Читать книгу Стратегии лучших b2b продавцов - Александр Юрьевич Иванов - Страница 4

При продаже корпоративным клиентам есть еще одно препятствие, которое зачастую становится непреодолимым, если не знать о нем и не понимать, как с ним справиться.

Вы наверно слышали такое правило: чем крупнее компания, тем больше в ней регламентов и формальных процедур.

Возьмем две крайние противоположности, показывающие разный уровень бюрократии и вообще процессов в компаниях.

Крохотная компания, скажем, интернет-магазин, занимающая комнату площадью 50 кв. м. В штате пять человек: директор, бухгалтер, продавец, сотрудник закупки и водитель. Они находятся в одном помещении, и все, что нужно для выполнения заказа, – продавцу написать на клочке бумаги название товара и адрес доставки и передать записку соседу. Закупщик быстро обзвонит поставщиков, узнает цену, водитель возьмет наличные, купит и отвезет товар по адресу доставки. Из инструментов управления – записные книжки и стикеры на мониторе.

А теперь представим себе интернет-магазин с двумя тысячами сотрудников и выручкой 200-300 млн. долларов в год.

Чтобы в этой компании выполнить простое действие, к примеру, ввести в номенклатуру новый товар, нужно выполнить очень много шагов. Должна быть составлена заявка, которая обойдет все подразделения компании, собирая необходимое количество подписей руководителей. При этом отдел маркетинга проводит исследование и выносит свое заключение, финансовый отдел оценивает доходы и расходы, административный отдел корректирует структуру компании, вводя новые должности, отдел персонала готовит обучающий материал и нанимает необходимых сотрудников, отдел закупки проводит тендер среди поставщиков и т.д. и т.п.

Простое, казалось бы, действие в крупной компании сопровождается вихрем бумаг – служебные записки, листы согласования, отчеты, графики и т.п.

Если в ней не будет жестких регламентов и процедур, компания погрузится в хаос и неразбериху, что приведет не только к ошибкам, но и откроет доступ к злоупотреблениям сотрудников. Поэтому любые изменения и новшества внедряются долго и сложно.

А теперь посмотрим на процедуру проведения в крупной компании тендера на закупку. В качестве примера возьмем приобретение нескольких больших копировальных аппаратов.

Начинается все с заявки на модернизацию парка копиров, которая приходит от IT-отдела, все больше времени тратящего на ремонт старых аппаратов.

Заявка рассматривается несколькими руководителями и получает движение.

Финансовый отдел отправляет запрос в отдел, занимающийся организацией и проведением тендеров, для получения примерного бюджета закупки. Это сопровождается перепиской между отделами для согласования технического задания.

Тендерный отдел совместно с IT-отделом приступает к подготовке технического задания на тендер. Подготавливаются требования к участникам и критерии участия.

После всех согласований объявляется тендер.

Выполняется рассылка претендентам приглашений на тендер с предложением заполнить предквалификационную анкету.

Заполненные анкеты рассматриваются в тендерном отделе, отсеиваются те, кто не соответствует обозначенным критериям. Оставшиеся анкеты отправляются в службу безопасности для проверки благонадежности компаний.

Завершив предквалификацию, выбранные компании получают тендерное задание и таблицу для заполнения.

Существует вечная проблема любых тендеров, которая хоть и описана во множестве статей в деловых журналах, но тем не менее с завидной регулярностью приносит неприятности организаторам тендеров: как создать условия для легкого и корректного сравнения и проверки предложений. Ведь у каждого претендента свой взгляд на предмет тендера, на способ решения задачи. И получив предложения с разным наполнением, с огромным разбросом цен, заказчик оказывается перед сложным выбором. Как выбрать между тем, что сравнить нельзя?

Чтобы упростить выбор, тендерный отдел должен подготовить форму таблицы для заполнения поставщиками. Поставщику запрещено вносить какие-либо изменения в таблицу, он может лишь проставить цены в конкретных полях.

Получив таблицу, поставщики заполняют ее и подают на рассмотрение в тендерный отдел.

Сотрудники тендерного отдела готовят итоговую таблицу, в которой указаны все поставщики, принимающие участие в конкурсе, а также их цены, сроки и прочие условия. Тендерная таблица должна быть простой и понятной, чтобы с одного взгляда можно было определить весь расклад сил.

Но, как обычно, не все так просто в этом мире.

К примеру, часто в техническом задании указаны модели или характеристики закупаемого оборудования, которое уже устарело, снято с производства и т.п.

Поставщики, зная линейки оборудования, предлагают альтернативные варианты, чтобы обеспечить за те же деньги лучшие характеристики.

Иногда поставщики не имеют возможности предложить все позиции в таблице, некоторые ячейки остаются пустыми, сравнить цифры в графе "итого" становится сложнее.

Зачастую поставщики обращают внимание на ошибки или упущения в техническом задании, к примеру, если не указаны какие-то важные аксессуары или проигнорированы необходимые опции.

И тендерная таблица начинает "плыть" – появляются примечания, альтернативные предложения, корректировки и прочее.

И чем сложнее таблица, тем труднее сделать выбор с помощью простого математического сравнения итоговых цифр. Нужно анализировать, запрашивать новую информацию и т.п.

Для чего я так подробно описываю этот процесс?

Вы должны его понимать досконально, ведь в противном случае вы можете не дойти до конечного этапа тендера, даже не заметив, как оказались за его бортом.

Причиной провала порой становятся как раз те самые технические нюансы тендера.

Я не раз сталкивался с тендерами, в которых один из претендентов был уверен в своей победе, поскольку имел связи с руководителем компании-заказчика. Мы опустим тему "откатов", как не модную и постыдную, а представим, что они просто хорошо знакомы, доверяют друг другу и хотят работать вместе.

