Читать книгу Как снять усталость на работе: выжить и преуспеть - Андрей Попов - Страница 3

Рад, что вы снова здесь. Сегодня разберем кое-что важное – то, что вы считаете своим преимуществом, на самом деле крадет ваши силы.

Вот знакомая картина. Сидите за компьютером, открыто пятнадцать вкладок. В одной – рабочий документ. В другой – почта. В третьей – мессенджер. Телефон рядом, периодически вибрирует. Параллельно думаете о встрече через час и о том, что забыли купить молоко.

Чувствуете себя занятым и продуктивным? А к вечеру – выжатым как лимон, хотя вроде ничего особенного не сделали?

Это не совпадение. Это цена, которую вы платите за так называемую многозадачность. И сейчас объясню, почему эта цена слишком высока.

Миф разрушен: мозг физически не способен делать 2 дела одновременно

Сам раньше так думал – что умение делать несколько дел сразу это круто. Признак эффективности. Чуть ли не суперсила в современном мире.

Оказалось – полная ерунда.

Мозг человека устроен иначе. Он не может обрабатывать две сложные задачи параллельно. Физически не может – такова его архитектура. Когда вам кажется, что вы делаете два дела одновременно, на самом деле мозг быстро переключается между ними. Туда-сюда, туда-сюда.

Это как жонглировать мячиками. Вы не держите их все в воздухе одновременно. Вы подбрасываете один, ловите другой, подбрасываете третий. Очень быстро, но по очереди.

Проблема в том, что каждое такое переключение стоит энергии. И немалой. Мозг тратит ресурсы на то, чтобы «выгрузить» одну задачу из рабочей памяти и «загрузить» другую. Как компьютер, который постоянно сохраняет и открывает файлы.

Честно говоря, единственное исключение – автоматические действия. Можно идти и разговаривать. Можно слушать музыку и мыть посуду. Потому что одно из действий не требует сознательного внимания.

Но писать отчет и отвечать на сообщения? Слушать совещание и проверять почту? Это два процесса, требующих активного мышления. Они конкурируют за одни и те же ресурсы мозга. И оба страдают.

Результат – вы делаете обе задачи хуже, чем могли бы. И устаете втрое быстрее.

Переключение контекста: 23 минуты, которые вы теряете каждый раз

А теперь про конкретные цифры. Они впечатляют.

Когда вы отвлекаетесь от задачи – на сообщение, звонок, вопрос коллеги – мозгу нужно время, чтобы вернуться к прежней работе. Не секунды. Минуты.

В среднем – около двадцати трех минут. Именно столько требуется, чтобы снова полностью погрузиться в сложную задачу после отвлечения.

Знаете что это значит? Если вас отвлекают три раза в час – а это еще оптимистичная оценка для большинства офисов – вы физически не успеваете сосредоточиться. Работаете весь день на поверхности, не погружаясь глубоко ни во что.

Вот почему к вечеру чувство, что крутились как белка в колесе, а результат нулевой. Потому что и правда – нулевой. Время ушло на бесконечные переключения.

И это не только про внешние отвлечения. Когда вы сами решаете проверить почту «на секундочку» – эффект тот же. Мозг выныривает из задачи, переключается на почту, потом должен нырнуть обратно. Двадцать три минуты на восстановление.

Посчитайте на калькуляторе. Десять проверок почты в день – это почти четыре часа потерянного времени. Только на переключение! Не на саму почту – на то, чтобы после нее вернуться к работе.

Страшно, правда? Но есть и хорошая новость. Понимание этого механизма – первый шаг к тому, чтобы его обмануть.

Эффект Зейгарник: почему незавершенные задачи высасывают силы

Вот тут многие ошибаются. Думают – начну много дел, постепенно все доделаю. А на практике тонут в хаосе и усталости.

Дело в одном интересном феномене. Мозг лучше помнит незавершенные дела, чем завершенные. И не просто помнит – постоянно о них думает. Фоном, на заднем плане сознания.

