном секретаре ООН, многочисленных научных секретарях высокочтимых академий, иных обитателях верхних этажей власти, именуемых секретарями. Это из другой области. Речь пойдет об учрежденном в 1720 г. Петром Первым «чине секретарском». Согласно принятому царем-реформатором Генеральному регламенту, положившему начало российскому делопроизводству, так назывался чиновник, на которого возлагался широкий круг обязанностей в сфере, если использовать современную терминологию, документационного обеспечения управления. Облеченный немалым доверием, свой долг он должен был выполнять без «проволочек и нечеткости в делах». Сегодня «секретарский чин» в нашей стране переживает второе рождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и повсеместным использованием в бизнесе высоких технологий. Доля ответственности секретарского работника в новых условиях значительно возросла, повысилась планка его значимости в повседневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании, состояние психологического климата в коллективе. К сожалению, де-факто служебный статус секретаря во многих российских фирмах не соответствует возросшему объему выполняемой работы. Его роль, правовое и материальное положение неоправданно принижены. Сплошь и рядом наблюдается неадекватное отношение к секретарскому работнику со стороны руководителей, рассматривающих эту должность через призму устаревших стереотипов. Сказывается недооценка значимости секретаря и его места в общем производственном процессе в условиях рынка, свободной конкуренции. В отличие от развитых капиталистических стран обязанности и права секретарского работника, которого иногда именуют секретарем-референтом либо офис-менеджером, по существу по сей день четко не очерчены. Сам секретарский цех остается разрозненным. Секретари не объединены в профессиональном плане. Они не имеют общенациональных организаций, с которыми бы считались власть предержащие и работодатели и которые были бы готовы защитить их интересы, заботились об их профессиональном образовании, карьерном росте.

Американцы считают, что в основе укрепления должностного положения, его успешной работы лежит синтез двух качеств: исполнительности и инициативы. Начинается путь к достижению вершин карьерного роста и получения базового образования достойного уровня. В современный век электроники сюда в обязательном порядке входят освоение основ информационных технологий, управления и экономики, права, деловой этики, иностранных языков. Но полноценным секретарем можно стать только при условии накопления определенного опыта и стажа работы.

.....

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

.....