Читать книгу Smart Data statt Big Data - Schmidt Jutta, Jutta Schmidt - Страница 23

Nachdem das Arbeitsblatt nun auch die Kalorienwerte enthält, möchten Sie vielleicht nur die Transaktionen sehen, die mit Gefrorenes zu tun haben. Zu diesem Zweck müssen Sie das Arbeitsblatt filtern. Um dies zu erreichen, markieren Sie zunächst die Daten im Bereich A1:F200. Sie setzen den Cursor in die Zelle A1 und drücken + + , dann. Einfacher noch ist es, den Spaltenkopf A anzuklicken, die Maustaste gedrückt zu halten und den Mauszeiger bis auf den Spaltenkopf F zu ziehen, um alle sechs Spalten zu markieren.

Um dann für alle sechs Spalten das automatische Filtern einzuschalten, klicken Sie auf der Registerkarte DATEN auf die Schaltfläche FILTERN, die wie ein großer Trichter aussieht (siehe Abbildung 1.12).

Abb. 1.12 Automatisches Filtern einrichten

Wenn das automatische Filtern erst einmal eingerichtet worden ist, können Sie auf das Dropdownmenü klicken, das in der Zelle B1 erscheint, und sich nur die Transaktionen einer bestimmten Kategorie (in unserem Fall Gefrorenes) anzeigen lassen (siehe Abbildung 1.13).

Abb. 1.13 Nach einer Kategorie filtern

Wenn Sie das Filtern eingeschaltet haben, erhalten Sie in Excel über die Statusleiste zusammengefasste Informationen für die Zellen, die noch angezeigt werden. Nachdem Sie nach Gefrorenem gefiltert haben, können Sie zum Beispiel die Spalte E markieren und auf die Schnelle erkennen, wie viel Umsatz mit Eis gemacht worden ist (siehe Abbildung 1.14).

Abb. 1.14 Die Summe einer gefilterten Spalte

Das automatische Filtern erlaubt es Ihnen auch, zu sortieren. Wenn Sie zum Beispiel nach dem Gewinn sortieren wollen, klicken Sie das Filtermenü in der Zelle Gewinn (D1) an und wählen NACH GRöSSE SORTIEREN (AUFSTEIGEND) oder die entsprechende absteigende Option (siehe Abbildung 1.15).

Abb. 1.15 Aufsteigend sortieren

Um die gesamte Filterung wieder zu entfernen, öffnen Sie entweder erneut das Filtermenü der Spalte Kategorie und aktivieren das Kontrollkästchen vor (ALLES AUSWäHLEN), oder Sie schalten im Menüband die Schaltfläche FILTERN wieder aus, indem Sie sie erneut anklicken. Sie werden nun feststellen, dass Excel die Sortierung von Gefrorenes in der Spalte Gewinn beibehält, obwohl es keine Filterung mehr gibt und alle anderen Daten wieder sichtbar sind.

Wenn Sie komplexere Sortierungen vornehmen wollen, als das automatische Filtern anbietet, gibt es in Excel das Dialogfeld SORTIEREN. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, markieren Sie die Daten, die sortiert werden sollen, (schnappen Sie sich wieder die Spalten A bis F) und klicken Sie in Excel auf der Registerkarte DATEN auf die Schaltfläche SORTIEREN. Dies öffnet das Dialogfeld SORTIEREN. Um auf dem Mac an dieses Fenster zu gelangen, müssen Sie im SORTIEREN-Menü auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken und die benutzerdefinierte Sortierung auswählen.

Falls Ihre Spalten Überschriften haben, werden diese im Dialogfeld SORTIEREN angezeigt (siehe Abbildung 1.16). Wenn das wie in unserem Beispiel der Fall ist, können Sie anhand der Namen die Spalten auswählen, die sortiert werden sollen.

Abb. 1.16 Das Dialogfeld »Sortieren«

Einer der interessantesten Bestandteile des Sortierens verbirgt sich hinter der Schaltfläche OPTIONEN dieses Dialogfelds. Hier können Sie zum Beispiel festlegen, dass Daten nicht spalten-, sondern zeilenweise (von links nach rechts) sortiert werden. So etwas ist über die automatische Filterung nicht zu erreichen. Sie werden im Verlauf dieses Buches sowohl Spalten als auch Zeilen sortieren müssen, und hier ist der Ort, an dem Sie dies einstellen. Brechen Sie für jetzt das Sortieren ab, weil sich die Daten bereits in der Reihenfolge befinden, in der Sie sie haben wollen.