Это называется эффект незавершенного действия. Каждая начатая и брошенная задача занимает кусочек вашей оперативной памяти. Как программа, работающая в фоновом режиме. Вы ее не видите, но она жрет ресурсы.

Практический смысл такой. Чем больше у вас открытых задач – тем меньше умственной энергии остается на текущую работу. Мозг параллельно отслеживает все незавершенное. И устает от этого.

Вот почему бывает тяжело отдыхать в выходные. Лежите на диване, а голова крутит рабочие задачи. Не потому что вы трудоголик. А потому что мозг автоматически возвращается к незакрытым делам.

Как снять эту нагрузку? Два способа.

Первый – доводить задачи до конца. Хотя бы до логической точки. Не бросать на середине.

Второй – если не можете закончить сейчас, записать следующий конкретный шаг. Мозг успокаивается, когда видит, что дело не забыто. Что есть план. И отпускает задачу из фонового режима.

Как снять усталость на работе, закрыв всего 3 вкладки

Теперь практика. Простое действие, которое можно сделать прямо сейчас.

Посмотрите на свой браузер. Сколько вкладок открыто? У большинства – от десяти до пятидесяти. Иногда так много, что названия не видны, только иконки сайтов.

Каждая открытая вкладка – это незавершенное дело. Мозг держит ее в памяти. «Надо прочитать эту статью». «Надо вернуться к этому товару». «Надо ответить в этой переписке».

Закройте три вкладки прямо сейчас. Любые три, которые точно не нужны для текущей задачи.

Если страшно потерять информацию – сохраните ссылки в закладки или текстовый файл. Но закройте вкладки. Освободите мозг от необходимости их отслеживать.

Почувствовали облегчение? Это не самовнушение. Это реальное снижение когнитивной нагрузки.

Идеально для работы – не больше пяти-семи вкладок. Только то, что непосредственно относится к текущей задаче. Все остальное – закрываем, записываем, убираем с глаз.

И про смартфон то же самое. Закройте фоновые приложения. Выключите уведомления от всего, кроме действительно важного. Каждое всплывающее окно – это отвлечение и потеря тех самых двадцати трех минут.

Мелочь? Может быть. Но из мелочей складывается огромная разница к концу дня.

Метод «одной задачи»: секрет успешных людей, о котором они молчат

Кстати, забавный факт. Самые успешные люди – не чемпионы по многозадачности. Наоборот.

Они умеют фокусироваться на одном деле с такой интенсивностью, которая большинству недоступна. Отключают все отвлечения. Уходят в режим глубокой работы. И за час делают больше, чем обычный человек за целый день.

Это не врожденный талант. Это навык, который можно развить.

Начинается с простого решения: делать только одно дело в единицу времени. Не одно главное и три побочных. Одно. Точка.

На практике это выглядит так. Вы садитесь за задачу. Убираете телефон. Закрываете почту и мессенджеры. Остается только рабочее окно. И работаете, пока не закончите или пока не прозвенит таймер.

Звучит просто? Попробуйте продержаться хотя бы двадцать минут без единого отвлечения. Для большинства это вызов. Рука сама тянется к телефону. Глаза – к иконке почты.

Но если выработать эту привычку – результаты поразительные. Задачи, на которые раньше уходил час, делаются за двадцать минут. Потому что все двадцать минут вы реально работаете, а не переключаетесь.

И усталость меньше. Потому что мозг работает в своем естественном режиме – последовательно, а не рваными кусками.

Пакетирование: техника, которая освобождает 2 часа в день

А вот про это мало кто знает. Называется группировка однотипных задач. Или пакетирование – кому как удобнее.

Идея простая. Однотипные дела делаем вместе, одним блоком. Не размазываем по всему дню.

Например, почта. Большинство проверяет ее постоянно. Пришло письмо – сразу читаем, отвечаем. В итоге весь день состоит из мелких прерываний.

