Читать книгу Кадровое дело: оформление сотрудников - Вера Капылова - Страница 5

Работодатель узнаёт необходимые сведения об образовании, предыдущем опыте работы и состоянии здоровья кандидата на вакансию из документов. Часть информации о себе, подтверждённая сотрудником документально, в случае трудоустройства, будет внесена в его личную карточку. Однако работодатель не имеет права требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Следует помнить, что такое требование будет нарушением.

Сотрудник при трудоустройстве в обязательном порядке предъявляет нанимателю только те документы, которые предусмотрены ТК РФ:

документ, удостоверяющий личность; документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу)

трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей

диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение этой работы

направление на работу в счёт брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством

индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов)

декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами2

При принятии сотрудника на ряд должностей необходимо учитывать, не подвергся ли этот человек дисквалификации в ходе трудовой деятельности на предыдущих местах работы. Понятие дисквалификации содержится в ст. 3.11 Кодекса об административных правонарушениях. Остановимся на этом вопросе подробнее. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права:

занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица

входить в совет директоров (наблюдательный совет)

осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом

осуществлять управление организацией

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судом. Дисквалификация устанавливается на срок от 6 месяцев до 3 лет.3

Как проверить факт дисквалификации соискателя на должность руководителя? Сделать это можно в реестре дисквалифицированных лиц. Обратите внимание, что информация из реестра дисквалифицированных лиц открыта для ознакомления. Кадровик может взять необходимую информацию по этому вопросу из единой базы, в которую заносятся сведения обо всех гражданах, подвергнутых дисквалификации. Справку из этой базы полагается запросить при приёме на работу руководителя (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Справку можно получить в Информационных центрах МВД по местонахождению организации. Фиксированная стоимость справки составляет 1 МРОТ для работодателя. Если за справкой обратится сам претендент в руководители, то Информационный центр окажет ему эту услугу бесплатно.

За приём на работу руководителя без такой справки для кадровика штраф не установлен, тем не менее, её нужно запросить, поскольку если выяснится, что директор подвергся дисквалификации, то штраф для организации составит 100 000 рублей (ст. 14.23 КоАП РФ). С дисквалифицированным лицом организация не вправе заключать трудовой договор и назначать его на должность генерального директора.

В ряде случаев закон устанавливает ограничения на приём на работу лиц, имеющих судимость. С 07.01.2011 в Трудовой кодекс внесены изменения, устанавливающие необходимость предъявлять справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Работодатель имеет право запросить подобную справку при приёме на работу, к выполнению которой по закону не допускаются судимые лица или лица, в отношении которых осуществлялось уголовное преследование у следующих категорий сотрудников:

педагоги и другие лица, осуществляющие деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ)

авиационный персонал (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ)

сотрудники органов Федеральной службы безопасности (ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 N 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности»)

судебные приставы (ст. 3 Федерального закона от 21.07.1997 N 118-ФЗ «О судебных приставах»)

сотрудники таможенной службы (ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»)

сотрудники, обеспечивающие транспортную безопасность (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ «О транспортной безопасности»)

работники клиринговых организаций (ст. 6 Федерального закона от 07.02.2011 N 7-ФЗ «О клиринге и клиринговой деятельности»)

лица, обеспечивающие безопасность объектов топливно-энергетического комплекса (ст. 10 Федерального закона от 21.07.2011 N 256-ФЗ «О безопасности объектов топливно-энергетического комплекса»)

За справкой в соответствующие органы обращается сам сотрудник. Работодатель может объяснить ему порядок действий в этом случае. Порядок выдачи справки об отсутствии судимости предусмотрен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования4. По общему правилу для получения справки работнику нужно подать заявление по форме, приведённой в Приложении N 2 к Административному регламенту, в информационные центры территориальных органов МВД России. Срок получения справки не должен превышать 30 дней с даты регистрации заявления в соответствующем госоргане. Этот срок может быть продлён при необходимости получения дополнительной информации в иных организациях, но не более чем на 30 дней. Справка выдаётся в количестве двух подлинных экземпляров.

На этапе приёма документов работники отдела кадров изучают предъявленные документы и проверяет их подлинность. Если работодатель принимает положительное решение о приёме на работу, то в кадровом отделе снимают с документов копии, затем заверяет их и переносят сведения с документов сотрудника в личную карточку, после чего подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращают обладателю. Из всех документов только трудовую книжку сотрудник оставляет в отделе кадров.

Выше речь шла о предъявлении обязательных для трудоустройства документов. На практике используются ещё некоторые дополнительные документы. Претендент на вакансию может представить будущему работодателю резюме или рекомендации с предыдущих мест работы, для того чтобы в выгодном свете продемонстрировать свои личные и деловые качества. Резюме составляется в произвольной форме самим соискателем. Кроме персональных данных и сведений о предыдущих местах работы этот документ содержит информацию о навыках, профессиональных и личных качествах соискателя. Рекомендация составляется в произвольной форме предыдущим работодателем. На этом документе должны быть указаны должность и ФИО лица, который его составил. Также рекомендация (или рекомендательное письмо) должны содержать контактные данные этого лица, чтобы можно было проверить достоверность изложенного в них. Работодатель, в свою очередь, может попросить соискателя на вакантную должность заполнить анкету или тесты для выявления соответствия его профессиональных и личностных качеств предстоящей работе. Предоставление и оформление подобных документов не носит обязательный характер и происходит по инициативе работодателя или соискателя.

Документы, рассмотренные выше, содержат персональные данные сотрудников. Что понимается под этим определением?

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.

Порядок работу с личными данными определяет Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных». Закон определяет что под обработкой персональных данных подразумевается любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Для того чтобы не нарушить этот закон работодателю необходимо заключить с сотрудником соглашение на обработку персональных данных. В соглашение обязательно нужно включить следующие пункты:

фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки5

Этот документ оформляется в произвольной форме. Ниже приводится вариант оформления Соглашения на обработку персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных

Настоящим во исполнение требований Федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006 г. я, ______________________________________ (ФИО работника), паспорт _______________ выдан____________________________________, адрес регистрации: _____________ даю свое письменное согласие ____________________________ (наименование и место нахождения работодателя), а также обособленным подразделениям на обработку моих персональных данных в целях трудоустройства или работы в компании (выбрать нужное). Настоящее согласие не устанавливает предельных сроков обработки данных.

Я уведомлен и понимаю, что под обработкой персональных данных подразумевается сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение и любые другие действия (операции) с персональными данными.

Также под персональными данными подразумевается любая информация, имеющая ко мне отношение как к субъекту персональных данных, в том числе его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес проживания, семейный статус, информация о наличии имущества, образование, доходы, и любая другая информация.

Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных мне известен.

В целях обеспечения прав сотрудников работодатель при обработке персональных данных работника обязан соблюдать требования Трудового кодекса, изложенные в Главе 14. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств.