Читать книгу Praxishandbuch Büro - Christoph Störkle - Страница 9

„Der kommt am weitesten, der anfangs selbst nicht weiß,

wie weit er kommen werde, dafür aber jeden Umstand,

den ihm die Zeit gewährt, nach festen Maßregeln gebraucht.“

Johann Gottfried von Herder; deutscher Dichter, Theologe und Philosoph

Zeitmanagement beschreibt Methoden, mit denen Aufgaben effizienter abgearbeitet werden können. Die bekanntesten Methoden werden folgend vorgestellt.

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

Besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% Aufwand erreicht werden. Die restlichen 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.

4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung

1. Wer braucht dieses Dokument?

• Niemand: Ab in den Papierkorb

• Andere: Entsprechend weiterleiten

• Ich selber: Weiter zu Punkt 2

2. Ist ein bestimmter Termin vorgegeben?

• Ja: Entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen

• Nein: Selber einen Termin setzen und entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen

3. Ist eine Aktion notwendig?

• Nein: Weiter mit Punkt 4

• Ja: Abarbeiten und dann Dokument vernichten bzw. archivieren (Weiter mit Punkt 4)

4. Muss das Dokument archiviert werden bzw. gibt es ein Aufbewahrungsinteresse?

• Nein: Ab in den Papierkorb

• Ja: Archivieren, am besten mit Fristvermerk (Weiter mit Punkt 5)

5. Wie soll das Dokument archiviert werden?

• Gibt es eine bestimmte Person, die Dokumente archiviert? Entsprechend weiterleiten.

• Genügt es, die Quelle des Dokuments zu notieren, um es eventuell wiederbeschaffen zu können?

• Ist der Aufwand zur Archivierung größer als der Verlust der Informationen?

4.3 Eisenhower-Prinzip

Abarbeitung mithilfe der „Eisenhower-Regel“ bzw. des „Eisenhower-Prinzips“ (Namensgebende ist der US-Präsident Dwight D. Eisenhower). Dieses Prinzip ist aus der ABC-Analyse entstanden.

Kategorie A: Diese Aufgaben sollte man selbst und schnellstmöglich erledigen.

Kategorie B: Einen Zeitpunkt für die Bearbeitung festlegen. Wird so dann zu Kategorie A.

Kategorie C: Nach Möglichkeit delegieren. Möglichst wenig Zeit darauf verwenden.

Kategorie D: Direkt aussortieren bzw. nicht beachten. Vielleicht delegieren.

4.4 ALPEN-Methode

Aufgabe zusammenstellen (Plan / Struktur erstellen, Wichtiges zuerst)

Länge der Tätigkeit schätzen (konzentriertes Arbeiten, Störungen unterbinden)

Pufferzeiten reservieren (Nur etwa 60% der Zeit verplanen -> 20% Zeitfresser, 20% spontane / kreative / soziale Aktivitäten)

Entscheidungen treffen (Priorisierung/Kürzungen/Delegieren der Aufgaben)

Notizen ins Zeitplanbuch / Nachbereitung

4.5 Kiesel-Prinzip

Hierbei symbolisieren Kieselsteine die verschiedenen Aufgaben - je nach Dringlichkeit. Große Steine sind die wichtigen Aufgaben, kleine Kieselsteine sind die weniger wichtigen Aufgaben. Zuerst werden die wichtigen Aufgaben abgearbeitet. Die weniger wichtigen Aufgaben passen dann wie bei einem Gefäß, das mit großen und kleinen Steinen aufgefüllt werden soll, zwischen die Hohlräume.