Читать книгу Кадровый менеджмент - Р. Р. Байтасов - Страница 24

Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [7, с.159].

Основные функции по документационному обеспечению системы управления персоналом:

– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

– создание документов по кадровым вопросам;

– регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;

– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;

– размножение документов по кадровым вопросам;

– контроль исполнения документов;

– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].

Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.

Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за №4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за №2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.

3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учёт и порядок хранения.

4. Государственный стандарт СТБ 6.38—2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 №83.

5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 №25 [8].

Требования к оформлению документов базируются на вышеприведённых государственных стандартах унифицированных систем документации.

А. Я. Кибанов выделяет в подсистеме управления персоналом, как и в системе управления организацией, следующие унифицированные системы документации:

– плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчёты по численности, оплате труда и т.п.);

– первичная учётная (по учёту труда и заработной платы);

– отчётно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

– по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

– организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [7, с.160—161].

Белорусские специалисты в области кадрового делопроизводства подразделяют кадровые документы по следующим тематикам:

– оформление трудовых отношений;

– изменение трудовых отношений;

– прекращение трудовых отношений;

– оплата труда;

– оформление отпусков;

– оформление командировок;

– оформление поощрений и наказаний;

– ведение трудовых книжек;

– ведение личных дел;

– оформление бумаг для назначения пенсии и т. д. [8].