Читать книгу Кадровая кухня - Валентина Панкратова - Страница 4

В последние годы наше государство все настойчивее заговорило об автоматизации. И, что удивительно, не просто заговорило – уже в ходу электронные отчеты, электронные трудовые книжки. Ведется разговор об электронных подписях на трудовых договорах. Все это несомненно замечательно, однако не избавляет от тонн бумажных документов, накопленных за предыдущие годы. Да и, честно говоря, не все работники ринулись дружной толпой отказываться от бумажных трудовых книжек.

Так что еще много лет хранение документов останется чуть ли не главной головной болью кадровиков. Мало того, что бумаги занимают место, так вдобавок, периодически требуются их копии. То есть документы должны лежать так, чтобы можно было их легко отыскать. В этом смысле простое складирование в картонные коробки не катит.

Что же тогда?

Давайте сразу отделим мух от котлет и договоримся, что хранение бывает текущее (пополняющиеся документы текущего года) и долгосрочное (документы закончившихся лет). Рассмотрим их подробнее.

Текущее хранение личных дел

Уверена, все давно уже привыкли, что в личных делах нельзя хранить персональные данные. Некоторые компании объявили войну копиям паспортов, СНИЛС, ИНН, дипломов, военников, свидетельств о браке/разводе/рождении. Бедные работники лопатили тысячи личных дел, вытаскивая из них персональные данные для уничтожения.

Кстати, немного об уничтожении. Основная масса кадровиков ликвидирует ненужные конфиденциальные документы, измельчая (вручную или с помощью специальных устройств). Более-менее крупные компании могут себе позволить огромные короба из плотного картона, высотой со стол, с прорезью наверху. Залезть в них просто так нельзя. В короба через прорезь закладывают документы, не подлежащие разглашению, а заполнив, отправляют в специализированные фирмы, где короба уничтожают, не вскрывая. Очень удобно.

Но вернемся к личным делам. По законодательству они не обязательны. Но если они-таки есть, то относятся к делам очень длительного хранения. Так нужны Личные дела или нет? Мой ответ однозначен – нужны. До борьбы с хранением персональных данных я бы в качестве основной причины назвала бы удобство сохранения там паспортов, СНИЛС, ИНН и далее по списку. Теперь причину назову другую.

На моем последнем месте работы было много документов, которые не нужны законодательно, но делались исключительно по внутренним нормативным документам. Например, Договор о конфиденциальности, который не имел юридической силы (скорее чисто моральное успокоение для Службы безопасности). Поскольку у нас его регулярно запрашивали, Отдел кадров вынужден был его не только оформлять, но и хранить. Где? Естественно, в Личном деле работника.

Согласие на передачу своих персональных данных в продающее подразделение Компании. То есть работник соглашался быть клиентом своей Компании, в том числе получать от нее рекламу. Или Лист ознакомления в внутренними локальными актами. Та же самая ситуация.

Думаю, что в каждой Компании имеется свой набор таких «бесполезных документов», не подлежащих длительному хранению. Вот из-за них, на мой взгляд, и следует держать личные дела.

Теперь о самом главном – о трудовых договорах. Некоторые компании хранят их отдельно, некоторые – в личных делах. Лично я предпочитала хранить Трудовые договоры в личных делах. У этого метода есть недостаток. Рано или поздно трудовые договоры и допсоглашения к ним перемешиваются с «бесполезными» документами, перепутывается их последовательность. Когда нужно сделать копии трудового договора со всеми допниками, а также когда после увольнения личное дело готовится к архивации, приходится «отделять зерна от плевел» и раскладывать в хронологическом порядке. В этом плане я пришла к выводу, что внутри личного дела хорошо бы выделять файлы/папочки с трудовыми договорами, чтобы при необходимости их можно было легко достать. Здесь главное, чтобы хватило сил на такую детализированную раскладку. Честно говоря, у меня их никогда не хватало.

Как я уже писала, в некоторых компаниях трудовые договоры хранятся отдельно в «Коронах» в вертикальных файлах. Лично мне такой способ совсем не понравился. Файлы под тяжестью бумаги провисают. Папки переполняются, дела надо постоянно перекладывать в новые папки, чтобы сохранить порядок по алфавиту. Ну и, конечно, раскладка занимает больше времени. Одно дело открыть ящик, по меточкам найти нужного работника и положить документы в его подвесную папку. Совсем другое дело – достать из шкафа тяжеленую Корону, аккуратно перелистать файлы до нужной фамилии и вложить в файл договор. А потом проделать все действия в обратной последовательности – перелистнуть файлы в начало папки, втиснуть тяжесть на место в шкаф.

Здесь выбор за кадровиками. Понятно, что для подвесного хранения требуются картотеки. Возможно, не во всех компаниях это доступно.

Текущее хранение кадровых приказов

Подозреваю, что большим разнообразием хранение кадровых приказов не отличается. Сколько я видела Компаний, приказы хранились в Коронах, упорядоченные по номерам. Обычно, в более-менее крупных компаниях приказы разделяются по видам. Степень разделения различна.

Меня всегда нравилась практика разделения приказов – по срокам хранения (длительное и короткое). А дальше по «понятиям». Например, нам было удобно прием, перевод, увольнение, изменение зарплаты и ФИО держать в одной папке. Приказы о неоплачиваемых отпусках и о декретных отпусках также держали в одной папке. Можно было бы и в отдельных, но приказов о неоплачиваемых отпусках было настолько мало, что просто невыгодно было заводить под них отдельную папку.

