Читать книгу Як керувати проєктами - Пол Дж. Филдинг - Страница 8

Кожний ОУП має свої особливості, але загалом проєктні офіси відповідають:

• за визначення процесів;

• розробку політики;

• за встановлення порядку виконання.

Найчастіше до їхньої компетенції також належать:

• необхідний контроль у сфері управління;

• стандартні інструменти, які використовує ваша організація;

• методи інформаційних звітів;

• шаблони, контрольні списки тощо.

У тих ОУП, де працюють особливо ретельно, є навіть бази завершених проєктів, бібліотека стандартних термінів планування діяльності і так далі.

Хоч би що вони могли вам запропонувати – скористайтеся цим! Усі організації об’єднує щось спільне, але кожна має свої унікальні проблеми, які вам потрібно буде розв’язувати. Ваш ОУП уже стикався з багатьма із цих ситуацій. Ваш проєкт матиме більше шансів на успіх, якщо використати інформацію, котру може надати ОУП. Візьміть за основу уроки, отримані з досвіду інших. Якщо ви так зробите, то ваше управління проєктом буде набагато розумнішим і зі значно більшою ймовірністю досягне успіху.

Загалом говорять про три різні типи проєктних офісів: підтримки, контролю і директивний. Тут ми описуємо їхні ідеалізовані моделі. Можливо, у жодній організації не існує цих типів ОУП точно в такому вигляді, як їх тут описано; це лише схема, покликана допомогти вам сформувати уявлення про ОУП. Зв’яжіться з проєктним офісом вашої організації, щоб з’ясувати, як саме він працює.

ОУП підтримки

Проєктний офіс підтримки існує лише для того, щоб підтримувати. У такому ОУП вам нададуть підтримку у формі шаблонів, інструкцій, доступу до бібліотек, інформації, навчання і загалом усього, по що туди можна звернутися. У цьому офісі можуть бути люди, які консультуватимуть вас, коли ви розпочнете свій проєкт, але їхнє завдання – лише запропонувати вам те, що, на їхню думку, може бути корисним. Вони не контролюватимуть ваш проєкт і не відповідатимуть за жодний пов’язаний із ним аспект. Якщо у вашій галузі потрібно дотримуватися правил, нормативних вимог, постанов і законів, ОУП підтримки, найімовірніше, матиме в доступі цю інформацію.

Крім того, він може слугувати репозиторієм завершених проєктів. Так, ваш проєкт унікальний. Але в інших, попередніх проєктах могли бути схожі компоненти. Як інші вирішували подібні питання? Чи можете ви застосувати їхні успішні рішення у своєму проєкті? Якщо так, скопіюйте їх! Якщо ви думали вирішити якусь проблему певним способом і бачите, що раніше хтось уже зробив так само, але їхні дії призвели до невдачі, спробуйте інший підхід.

ОУП підтримки існує не для того, щоб вас контролювати. Він лише має надавати вам певну підтримку. Працюючи з таким типом проєктного офісу, ви можете робити зі своїм проєктом усе, що хочете.

Приклад

Планування бізнес-подорожі для зустрічі з потенційним клієнтом

Уявіть, що вашим проєктом було спланувати бізнес-подорож для зустрічі з потенційним клієнтом. ОУП підтримки буде схожим на доброго друга, чиєю корисною порадою ви можете скористатися. Можливо, в офісі знатимуть, хто вже раніше цікавився цим клієнтом чи покупцем або хто зустрічався зі схожими клієнтами. Вони можуть повідомити вам, про що ви маєте подбати, готуючись до цієї подорожі (наприклад, чи потрібні вам паспорт, віза, щеплення). Можливо, вони знають про якісь корпоративні угоди щодо оренди авто чи квитків на літак. Вони можуть запропонувати вам форму для складання вашого звіту про витрати. Можливо, у них є форма, за якою вам бажано вести записи або складати звіт про цю зустріч. І в них можуть бути зразки контрактів, які ви можете використати як шаблон для укладання угоди з клієнтом. Але зрештою те, як ви дістанетеся до місця, що робитимете під час поїздки, як задокументуєте свою зустріч і відзвітуєте про неї, які умови встановите в угоді з клієнтом – усе це залежить від вас. Завдання такого проєктного офісу – лише підтримати вас у ваших діях. Скористайтеся їхніми порадами або не робіть цього. Для них це дрібниці! Вони лише сподіваються, що були вам корисними.

