Читать книгу Проджект-менеджер маминой подруги! Ключевые навыки для успешной карьеры в управлении проектами и менеджменте - Семён Колосов - Страница 7

Цель понятна – обеспечить эффективную и комфортную работу команды, чтобы цели проекта, команды и компании были достигнуты. Управление ролями и распределение ответственности в команде способствуют более эффективной работе, улучшению коммуникации и снижению рисков. Но чтобы это сделать, надо понимать, что в команде не просто необходимые роли для достижения результата. В команде люди. Со своими ценностями, опытом, тараканами, экспертизой, сильными и слабыми сторонами, отношением к вам, к компании и т. п. Не получится всем описать роли и раздать задачи. Всё намного сложнее. Команда обычных специалистов может достигать суперрезультатов, а команда звёзд иногда не может даже начать что-то делать. Мы имеем дело с человеческой природой и эффективными процессами. Идеальный PM знает, как подружить эти вещи. Знает, как провести команду по модели Брюса Такмана и не мешать работать, чтобы каждый в команде достиг своей цели и выложился на 100% для общего результата.

Управление атмосферой

Курт Кобейн говорил: «Всё можно пережить, если подобрать нужную песню». Я говорю – любые сложности на проекте можно пережить, если подобрать правильного PM'а. А если он подберёт правильный мем, то команда сможет пережить всё. Без шуток. Поддерживать классную атмосферу в команде – тяжёлая задача. PM точно должен устранить все проблемы и блокеры, которые зависят от того, на что может повлиять PM и команда. Неопределённость, плохие процессы, проблемы и т. д. Всё остальное – искусство, которое позволяет обычным людям делать невероятные вещи. Это может быть культура, атмосфера или лидерские качества PM’a. Каждый находит свой подход. Ключевой показатель для меня – как люди в команде относятся к друг другу. PM объяснит цели, спланирует и организует процесс, но, если не будет атмосферы поддержки и взаимопомощи в команде, то единого механизма не будет. И не помогут ни ценности на сайте компании, ни контроль. Люди, которых вы видели на собеседовании, где они рассказывали, как хотят расти и приносить пользу обществу, пропадают в первый рабочий день. Работу делают другие, настоящие люди. Идеальный PM это понимает. Он создаёт положительное окружение, где каждому члену команды комфортно и он чувствует себя важным. Он поддерживает открытую коммуникацию, где люди могут высказывать идеи и мнения, а также решать конфликты и разногласия конструктивно. Где никто не боится ошибок и дважды не допускает одни и те же. Атмосфера тесно связана с культурой. Вместе они позволяют PM'у создавать окружение и положительное социальное давление. Где не надо специально кого-то мотивировать или проявлять требовательность. Где не ищут виноватых или причины, а решают, что делать. Где все понимают сильные и слабые стороны друг друга, приходят на помощь и помогают расти. Делать крутые результаты должно быть весело. Всем, а не только PM'у.

Инфраструктура и совместная работа

Когда роли и зоны ответственности распределены, процессы, подходы, принципы, ритуалы и коммуникация согласованы, то идеальному PM'у нужно обеспечить инфраструктуру и обмен информацией, то есть создать физическую часть системы, с которой команда будет работать. Сюда можно отнести папки в облачном хранилище, доступы, таск-менеджер, финансовую модель, сервисы для совместной работы и т. п. Команда должна быть обеспечена всем, что нужно для работы. Затем надо выстроить взаимодействие с системой и между участниками команды. Круто, когда проект делается и кто-то уходит в отпуск, но работа не останавливается. Потому что в плане отпуск учтён, все знают, где лежат нужные артефакты и куда положить новые. Любой имеет доступ куда нужно, без лишних вопросов в чате. Идеальный PM не строит больших систем, он ищет баланс, чтобы не было сервисов ради сервисов. Также он умело делит систему на части и разделяет ответственность между участниками команды. Все поддерживают работу системы, упрощают и фиксят её, если нужно. У идеального PM'а под плащом есть костяк базовых артефактов и решений для организации работы команды. Он не изобретает каждый раз велосипед, а адаптирует проверенные инструменты.

Фасилитация

В проекте всегда много коммуникации. Идеальный PM не против обсудить домашних питомцев и поговорить на любые темы. Он не душнила, который прерывает смол-ток со словами: «Коллеги, давайте уже говорить по делу». Для каждой встречи у него есть цель, повестка, состав участников и необходимые материалы. Но когда обсуждение начинает удаляться от цели, то он может нетоксично вернуть всех к цели разговора. Такой PM знает, как сделать встречи эффективными. Чтобы не было обсуждений ради обсуждений, а количество неопределённости, задач и вопросов после встречи сокращалось, а не увеличивалось. И если он всё делает правильно, но участники всё равно не разговаривают в нужном направлении, избегают решения и следующие шаги непонятны, то, значит, это сложная тема. Идеальный PM всегда задаст нужные и неудобные вопросы, чтобы по существу говорить стало легче. А идентификация проблем и принятие решений велась в рамках конструктивного обсуждения.

