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46. Tipp: Wie Sie mehr Zeit für Ihre Kunden haben

Wenn Ihr Schreibtisch aussieht, als wären die Hunnen darüber gezogen,

dann machen Sie was falsch.

Seit Jahren mache ich dieselbe Erfahrung.

Beim Thema „Struktur am Arbeitsplatz“ gibt es nur zwei Meinungen.

Entweder „Ich brauche das Chaos – ich weiß, wo alles ist – das muss hier so sein“

oder „Ich kenne mich selber nicht mehr aus – ich brauche dringend Hilfe“.

Unabhängig davon, wie „freiwillig“ durch eine Beratung der Arbeitsplatz strukturiert und Aufgaben sinnvoll organisiert wurden, gibt’s wieder nur zwei Möglichkeiten:

Eine kleine Gruppe hat verstanden,

dass sie durch sinnvolle Planung weniger Zeit unnütze verplempert und somit mehr in ihrer Arbeits-Zeit schafft.

Ungefähr 85 % argumentieren,

als wollte man ihnen ans Leben, gegen Zeitmanagement. Und zwar unabhängig der Eingangsmeinung, ob die Betroffenen alles so belassen wollen oder Hilfe von außen benötigen:

„Wenn ich so viel plane, dann habe ich keine Zeit mehr für die Arbeit“,

sagte der, der die meiste Zeit in unnötigen und langen Meetings verbringt.

„Da kann ich ja gar nicht mehr spontan sein.“

Ach, muss man das die meiste Zeit im Berufsleben?

„Wenn ich schriftlich plane, kommt eh immer wieder was dazwischen und dann haut die ganze Tages-Planung nicht hin.“

Sehr richtig! Und genau deshalb, damit man immer einen Überblick hat, muss man planen.

„Das hört sich in der Theorie ja ganz nett an. Aber in der Praxis klappt das nicht.“

Wer diese Meinung vertritt, hat zu 100 % Recht.

Die große Gruppe der Berufs-Skeptiker glaubt, dass

.. Struktur am Arbeitsplatz

.. schriftliche Planung der Aufgaben

.. sinnvolle Reihenfolge von Abläufen

.. schriftliche Planung der Zeit

neumodischer Unsinn ist und im „wirklichen Berufsleben“ nicht funktioniert.

Wer tatsächlich so denkt, der merkt auch nicht,

dass immer wieder Kunden wegfallen,

weil hier mal wieder was vergessen wurde

und dort ein grober Fehler gemacht wurde.

Was ist zu tun?

Sie reservieren jetzt vier Stunden Zeit

und planen diesen Termin fest ein

innerhalb heute und Freitag nächster Woche.

Wenn Sie das nicht tun, inklusive folgender Vorgehensweise,

haben Sie sich bis in alle Ewigkeit das Recht verwirkt

irgendetwas a la „ich habe keine Zeit“ zu jammern.

Zu Beginn Ihres Termins

stellen Sie Ihr Telefon um,

das Handy aus (Nein, nicht auf Lautlos oder Vibration, sondern Aus),

Emails, Faxe und Post sind für Sie tabu.

Jetzt kümmern Sie sich um Ihr Schlachtfeld.

1. Fangen Sie mit dem Schreibtisch an.

Wenn Sie damit fertig sind, stehen da nur noch Dinge wie Bildschirm, Tastatur, Telefon, Kalender, Papier, Stifte, Ablagekästchen.

Jeglicher andere Firlefanz ist verschwunden.

2. Misten Sie alle Schubladen aus.

Nicht schreibende Stifte, altes Briefpapier, Unterlagen von anno dazumal, all der unnütze Kram muss weg. In den Schubladen ist am Ende nur noch, was sie oft benutzen und deshalb schnellen Zugriff darauf brauchen.

3. Räumen Sie die Schränke um.

Vom Schreibtisch und aus den Schubladen haben Sie sicher einige Unterlagen, die vernünftig abgelegt werden müssen.

Tun Sie das in einer neuen, sinnvollen Struktur. Ändern Sie aber auch die alte Ablage in diese Form ab. Alle Ordner, die Sie nicht aktuell benutzen, gehören ins Archiv.

Vergangene Einladungen, abgelaufene Süßigkeiten, Zeitschriften und Bücher die Sie alle schon gelesen haben wollten, .. kommen in die neue Ablageform oder in den Papierkorb.

Diese Basisarbeit machen Sie selber,

unabhängig davon wie viele Mitarbeiter oder Sekretärinnen dafür zur Verfügung stehen.

Sie müssen Sich nicht nur in Ihrem Fach (Fach-Kenntnis, Unternehmen, ..) auskennen, sondern auch an Ihrem Arbeitsplatz.

Und gehen Sie nicht in die Zeit-Falle!

Diese geschaffene Struktur muss beibehalten werden.

Verwenden Sie immer ein bisschen Zeit, um Ihre Organisation aufrecht zu erhalten,

anstatt wieder das Chaos einziehen zu lassen.

So haben Sie genug Zeit, um sich um Ihr Unternehmen

und Ihre Kunden zu kümmern.

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