Альтернатива – три временных окна для почты. Утром, в обед, вечером. По двадцать-тридцать минут. В остальное время почта закрыта. Уведомления выключены.

Что это дает? Во-первых, вы отвечаете быстрее и качественнее. Потому что в режиме почты, голова настроена на почту. Не надо переключаться.

Во-вторых, остальное время – действительно свободно для глубокой работы. Без прерываний.

То же самое со звонками. С совещаниями. С административными делами.

Попробуйте собрать все звонки в один блок после обеда. Все мелкие дела – в один утренний час. Все совещания – во вторник и четверг, а остальные дни оставить для концентрированной работы.

Это не всегда возможно полностью. Но даже частичное пакетирование экономит кучу времени и сил. Два часа в день – не преувеличение. Именно столько у большинства уходит на бессмысленные переключения между разнотипными делами.

Правило двух минут, которое изменит ваши утра

Но есть задачи, которые откладывать не стоит. Совсем мелкие. На которые уходит меньше двух минут.

Вот тут работает обратное правило. Если дело можно сделать за две минуты – делайте сразу. Прямо сейчас. Без записи в список, без планирования на потом.

Почему? Потому что записать, запомнить и потом вернуться – займет больше времени, чем просто сделать.

Пришло письмо, требующее ответа «да» или «нет» – отвечаете сразу. Надо позвонить и уточнить одну деталь – звоните. Нужно переложить бумагу из одной папки в другую – делаете.

Это освобождает голову от мелочей. Они не накапливаются, не забиваются в ваш мысленный «список дел». Просто исчезают.

Важное уточнение – только если действительно две минуты или меньше. Если задача выглядит мелкой, но потянет на десять минут – записывайте на потом. Иначе весь день уйдет на «мелочи».

И особенно хорошо это правило работает утром. Первый час после прихода на работу многие тратят на раскачку. Проверяют почту, читают новости, пьют кофе.

Вместо этого – пройдитесь по накопившимся мелочам. Быстро, одну за другой. За двадцать минут можно закрыть десять-пятнадцать мелких дел. И войти в рабочий ритм с чувством, что уже много успели.

Почему списки дел не работают (и что работает вместо них)

Честно говоря, классические списки дел – это ловушка. Сам годами вел такие списки. И годами чувствовал себя неудачником, глядя на незачеркнутые пункты.

Проблема списков – они не учитывают время. Вы записываете пятнадцать задач на день. Каждая кажется важной. В итоге успеваете три, а двенадцать переносятся на завтра.

И так каждый день. Список растет, мотивация падает, чувство вины нарастает.

Что работает лучше? Привязка задач к конкретному времени. Не просто «сделать отчет», а «с 10 до 12 – отчет». Не просто «позвонить клиенту», а «15:00 – звонок клиенту».

Это называется блокирование времени. Вы берете календарь и расставляете задачи как встречи. С конкретным началом и концом.

И сразу видите правду. Что в сутках ограниченное количество часов. Что физически невозможно сделать все. И приходится выбирать.

Это больно, но полезно. Лучше осознанно отложить пять задач, чем весь день дергаться и ни одну не довести до конца.

Плюс такой системы – легче начать. Когда в календаре написано «10:00 – отчет», вы просто открываете документ и работаете. Не тратите время на решение «а что бы сейчас поделать».

Попробуйте на этой неделе. Каждый вечер на пять минут – расставьте завтрашние задачи по времени. Увидите разницу уже через пару дней.

Матрица приоритетов: 4 квадрата, которые спасут ваш день

Но как выбрать, что делать первым? Тут поможет простая схема из четырех квадратов.

Рисуете крест, получается четыре области. По горизонтали – срочность: срочно или не срочно. По вертикали – важность: важно или не важно.

Первый квадрат: срочно и важно. Горящие дедлайны, кризисы, неотложные проблемы. Это делаем в первую очередь, тут вопросов нет.

Второй квадрат: важно, но не срочно. Стратегические задачи, развитие, профилактика проблем. Это самое ценное! Но именно это обычно откладываем, потому что не горит.