ОУП контролю

Проєктний офіс контролю здійснює контроль того, що ви повинні робити для вашого проєкту. У такому офісі можуть робити все те, що робить ОУП підтримки, але на цьому вони не зупиняються. Якщо у вашій галузі є стандарти, правила, нормативи, постанови, закони тощо, яких ви маєте дотримуватися, то ОУП такого типу зазвичай надає вам їх перелік. Можливо, вам потрібно буде продемонструвати працівникам цього ОУП, що ваш проєкт узгоджується з відповідними вимогами. У такому разі вони, найімовірніше, запропонують вам форми, процедури та методи, за допомогою яких ви надаватимете їм цю інформацію. Крім того, вони встановлюватимуть для вас такі умови:

• які інструменти використовувати;

• які методології застосовувати;

• якими шаблонами послуговуватися;

• які програмне забезпечення, каталоги використовувати;

• вимоги до проведення зборів;

• вимоги до звітності;

• системи управління, які ви маєте впроваджувати, та багато іншого.

Хоча ОУП контролю здійснює контроль того, що ви повинні робити для вашого проєкту (а іноді не повинні; наприклад, вони можуть сказати, що ви «не повинні прямо контактувати з постачальниками – усі такі контакти мають відбуватися через відділ закупівель» тощо), вони зазвичай не втручаються в те, як саме ви керуєте своїм проєктом. Вони контролюють форму, схему, стиль, формат, процес, управлінську структуру, яку ви маєте впроваджувати, звітність і все те, за допомогою чого ви керуєте проєктом. Але що саме відбувається в проєкті, як ваш проєкт працює, відповідальність за виконання і здачу проєкту – усе це залежить від вас!

Приклад

Планування бізнес-подорожі для зустрічі з потенційним клієнтом

Ще раз подумайте про вашу бізнес-подорож. Уявіть, що ви встановлюєте контакт із потенційним покупцем, узгоджуючи це з ОУП контролю. Назвемо їх відділом із контролю за роботою з клієнтами. Вони повідомлять вам, які засоби використати для звітності про витрати, послугами яких авіакомпаній та компаній з оренди автомобілів скористатися. Вони повідомлять, чого вам не можна робити під час подорожі («Ця компанія не відшкодує вам кошти за алкогольні напої, спожиті в подорожі»). Водночас ви можете самостійно замовляти собі квитки на літак, бронювати авто для оренди й оцінювати успіх чи невдачу самої поїздки.

Якщо ви проігноруєте рекомендації відділу й замовите квитки на літак несхваленої авіакомпанії, це може спричинити ускладнення. Вам можуть не відшкодувати їхню вартість. Можливо, «великий бос» має схвалити ваш відступ від політики компанії. Якщо ви зміните шаблони, а не просто заповните бланки, у майбутньому на вас може чекати несприятливий висновок від юридичного відділу. Отже, ви контролюєте, що ви робите, а вони контролюють, як ви це робите.

Директивний ОУП

Часто директивний ОУП – це незалежна організація в корпоративній структурі. Команда проєктних менеджерів звітує керівникові, який перебуває на тому самому рівні, що й голови інших відділів. Коли відділ починає проєкт, проєктний менеджер із директивного ОУП долучається до нього як повноцінний менеджер. Організаційно ця людина має статус менеджера й отримує контроль над проєктом.

Така структура має кілька переваг. Вона забезпечує:

• використання спільних методів роботи і вдосконалення їх із часом;

• розвиток в організації стандартної термінології та формулювань;

• використання повторюваних, передбачуваних процесів;

• використання спільних інструментів.

