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„Kürzlich mailte mir einer ganz erstaunt: „Ach, Sie gibt es wirklich?““

Wolfgang J. Reus; deutscher Journalist, Satiriker, Aphoristiker und Lyriker

Wer kennt sie nicht, die E-Mail Flut im Arbeitsalltag? Wer früher zwei bis drei Brief pro Tag bekam, bekommt heute 200 bis 300 E-Mails. Das folgende Kapitel soll helfen, das Medium E-Mail sinnvoll zu nutzen und auch Alternativen aufzuzeigen.

6.1 E-Mail Checkliste

Empfänger

Wenn man nicht möchte, dass die Adressaten in den ersten beiden Feldern (AN und CC) erfahren, dass die Nachricht noch an weitere Personen geht, setzt man diese in die BCC-Zeile (Blind Carbon Copy, Blindkopie).

Betreff

• So einfach und aussagekräftig wie möglich! Auch Nicht-Spezialisten müssen sofort erkennen können, um was es geht. Also möglichst keine Abkürzungen und technische Fachwörter.

• Keine endlosen Präfix-Ketten! Beispielsweise: Re: AW, Re(2), AW, AW, …

• Nicht mehr als 50 Zeichen

• Schlüsselworte nach vorne

• Möglichst personalisiert (Name, Firma, Ortsname, …). So fällt man in der heutigen E-Mail Flut etwas mehr auf. Beispielsweise: „Der aktuelle Projektverlauf, Frau Maier“ oder „Angebot für Firma XY“. Das Ganze aber nur, wenn es auch passend ist!

Anrede und Grußformel

Auch hier gilt es, möglichst persönlich zu schreiben und die üblichen Floskeln ("Sehr geehrter …") zu vermeiden:

- Personalpronomen SIE: Guten Morgen / Guten Tag / Einen wunderschönen guten Tag / Grüß Sie / Sehr geehrte; liebe Frau XY / …

- Personalpronomen DU: Hallo / Servus / Grüß dich / Mahlzeit / Grüß Gott / …

Einleitung

• Mit etwas Positivem beginnen

• Nicht mit „ich“ beginnen

• Zügig auf die neue Information kommen. Keine Wiederholung von Altbekanntem.

• Altmodische Schreibweisen wie „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“ vermeiden

Hauptteil

• Einfache, kurze und prägnant Sätze -> Zehn bis zwölf Wörter pro Satz / nur einen Gedanken pro Satz / wenig Nebensätze

• Sätze aktiv formulieren. Das erweckt den Eindruck, dass es schon „läuft“. Also anstatt „Das fehlende Teil wird Ihnen zugeschickt“, lieber „Das fehlende Teil erhalten Sie in den nächsten Tagen“ schreiben

• Positive Begriffe verwenden. Beispielsweise „Herzlich“, „Schön“, „Gern“, „Freundlich“, …

• E-Mail auf dem Wissenstand des Empfängers versenden

• Absätze einbauen

Mit der TMP-Methode können Fakten analysiert und verständlich wiedergegeben werden (Besonders bei technischen Angelegenheiten):

T = Was ist das technische Problem? Wie kann geholfen werden?

M = Welches Bedürfnis hat der Mensch (Beziehungsebene)?

P = In welchem Zusammenhang befindet sich das Problem? So kann die Priorität ermittelt werden.

Schluss

• Die bisherigen Aussagen nochmals zusammenfassen

• Handlungsempfehlung / Handlungsaufforderung

• Mit etwas Positivem abschließen

Standardsätze für den Schluss:

- Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Hilfe benötigen

- Sollte noch etwas sein, können Sie sich gerne wieder bei mir melden

- Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte

- Über eine Rückmeldung würde ich mich sehr freuen

- Zögern Sie nicht, mich wieder zu kontaktieren, wenn Sie weitere Hilfe benötigen

Verabschiedung

Wie bei der Anrede gilt es auch bei der Verabschiedung, möglichst individuell zu sein (Kein „Mit freundlichen Grüßen“).

Beispiele:

• Besten Dank und freundliche Grüße

• Besten Gruß / Beste Grüße

• Einen guten Start in die Woche

• Einen guten Start ins Wochenende

• Einen schönen Feierabend und freundliche Grüße

• Es grüßt Sie bis zum nächsten Mal

• Es grüßt Sie herzlich

• Freundliche Grüße

• Für heute herzliche Grüße!

