Читать книгу Кадровая кухня - Валентина Панкратова - Страница 7

Могу познакомить еще с одним самиздатовским документом. В соответствии с законодательством Отдел кадров обязан ознакомить нового работника с действующими внутренними нормативными актами. Не знаю, как у вас в Компании, а у нас таких актов было порядка двадцати. И Правила внутреннего трудового распорядка, и Положение об оплате труда, и Положение о премировании, и Положение о социальной политике, и Положение о командировках, и Регламент предоставления отпусков, и Корпоративная этика, и Инструкция по делопроизводству, и Положение о защите персональных данных, и другая нормативка по безопасности.

Все эти документы хранились в толстой Короне и при приеме выдавались кандидатам для ознакомления. Кроме того, электронные версии документов болтались на внутреннем Портале, чтобы при необходимости работники могли прочитать их в любой момент. Законодательство требует от нас живую подпись работника об ознакомлении с документами. Ее можно получать под каждым нормативным актом, но, как вариант, при приеме удобнее ознакамливать списочно.

Для этого мы изобрели новый документ – Лист ознакомления. Опять-таки сверху ФИО нового работника, а ниже таблица, в которой в одном столбце перечислены названия документов, а в другом приказы, которыми эти нормативные документы утверждены. Внизу подпись работника и дата ознакомления. Честно говоря, начинали мы с подписей у каждого документа, но достаточно быстро нам это надоело. И мы стали довольствоваться одной общей подписью. Кстати, проверяющих такая система вполне устраивала.

Конечно, за Листом ознакомления необходимо следить, и как только в нормативке что-то меняется, тут же вносить в него обновления. Впрочем, так же как и в ознакомительную папку, и в электронную папку на внутреннем Портале. Но в любом случае, это удобнее. Лист ознакомления хранится в личном деле, и его очень легко достать.

Повторюсь, такой вариант ознакомления удобен только при приеме. Дальше знакомить давно работающих сотрудников с новыми документами гораздо удобнее в привязке к документам, а не к сотруднику.