Важливість цих чинників для організації неможливо переоцінити, але, крім того, проєктний менеджер має ще й певну незалежність від організаційного управління, що спонсорує проєкт. Існує «темний бік» менеджменту, про який ніхто не любить говорити. Уявіть, що ви прямий підлеглий Дарта Вейдера й висловлюєте йому сумніви щодо його планів або ж ви маєте якісь погані новини про те, що його останній план недосконалий, надто амбіційний чи от-от розвалиться. Певен, усі ми здогадуємося, чим може закінчитися така ситуація! Сподіваюся, ваш безпосередній керівник (лінійний менеджер) не Дарт Вейдер. Проте всі ми підсвідомо маємо невелику внутрішню схильність до «темного боку». Коли проєктний менеджер звітує іншій організації, це стримує «темнобічні» тенденції, що можуть неналежно впливати на проєктного менеджера. Зокрема він отримує наведені нижче можливості.

1. Проєктний менеджер (ПМ) може діяти без страху прямої відплати за повідомлення поганих новин.

2. Лінійному менеджеру (ЛМ) стає трохи складніше зруйнувати чи похитнути авторитет ПМ. ЛМ, який намагатиметься це зробити, муситиме протистояти рівним йому за статусом колегам із директивного ОУП.

3. У сильному директивному ОУП ПМ навіть братиме участь в аналізі ефективності трудових ресурсів. Це сприяє становленню авторитету ПМ у проєкті.

Звичайно, лінійним менеджерам не сподобається така система стримування й противаг. Вони можуть уважати, що проєкти можна було б виконати швидше, якби в них було більше прямого контролю. Ця модель має своїх прихильників, але є й ті, хто її не схвалює.

Приклад

Планування бізнес-подорожі для зустрічі з потенційним клієнтом

Ще раз подумайте про вашу бізнес-подорож. Уявіть, що ви встановлюєте контакт із потенційним покупцем, узгоджуючи це з директивним ОУП – відділом управління роботою з клієнтами. Коли потенційний клієнт стає власне клієнтом, ваш відділ відповідатиме за реалізацію більшості аспектів поточних відносин. Однак за такої моделі ви не поїдете до потенційного клієнта самостійно і не зможете провадити з ним ніяких перемовин віч-на-віч. Цим контактом керуватиме відділ. Вони відповідатимуть за замовлення квитків на літак, бронювання готелю, за те, щоб долучити відповідних людей із юридичного відділу, аби певні представники керівництва взяли участь у цій справі тощо. Ваша команда лишатиметься відповідальною за технічні аспекти зустрічі, за багато речей, що їх будуть обговорювати на зустрічі, та доправлення продукції, якщо ваша компанія отримає цього клієнта. Відділ управління роботою з клієнтами керуватиме контактом, перемовинами, записами і звітами про цей контакт. Багатьом організаціям таке ведення справ може здаватись абсурдним. Однак деякі компанії впроваджують подібні моделі. Зокрема в подібний спосіб діють, якщо потрібно уникнути судових позовів, запобігти непорозумінням на найвищому рівні, подбати про безпеку або коли йдеться про делікатні питання.

Існує ще багато «за» і «проти» для кожного з названих варіантів ОУП. Існують деякі інші, не згадані тут. Кожна організація створює власну модель ОУП, що може бути поєднанням кількох різних варіантів і концепцій. Вам потрібно з’ясувати, чи є у вашій організації ОУП, і не важливо, якого типу. Якщо є – підключайтеся до нього.

А якщо ОУП немає?

Якщо у вашій організації немає ОУП, вам усе одно доведеться розв’язувати проблеми, які проєктний офіс міг би розв’язати для вас. ОУП визначив би вашу роль як проєктного менеджера всередині організації. Усі проєкти існують у контексті організації. Як ви і ваш проєкт функціонуєте в цьому контексті – не менш важливо, ніж довести завдання до завершення.

До питань організаційного контексту, які б розв’язував ОУП і які ви маєте розв’язати для себе, належать наведені нижче приклади.

• Що раніше не спрацьовувало у вашій організації?

• Що добре працює у вашій організації?

• Які організаційні принципи та процедури підійдуть для вашого проєкту?

• Як ви будете взаємодіяти з організацією і як вона взаємодіятиме з вами?

• Якими будуть ваші відносини з керівництвом?

• Як буде встановлено ваші повноваження та як їх можна буде підтримувати (і яких повноважень ви не маєте)?