• Grüße aus dem sonnigen Friedrichshafen

• Herbstliche Grüße aus Stuttgart

• Herzliche Grüße

• Herzliche Grüße, bitte auch an Herrn Müller

• In diesem Sinne beste Grüße

• Mit bestem Gruß / Mit besten Grüßen

• Mit bester Empfehlung

• Mit vielen Grüßen

• Noch eine gute Woche und beste Grüße

• Noch einen erfolgreichen Tag wünscht Ihnen

• Schönen Gruß / Schöne Grüße

• Viele Grüße vom 3. Stock / Werk I / …

• Viele herzliche Grüße!

Nach der DIN 5008 wird die Grußformel immer mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt.

Sonstiges

• Rechtschreibung überprüfen!

• E-Mail zusätzlich auf Englisch?

• Immer mit Signatur!

• Macht es Sinn, die Zufriedenheit abzufragen (Ein paar Stunden später, am nächsten Tag, nächste Woche)?

6.2 Abwesenheitsassistent

Damit während Urlaub oder Krankheit keine wichtigen Nachrichten ins Leere laufen, gibt es sogenannte Abwesenheitsassistenten. Dabei kann eine Standardantwort generiert werden, die jeder E-Mail Sender automatisch erhält. Unter Microsoft Outlook 2010 beispielsweise: Datei > Information > Automatische Antworten

Und so könnte eine Nachricht auf Englisch und auf Deutsch aussehen:

Thank you for your e-mail.

I am currently out of office and will be back on June 11th 20xx.

Your e-mail will not be forwarded.

I will answer your e-mail as soon as possible.

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin momentan nicht im Büro und werde am 11.06.20xx zurück sein.

Ihre E-Mail wird nicht weiter geleitet.

Ihre E-Mail werde ich sobald wie möglich beantworten.

Best regards / Beste Grüße

Christoph Störkle

6.3 Alternativen zur E-Mail

Immer mehr Arbeitnehmer leiden unter Flut von E-Mails. Täglich werden etwa 150 Milliarden E-Mails verschickt. Ein durchschnittlicher Angestellter ist etwa 20 Stunden pro Woche damit beschäftigt, seine E-Mails abzuarbeiten, von denen aber leider nur ein Bruchteil relevant ist. Viele Unternehmen gehen schon dazu über, E-Mail freie Zeiten einzurichten. Deshalb hier einige Alternativen zur klassischen E-Mail:

• Persönlich hingehen bzw. Anruf: Aufgaben, die persönlich kommuniziert werden, werden oft auch schneller abgearbeitet. Solche soziale Interaktionen sind meistens vorteilhafter.

• Instant-Messaging-Dienste (Chat-Programme): Angelegenheiten werden gleich geklärt ohne langes hin und her wie bei der E-Mail. Bei vielen dieser Programme kann auch eine Videokonferenz geschaltet oder der Desktop freigegeben werden. Bekannte Programme sind: Google Talk, Microsoft Lync, Skype, WhatsApp, Yahoo Messenger, ….

• Soziale Netzwerke in Firmen: Funktionieren ähnlich wie die „bekannten“ sozialen Netzwerk. Nur sind diese auf die Anforderungen von Firmen ausgelegt. Beispiele: BlueKiwi, Chatter, Jam, Jive, Yammer, ….

• Cloud oder ein Dokumentenverwaltungssystem: Anstatt E-Mails mit Dateianhängen zu verschicken, werden benötigte Dokumente in einer Cloud (Dropbox, Fabasoft, Google Drive, iCloud, Microsoft OneDrive, …) oder in einem Dokumentenverwaltungssystem (DocuShare, FileNet, Open-Xchange, SharePoint, …) hinterlegt.

• App Ortungsdienste: Hilft den Anwendern bei der Koordinierung.

• Terminfindung oder einfache Online-Umfragen: Diverse Anbieter ermöglichen online die Organisation von Terminen und Umfragen an. Beispielsweise: Doodle, Kulibri, Moreganize, Planiteasy, Terminkoordinator, ….