Постановка задач и делегирование

Менеджмент – это искусство делать работу чужими руками. В хорошем смысле. Без постановки задач и делегирования никак. Идеальный PM ставит задачи так, что ни у кого не возникает вопросов про цели задачи и ожидаемый результат. Он убеждается, что задача понята и принята верно, учитывая общий контекст, загрузку и особенности исполнителя. У идеального PM'а не бывает такого, что задача поставлена, делается, а в день дедлайна оказывается, что сделано не то или вообще ничего не сделано. Если нужно делегировать, то PM не борется со страхом и не занимается микроменеджментом. У него есть отлаженный процесс плавного делегирования и мониторинга перехода ответственности. Почему-то для многих проще выгореть, делая всё самому, чем делегировать и выдавать корректирующую обратную связь. Важно учиться разбираться в людях, чтобы понимать, кому вы ставите задачи и делегируете. Когда-нибудь настанет момент, когда придётся просто довериться, а цена ошибки будет высока. Разбираясь в людях, получится лучше оценить риски и не прогореть. И не забывайте о поддержке людей, которым делегируете. Им страшнее, чем вам.

Ресурсы внутри и снаружи

Идеальный PM управляет внутренними и внешними ресурсами, а его праймовая версия всегда знает заранее, когда отпуск у каждого в команде. Он всегда знает фактическую и плановую загрузку команды. Следит за отклонениями от плана, распределяет ресурсы на задачи проекта, учитывает отпуска, ротации и подключение новых специалистов. Важные изменения и планы он транслирует ресурсному менеджеру компании. Не бывает такого, что по его вине команда вдруг резко освободилась или работа продлится на несколько месяцев, но заранее никто не знал об этом. Иначе управление ожиданиями попросту невозможно. Если ресурсов не хватает и подключаются внешние специалисты или сервисы, то их загрузка или затраты также учитываются в проекте. Обычно основные ресурсы – это часы команды и деньги. Они никогда не бывают бесконечными, поэтому идеальный PM контролирует их, чтобы использовать наилучшим образом. Если в компании ресурсы общие, то неизбежны конфликты. Здесь важны коммуникация и желание помогать друг другу, чтобы договориться. Чем лучше PM работает над прогнозируемостью загрузки, тем меньше будет таких конфликтов. Для этого так должен делать каждый PM, а не один.

Обратная связь и мотивация

Фидбэк – очень крутая и полезная штука. Много раз я видел команды, где решили выдавать честный фидбэк. У них же культура, а честность – одна из важнейших ценностей. В итоге полкоманды потрёпаны фидбэком типа «это говно, надо переделать, вы что, нормально не можете сделать, мне за вас делать всё?». Такое модно называть токсичным. У идеального PM'а фидбэк – это часть атмосферы и культуры. У него не бывает токсичного фидбэка. У него честность используется, чтобы установить доверительные отношения, скорректировать поведение, синхронизироваться и помочь вырасти. Он знает, когда и как выдавать фидбэк. Негативный фидбэк выдаёт лично, а хвалит публично. У него нет любимчиков, он отмечает достижения сотрудников и объективно оценивает вклад каждого члена проектной команды в успех проекта. Не зря этот процесс называется «обратная связь». Связь работает в обе стороны. И она должна иметь поддерживающую, корректирующую и развивающую функцию. Это как WD-40 для социальных механизмов в команде. Правильный фидбэк может оказать колоссальное воздействие на самооценку команды, а мотивация будет естественным побочным эффектом. Не нужно искать мотивацию вовне, нужно создавать условия, чтобы она появилась внутри.

Обмен знаниями

Учитывая то, что я наговорил выше, у вас уже будет команда котиков. В этой ситуации обмен знаниями между членами команды неизбежен. Идеальный PM поощряет такие процессы и в конце проекта обязательно обсуждает с командой, кто чему научился. Сам же он профессиональный ментор. Он помогает людям системно прокачивать навыки. Не только байками с полей, но и с помощью плана развития и сопровождения менти. Он может сделать из обычного PM'а идеального в понятный срок, а команду обогатить менеджерскими скиллами, что повысит её зрелость. Такой скилл делает идеального PM'а очень важным для компании, так как он является хранителем и распылителем нужной культуры и знаний в компании. А если в компании есть база знаний, которая всё это сохранит и будет выдавать людям информацию через удобный поиск, то вообще сказка.