Коли (не якщо, а саме коли) виникнуть проблеми, пов’язані з проєктом, то як ви і ваша управлінська команда будете їх вирішувати? Обговорюючи директивний ОУП, ми згадували, що повідомлення вашому безпосередньому керівництву невтішних новин може мати шкідливі наслідки для вашої кар’єри. У кожному проєкті будуть невтішні моменти. Як організація підтримає вас у такому разі?

Не пошкодуйте часу й перегляньте сценарій, запропонований на початку. У ньому керівник говорить: «Попрацюєте добре – усі ми виграємо. А наробите дурниць… ну, зараз нам не треба про це говорити». Але вам треба буде про це говорити – можливо, просто зараз. Навіть якщо ви все робите правильно, під час перебігу кожного проєкту майже напевно будуть невтішні моменти. Хто буде вашим янголом-заступником? Хто буде вашим захисним екраном? Що станеться з вашою кар’єрою після проєкту, якщо не все піде ідеально (не з вашої провини)?

Поряд із визначенням організаційної динаміки вам знадобиться також визначити інфраструктуру вашого проєкту. Якими програмними інструментами ви скористаєтеся? Існує багато хороших інструментів. Ця книжка не рекомендуватиме один на противагу іншому. Для цього є вагома причина: успішним проєкт робить застосування незмінних принципів проєктного менеджменту. Коли ви зрозуміли ці принципи, то можете застосувати майже будь-який «хороший» інструмент відповідно до потреб. Так, деякі інструменти кращі за інші. Якісь із них допоможуть ефективніше використати наданий вам час. Але інструменти змінюються, технології минущі. А от основні принципи, що роблять проєктного менеджера успішним, змінюються повільно і навіть можуть бути вічними.

Попри все сказане, вам усе ж треба вирішити, які інструменти ви застосуєте в середовищі, де працюватимете. За відсутності ОУП цей вибір може належати тільки вам, або ж на нього можуть впливати інші сили або внутрішні традиції організації. Для початку порадьтесь із вашими колегами. Якщо знаходити згоду й не конфліктувати з іншими, вони, так би мовити, стають важливим організаційним важелем, що допомагає досягти успіху.

Перегляньте зміст цієї книжки. У кожному розділі йдеться про речі, які для вас міг би виконувати ОУП. Якщо проєктного офісу немає, вам треба буде поміркувати, як самостійно побудувати цей компонент. А також про те, як ви побудуєте інфраструктуру, що поєднає цей компонент вашого проєкту з організацією, у якій ви працюєте. Без ОУП вам треба буде винаходити все це самотужки або за підтримки вашої управлінської команди.

Про управлінську команду ми поговоримо в Розділі 4. Поки що вважайте, що це ваш менеджерський наглядач і порадник. Вам треба буде працювати з вашим керівництвом (і спонсорами проєкту), щоб створити наглядову групу для вашого проєкту. Тоді, за відсутності ОУП, учасники цієї групи стають вашими найкращими порадниками стосовно того, на що потрібно звернути увагу у вашому проєкті. Їхній досвід і знання про організацію допоможуть провести проєкт через усі його підводні камені.

Приклад

Планування бізнес-подорожі для зустрічі з потенційним клієнтом

Цього разу уявіть, що у вашій компанії ніхто не відповідає за роботу з клієнтами. Ви все одно повинні будете переконатися, що потрібні люди підтримують ваші дії. Вам треба буде знайти авіарейси, компанії з оренди автомобілів і готелі, що вважаються прийнятними для вашої організації. Якщо ви берете участь у будь-яких перемовинах із потенційним клієнтом, вам усе одно треба буде переконатися, що домовленість узгоджується з правовими зобов’язаннями, які готова взяти на себе ваша організація. Ви захочете знайти певний спосіб відзвітувати про контакт, який установили з цим потенційним клієнтом. Ви однаково маєте зробити все те, що зробив би для вас наглядовий відділ. Якщо ви намагаєтеся розібратися з усім цим самостійно, то цілком може бути, що спершу не все піде як слід і ви наробите чимало помилок. Але якщо ви скористаєтеся порадами свого керівництва і тих, хто має певний досвід, то з більшою ймовірністю досягнете успіху – особливо з погляду ваших керівників.