Поставщик, уверенный в поддержке товарища, относится к процедуре тендера без должного внимания, поэтому его шансы на подписание контракта не так велики, как он надеется.

Я несколько раз слышал от разных бизнесменов: "Основные решения в компании принимаются на уровне среднего звена, а не высшего". Можно привести десятки примеров верности этого утверждения.

Что же ждет нашего самоуверенного участника тендера? Какие "ловушки" на пути к победе могут его ожидать? Что не даст ему выиграть, несмотря на связи?

Когда объявляется конкурс, сотрудники тендерного комитета рассылают приглашение по своему списку потенциальных поставщиков. Зачастую нужно приложить немало труда, чтобы попасть в него, но оказавшись в списке, вы становитесь постоянным получателем подобных приглашений. Если наш претендент, приближенный к руководителю, не фигурирует в этом списке, то о нем могут просто забыть. Вряд ли руководитель будет держать руку на пульсе всех тендеров, и проявлять особое внимание к одному из них. Но пусть в этот раз претенденту повезет, и он получит приглашение в самый последний момент.

Следующим шагом является заполнение квалификационной анкеты, которая предназначена для того, чтобы не допускать к тендерной процедуре недостаточно опытные или неблагонадежные компании. В анкете указываются реквизиты компании, к ней прилагаются учредительные документы, справки, свидетельства, а также доказательства большого опыта компании, рекомендательные письма и т.п. Поскольку анкеты проверяет служба безопасности, то отнестись к ее заполнению нужно очень внимательно. Можно оказаться за бортом тендера, не предоставив, к примеру, актуальную выписку из налоговой инспекции. У нашего претендента было совсем мало времени на заполнение бумаг, но друг помогает преодолеть заслон службы безопасности.

Следующий шаг – и самый трудоемкий – заполнение формы коммерческого предложения. Опытные специалисты по тендерной работе готовят очень подробные унифицированные таблицы, которые все претенденты должны заполнить, не внося никаких изменений. Считаем, что наш претендент справился и с этой задачей, вовремя отправив свое коммерческое предложение. Теперь он успокоился, ведь вся "бюрократия" закончена и осталось только дождаться положительного решения тендерного комитета, а вслед за этим – подписания контракта.

Однако в действительности только в этот момент начинается сам тендер, и именно сейчас нужно сконцентрировать силы и умения для борьбы. Если претендент пустил все на самотек, то он не будет отслеживать, как проходит тендерный процесс. Между тем тендерный отдел проводит первое сравнение предложений и обращается к претендентам с просьбой предложить альтернативные варианты оборудования или материалов. Я думаю, что не ошибусь, если скажу, что в трети случаев в процессе тендера состав итоговой таблицы значительно отличается от ее первоначального варианта. Но наш претендент не прислушивается к запросам тендерного комитета.

Также он не реагирует на просьбу тендерного комитета убрать или добавить опции к поставке. Сотрудники тендерного отдела все больше недовольны этим участником тендера, игнорирующим их просьбы в то время, как другие поставщики внимательно отрабатывают заявки, проводят технические консультации, рассказывают и показывают новинки рынка, общаются с IT-отделом, предлагая безболезненный способ перейти на новое оборудование и т.п.

В результате, когда приходит время итогового заседания тендерной комиссии, на стол ложатся таблицы с замечаниями, альтернативными предложениями и корректировками, и становится очевидно, что ожидаемый лидер тендера стал аутсайдером! Ведь конкуренты предложили за меньшие суммы приобрести более современное, надежное оборудование с дополнительными возможностями и т.п. Тендерный отдел рекомендует другого поставщика, который отработал тендер на 100%, IT-отдел с готовностью подтверждает возможность перейти на новое оборудование, финансовый отдел видит экономию, и даже большой начальник не пойдет против мнения всей своей компании.

Друг начальника проигрывает тендер.

Почему это произошло?

Да просто потому, что в любом тендере большую роль играют технические факторы, за которые отвечают сотрудники нижнего ранга, и нельзя не придавать бюрократической рутине должной значимости.

Секретарь может не отправить вам письмо или заявку. Сметчик не укажет вам на опечатку в таблице. Рядовой сотрудник тендерного отдела не организует встречу с IT-отделом. Вам никто не скажет о том, что в итоговой таблице вы выглядите хуже других и чтобы вырваться в лидеры, нужно всего лишь немного откорректировать ваше предложение. Клерк из финансовой службы не попросит исправить анкету и т.д. и т.п.

Эти рядовые сотрудники чрезвычайно важны.

Они – те самые факторы, которые могут помочь вам победить, а могут создать такие неприятности, что вам придется потратить очень много сил на исправление ситуации.

Проигнорируйте просьбу помощника начальника тендерного отдела, спустя рукава обработайте запрос инженера технического департамента, не придите на консультации с тендерным отделом – и вскоре вы лишитесь внимания от этих, оказывается, очень значимых для вас людей.

И можете быть уверены, по вашим пятам всегда идет более расторопный, вежливый и надежный подрядчик, с каждой вашей ошибкой приближающийся к победе, на которую рассчитывали вы.

Поэтому никогда не сбрасывайте со счетов технические факторы.

Вы должны быть идеальным партнером для всех служб, имеющих отношение к тендерной процедуре. Тем более, если они знают, что вас "прислали сверху". Чем выше у вас покровитель, тем более внимательно вы должны отрабатывать тендер. Вам нужно быть лучшим из лучших, чтобы сотрудники всех отделов думали: "Не зря руководитель советует нам их, это действительно профессиональная компания".

В этом и есть одна из особенностей корпораций: даже рядовые сотрудники могут при желании чрезвычайно усложнить вашу жизнь – до такой степени, что вы проиграете тендер, даже имея покровителя.