Третий квадрат: срочно, но не важно. Чужие запросы, многие письма и звонки, прерывания. Создает ощущение занятости, но не двигает вас вперед. Надо минимизировать или делегировать.

Четвертый квадрат: не срочно и не важно. Бессмысленное листание ленты, сплетни, ненужные совещания. Надо исключать безжалостно.

Вот тут многие ошибаются. Весь день тратят на третий квадрат – срочное, но не важное. Отвечают на все запросы, тушат мелкие пожары. А до второго квадрата руки не доходят никогда.

Результат – вы постоянно заняты, но ничего важного не успеваете. И удивляетесь, почему жизнь не меняется.

Рецепт простой. Каждый день – хотя бы час на второй квадрат. Важное, но не горящее. Защитите это время от всего остального. Именно здесь происходит реальный прогресс.

Техника «закрытого часа»: как внедрить без конфликта с боссом

Легко сказать – работайте без отвлечений. А как это сделать, если коллеги постоянно дергают? Если руководитель ждет немедленных ответов? Если в компании принято быть на связи всегда?

Вот практичный подход. Называется «закрытый час» или «золотой час».

Суть такая. Вы выбираете один час в день, когда недоступны для всех. Не отвечаете на сообщения, не берете трубку, не реагируете на запросы. Этот час – для глубокой работы над важной задачей.

Но делаете это официально и предсказуемо. Говорите коллегам: с девяти до десяти у меня час концентрации. После десяти – полностью ваш. Это не саботаж и не высокомерие. Это инвестиция в качество работы.

Большинство руководителей это понимают. Особенно если объяснить конкретно – какую задачу делаете в этот час, какой результат получите.

Если в вашей компании такое невозможно в явном виде – используйте скрытые приемы. Приходите на час раньше, пока офис пустой. Или бронируйте переговорку «для звонка» и работайте там в тишине.

Суть не в том, чтобы получить официальное разрешение. Суть в том, чтобы выкроить хотя бы один защищенный час. Результаты этого часа покажут вашу ценность лучше любых слов.

И еще один момент. Закрытый час требует подготовки. Заранее решите – какую именно задачу будете делать. Иначе потратите час на выбор и раскачку.

Эксперимент на неделю: план перехода к монозадачности

Все это звучит разумно, но как начать? Вот конкретный план на семь дней. Каждый день – одно небольшое изменение.

День первый. Посчитайте отвлечения. Поставьте на стол лист бумаги и черточку каждый раз, когда отвлеклись – сами или вас дернули. В конце дня посмотрите на число. Это ваша точка отсчета.

День второй. Закройте лишние вкладки. Оставьте только те, что нужны для текущей работы. Закладки – пожалуйста, но вкладки – не больше семи.

День третий. Введите три окна для почты. Утро, обед, вечер. Между ними – почтовый клиент закрыт, уведомления выключены. Первые часы будет некомфортно, потом привыкнете.

День четвертый. Попробуйте метод одной задачи. Выберите одну важную задачу и работайте над ней двадцать пять минут без перерыва. Таймер обязателен. Телефон – в ящик стола.

День пятый. Вечером распланируйте завтра. Каждую задачу – в конкретный временной слот. Посмотрите на картину дня целиком.

День шестой. Объявите один закрытый час. Предупредите коллег, выключите все, поработайте на сложной задачей. Оцените результат.

День седьмой. Подведите итоги. Снова посчитайте отвлечения. Сравните с первым днем. Спросите себя – как изменилось самочувствие к вечеру?

Если честно выполните этот план – увидите разницу. И захотите продолжать.

Не надо менять все сразу. Достаточно одной новой привычки в неделю. Через месяц ваш рабочий день будет выглядеть совсем иначе.

Меньше суеты. Больше результата. И – приятный бонус – вечером останутся силы на жизнь.

Потому что энергия, которую вы раньше сливали в бесконечные переключения, теперь будет работать на вас.