Читать книгу Продвижение людей и команд - Абрахам Маслоу - Страница 11

1. Определите цель коммуникации

Вначале определите цель коммуникации и уточните формат предстоящей встречи. Например, это может быть совещание с принятием решения, короткий брифинг для ознакомления с информацией или мозговой штурм в целях генерирования новых идей. Некоторые задачи лучше всего выполнять в группах. В частности, группа хорошо подходит для поиска и фильтрации новых идей или для обсуждения какого-то ключевого решения. С другими задачами легче справиться в ходе личной встречи или с помощью письменной коммуникации, особенно если речь идет о передаче конфиденциальных сведений или большого объема информации. Но независимо от цели следует понимать, на каком этапе процесса коммуникации вы находитесь, и умело направлять его к логическому концу.

2. Выберите способ коммуникации

Выберите подходящий способ коммуникации. В наше время все более широкое распространение получают теле- и видеоконференции. Хотя эти методы относятся к разряду межличностной коммуникации, у них есть очевидные объективные ограничения: трудно «считывать» собеседников из-за задержки сигнала или меньшего объема невербальных сообщений. Кроме того, старайтесь организовать удаленную конференцию таким образом, чтобы в обсуждении могли активно участвовать все присутствующие.

3. Ограничьте время коммуникации

Установите лимит времени (в том числе для личных встреч) и повестку дня (пусть даже устно). Будьте реалистами в своих ожиданиях: результат работы группы зависит от «качества» ее участников. Берегите время других людей: не заставляйте их нервничать из-за задержек.

4. Пригласите нужных людей

Успех коммуникации определяется тем, кто в ней участвует. Это должны быть люди с соответствующими полномочиями, способные внести вклад в решение вопроса и заинтересованные в результате. Если такие специалисты не могут присутствовать, отложите дискуссию. Это лучше, чем впустую тратить время на бесполезные споры.

5. Соберите достаточное количество людей

В большинстве случаев для эффективного обсуждения и принятия решений оптимальным числом участников встречи считается пять. Такой количественный состав позволяет членам группы выступать в разных ролях. Кроме того, даже если в меньшинстве оказывается один человек, он не испытывает чрезвычайного давления со стороны остальных. Однако «качество» участников всегда важнее количества. Если группа получается слишком большой, разбейте ее на подгруппы (но не более пяти). Затем примените те же правила, что и для малых групп.

6. Подготовьтесь

О каком бы типе коммуникации ни шла речь, найдите время подготовиться к мероприятию, заранее изучите тему. Брать наскоком – опасная стратегия, особенно если все, кроме вас, будут готовы. К тому же неподготовленность может быть расценена остальными как оскорбление.

7. Уделите особое внимание вводной части

Как ведущий разъясните всем членам группы их роли, расскажите, какого вклада вы от них ждете. Если ожидания в отношении кого-либо из участников не подтвердились, разрешите ему покинуть группу или присоединиться к другой. Будучи членом группы, обозначьте свои обязанности и полномочия, например выражаете ли вы собственную позицию (соответственно должности) или кем-то уполномочены выступать.

Определите язык общения. Узкотехнический или разговорный? Это исключительно важно для успеха коммуникации.

8. Будьте активны

Если вы согласились стать частью группы, то активно участвуйте в ее работе. На вас лежит ответственность за успехи и неудачи, поэтому действуйте энергично, вносите свой вклад в общее дело. Если вам нечего предложить, признайте это и передайте слово другим, но не тратьте впустую время членов группы.

9. Имейте свою позицию, но будьте открыты для дискуссии

Придерживаясь собственной точки зрения, не отвергайте разумных доводов других участников и будьте готовы изменить свое мнение. Если вы поменяли позицию, объясните почему. Группа работает эффективно, когда ее участники открыты для новых идей и различных точек зрения.

Обеспечьте каждому возможность высказаться, даже если у вас есть сомнение в разумности доводов. Не навязывайте свои идеи.

Некоторые люди не любят выделяться, хотя имеют собственное, отличное от других, мнение. Постарайтесь узнать его, не давя на человека и не позволяя оказывать давление другим. Противоположный взгляд может стать глотком свежего воздуха, подвигнуть дискуссию в позитивном направлении.

10. Избегайте непроизвольного доминирования

Если лидер всегда первым высказывает свое мнение, это может привести к тому, что остальные:

• с самого начала будут испытывать его излишнее влияние;

• подумают, что выводы уже сделаны, их мнение несущественно, а интересна лишь реакция;

• привыкнут не думать самостоятельно, полагаясь на чужое решение.

11. Боритесь с тенденциями группового конформизма

Групповой конформизм – естественное психологическое явление соглашательства с мнением большинства. Конечно, для достижения согласованного решения без компромисса не обойтись. Но групповой конформизм может привести к ложным допущениям и, как следствие, принятию неверных решений. Попробуйте снизить силу таких настроений. Покажите, что готовы защищать собственную позицию, но лишь до тех пор, пока не услышите убедительных противоположных аргументов, а затем подвергните свои же умозаключения критике. Искренне интересуйтесь другим мнением, старайтесь быть внимательным и активным слушателем.

12. Стремитесь к краткости, простоте и организованности

Говорите медленно, четко, используйте короткие фразы. Логически выстраивайте аргументы. Подумайте, прежде чем что-то сказать, затем изложите мысль и кратко подытожьте. Комментарии должны быть уместными, а аргументы за или против чьей-либо позиции – понятными.

13. Правильно используйте приемы невербальной коммуникации

Применяйте жестикуляцию для усиления ключевых моментов своего сообщения; сопровождайте слова невербальными сигналами, чтобы придать речи эмоциональную окраску. Постоянно поддерживайте зрительный контакт с каждым членом группы. Установите спокойную атмосферу доверия с помощью позитивного, а не угрожающего языка тела. Внимательно следите за невербальными сигналами собеседников. Не давите на других членов группы, не позволяйте себе снисходительного или раздраженного тона, иначе люди просто устранятся от дискуссии.

14. Не ввязывайтесь в споры, сохраняйте спокойствие

Если вы считаете, что группой принято неверное решение, отстаивайте свою позицию, но делайте это спокойно. Стремитесь к согласию, уменьшайте зону разногласий, не теряйте из виду цель.

15. Не допускайте личных выпадов

Взаимоуважение – ключевой вопрос групповой коммуникации. Вы можете всячески критиковать чью-то позицию, в правильности которой сомневаетесь, но не критикуйте самого человека. Следует:

• придерживаться конструктивной критики, например предваряя ее словами поддержки и одобрения;

• не допускать упреков: любые обвинения в ошибках или неудачах, скорее всего, приведут к ослаблению динамики общения.

Пусть члены группы состязаются, отстаивая свои позиции, но помните, что ваша главная задача – обеспечить сотрудничество в поиске общего решения, приемлемого для каждого участника команды.

16. Подведите итоги встречи

Проанализируйте, что вы ожидали от коммуникации и что получили. По итогам встречи, не откладывая, подготовьте письменный отчет «Решение и действие»; размножьте и раздайте копии этого документа участникам, а также тем, кто отсутствовал на брифинге, но интересуется его темой. Однако не публикуйте материалы, если решение не было найдено.