Читать книгу Управление проектами в гостиничной индустрии - Юлия Полюшко - Страница 7

Определение и планирование целей проекта в гостиничной деятельности являются ключевыми этапами управления проектом. Они помогают установить четкое направление, эффективно распределить ресурсы и минимизировать риски. Проекты в гостиничной индустрии могут варьироваться от строительства новых объектов до внедрения новых услуг или оптимизации внутренних процессов, и правильная постановка целей критически важна для их успешного выполнения.

Определение целей проекта

Цели проекта должны быть четкими, измеримыми и достижимыми. Они определяют, какие результаты ожидаются от реализации проекта и как эти результаты повлияют на гостиничный бизнес. При определении целей важно учитывать как стратегические задачи компании, так и потребности клиентов и рынка.

Основные шаги для определения целей:

Анализ потребностей и возможностей:

Определение текущих вызовов или возможностей, которые необходимо решить через проект. Например, увеличившийся спрос на номера может потребовать расширения гостиницы, а снижение клиентской лояльности – внедрение новых сервисов.

Связь с общей стратегией бизнеса:

Цели проекта должны соответствовать долгосрочным стратегическим планам гостиницы. Например, если гостиница планирует улучшить свою репутацию как место для деловых поездок, цель проекта может включать улучшение инфраструктуры для бизнес-туристов (внедрение конференц-залов или коворкингов).

SMART-цели:

Цели должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Achievable), реалистичными (Relevant) и ограниченными по времени (Time-bound). Например, цель может звучать так: «Увеличить количество номеров на 20% в течение 18 месяцев для удовлетворения спроса в высокий сезон.»

Определение ключевых показателей эффективности (KPI):

Необходимо определить метрики, по которым будет оцениваться успешность проекта. Это могут быть показатели, такие как рост доходов, повышение загрузки отеля, увеличение удовлетворенности клиентов и т. д.

Примеры целей для различных проектов:

Строительство нового отеля: Построить и ввести в эксплуатацию отель на 150 номеров в центре города в течение 24 месяцев с бюджетом 10 млн долларов.

Модернизация инфраструктуры: Повысить энергоэффективность здания на 30% в течение 12 месяцев через установку новых систем освещения и отопления.

Внедрение IT-системы: Внедрить новую систему управления бронированиями в течение 6 месяцев с целью уменьшения времени обработки бронирований на 25%.

Обучение персонала: Повысить квалификацию 80% сотрудников к концу года через специализированные курсы для улучшения качества обслуживания клиентов.

Планирование целей проекта

Планирование целей включает детализированное определение шагов, необходимых для их достижения. Этот процесс начинается после того, как цели проекта четко сформулированы, и предполагает разработку плана действий, ресурсов и сроков.

Основные шаги планирования целей:

Декомпозиция целей на задачи:

Цель проекта разбивается на более мелкие задачи и подцели, которые легче контролировать и выполнять. Например, если цель – построить новый отель, задачи могут включать выбор подрядчика, получение разрешений, строительство и закупку оборудования.

Определение ресурсов:

Определение необходимых ресурсов (финансовых, человеческих, материальных). Включает расчеты бюджета и составление плана, кто и какие задачи будет выполнять. Например, для строительства нового отеля нужно выделить строительные материалы, подрядчиков, дизайнеров и т. д.

Составление временного графика (график Ганта):

Планирование сроков выполнения каждой задачи с учетом взаимозависимости задач и конечных сроков проекта. Это поможет следить за выполнением проекта и обеспечит контроль сроков.

Оценка рисков и план их минимизации:

Важно определить возможные риски (например, задержка в поставках материалов, проблемы с подрядчиками, изменение спроса) и разработать план их снижения. Это помогает подготовиться к непредвиденным обстоятельствам и минимизировать их влияние на проект.

Управление заинтересованными сторонами:

Определение, кто будет задействован в проекте, и установление планов коммуникаций. Например, важно определить, как будет поддерживаться связь с подрядчиками, командой и менеджментом отеля.

Создание плана мониторинга и оценки:

Планирование регулярного контроля выполнения проекта. Это включает анализ прогресса на каждом этапе, оценку качества работы и оперативное внесение изменений в планы при необходимости.

Пример плана для достижения цели (строительство нового отеля):

1-й этап (1—3 месяцы): Разработка концепции, выбор площадки, получение разрешений.

2-й этап (4—6 месяцы): Подбор подрядчиков, закупка материалов.

3-й этап (7—18 месяцы): Строительство здания.

4-й этап (19—22 месяцы): Внутренняя отделка, закупка мебели и оборудования.

5-й этап (23—24 месяцы): Открытие отеля и запуск в эксплуатацию.

Определение и планирование целей проекта – это важный процесс, который создает фундамент для успешного выполнения проекта в гостиничной деятельности. Четко сформулированные цели и детализированный план действий помогают проектной команде сфокусироваться на достижении результатов, минимизировать риски и контролировать ресурсы, что в конечном итоге способствует росту и развитию гостиничного бизнеса.