В отдельных папках находились приказы об утверждении Штатных расписаний, наложении дисциплинарных взысканий, графиках работы, командировках, приказы на оплачиваемые отпуска и их отмене. Причем разделение по папкам происходило постепенно, под влиянием внешних обстоятельств.

Надо сказать, что при раздельном хранении регистрация приказов, тем не менее, у нас была сквозная, то есть абсолютно все кадровые приказы шли с индексом «л/с», не зависимо от их вида. Нас это совершенно устраивало. Единственный «минус» – при архивации надо было перечислять хранящиеся в папке приказы. Конечно, при раздельной регистрации это сделать проще. Опять-таки, регистрацию не обязательно делить четко по видам приказов, особенно, если их не слишком много. Вполне достаточно иметь отдельно регистрацию приказов длительного хранения и отдельно регистрацию приказов короткого хранения.

Предлагаю внимательней отнестись к маркировке папок с приказами. Обычно внешний вид корешков на папки утверждается Инструкцией по делопроизводству. На корешке, как правило, присутствует наименование Компании, номенклатурный индекс, вид хранящихся приказов, год издания приказов, срок хранения. Так вот. Мы в самом низу корешка всегда указывали действие, которое необходимо совершить с приказами в определенный момент.

Подобной проблемы нет у тех, кто сдает документы в архив сразу по окончании года. Но в тех компаниях, где работала я приходилось какое-то время хранить документы в кабинете Отдела кадров. Приказы одного-пяти лет хранения мы не сдавали в архив. Папки хранились у нас, а в положенное время Отдел кадров отправлял их на уничтожение. Поэтому на корешке внизу так и значилось: «Уничтожение в 2020 году». Папки с приказами длительного хранения также не сразу сдавались в архив компании, а года через три. Это было связано с тем, что руководство не хотело, чтобы архивисты могли видеть актуальные зарплаты. Соответственно, на корешках этих папок мы указывали «Сдача в архив в 2021 году».

В начале каждого года нам не приходилось высчитывать, что сколько хранится, и не пора ли сдавать в уничтожение или в архив – просто брали папки с соответствующими надписями. Наверное, можно не говорить, что после завершения года, закладывая папки на временное хранение, старались группировать их, ориентируясь не на год заполнения, а на нижние надписи про уничтожение и сдачу в архив.

Долгосрочное хранение кадровых документов

Долгосрочное хранение подразумевает архивацию. Некоторые компании имеют свои собственные архивы, некоторые проплачивают хранение в коммерческих.

Мне пришлось закрывать несколько компаний. И знаете, с чем я столкнулась? Во всех этих компаниях шаблоны описей устанавливались внутренними нормативными документами. Это, вроде бы, нормально. Однако, зачастую шаблоны описей отличаются, и порой весьма существенно, от шаблонов и правил ЦГАТО (Центрального государственного архива трудовых отношений).

Для непосвященных сообщаю, что именно ЦГАТО принимает на хранение все кадровые документы при ликвидации организации, его расценки, в отличие от коммерческих, вполне приемлемы. И принимает их исключительно по своим правилам, а не по тем, которые когда-то утвердил Генеральный директор ликвидируемой компании.

Если кто не имел счастья готовить свою Компанию к ликвидации, немного поясню. Компании при ликвидации обязаны сохранить все кадровые документы в течение срока, оговоренного законодательством. Стоимость хранения зависит от объема документов и количества лет хранения. Кстати, при ликвидации необходимо оплатить не только стоимость хранения бумаг на несколько десятков лет вперед, но и стоимость утилизации документов по мере завершения сроков их хранения. То есть для уменьшения оплаты лучше сдавать на хранение строго обязательные документы.

Я понимаю, что стабильно работающим компаниям не приходит в голову позаботиться о будущей ликвидации. И тем не менее… Вдруг вам доведется увидеть закат родной компании? Например, более сильный конкурент купит ее, вольет в себя бизнес и работников (через увольнение), а пустую компанию подведет под ликвидацию. Такое сейчас сплошь и рядом. В этом случае придется за все годы перелопачивать архив, чтобы привести его в соответствие с требованиями ЦГАТО.

Конечно, это больше будет головная боль тех, кто занимается архивом. Как правило, это делопроизводители, а не кадровики. И все же! Лучше придерживаться несложного правила. А именно: не сдавать в свой архив на длительное хранение всю дрянь. На этой стадии личные дела уволенных работников должны по максимуму «худеть», а еще лучше распадаться по видам документов. Есть четкое понимание, что именно хранится несколько десятков лет – личные карточки Т-2, трудовые договоры, приказы (прием, перевод, увольнение, по оплате…) и документы по передаче персональных данных. Все остальное в шредер или специальные короба с прорезями.

Один из вариантов. При сдаче в архив на длительное хранение разделить личные дела на законодательно важные документы и важные для Компании документы. Например, трудовые договоры. Т-2, приказы выделить в отдельное хранение, а все остальное оставить в Личных делах. Это позволит периодически устраивать чистки архива и просто избавляться от личных дел, в которых не будет ничего важного.

Оптимально передавать на долгосрочное хранение документы, сразу оформленные по стандартам ЦГАТО. Хотя, есть подозрение, что их правила также меняются со временем, и угнаться за ними не получится чисто физически.

Однако, не все так плохо. ЦГАТО предоставляет услугу по обработке документов перед сдачей их к ним на хранение. Естественно, услуга стоит денег. А еще она предоставляется на территории «ликвидируемого». Во всяком случае, я работала с ними именно по такой схеме.