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Die interne Aufklärung/Untersuchung (Investigation) verfolgt das Ziel, Verstöße und ihre Ursachen vollumfänglich aufzuklären sowie die dafür verantwortlichen Personen zu identifizieren. Das sofortige Einleiten einer eigenen Internal Investigation ist aus mehreren Gründen angeraten: Neben dem Aspekt der Kontrolle, der Schadensbegrenzung und des positiv gewerteten pro-aktiven Verhaltens geht es darum, Anfragen durch Aufsichtsbehörden zeitnah und professionell mit aufbereiteten Ergebnissen zu beantworten und damit regulatorische Untersuchungen hinsichtlich Inhalt und Dauer zu steuern.

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Untersuchungen erweisen sich häufig als komplex. Voreiliges sowie unstrukturiertes Vorgehen gefährdet vielfach den gesamten Ermittlungserfolg, da die Beteiligten hierdurch in die Lage versetzt werden, Beweise zu vernichten oder Mittäter zu informieren. Im Fall einer „Compliance-Krise“ (vgl. dazu 22. Kap.) kommt es darauf an schnell, diskret und entschlossen vorzugehen. Es müssen möglicherweise Autorisierungskonzepte umgehend überarbeitet, Konten gesperrt, große Datenmengen gesammelt und analysiert sowie gerichtsverwertbare Beweise dokumentiert werden. Daher sollte die Internal Investigation wie bereits dargestellt durch einen unabhängigen Untersuchungsausschuss koordiniert und gegebenenfalls mit Unterstützung externer forensicher Sachverständiger erfolgen.

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Zur Bewältigung der Untersuchung als auch der sich anschließenden Aufarbeitung (Remediation) ist ein strukturiertes Vorgehen (Untersuchungskonzept) notwendig, das mit einer gründlichen und objektiven Untersuchung der zugrunde liegenden Sachverhalte/Vorfälle (Cases) beginnt.

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Das Untersuchungsmandat sollte bei einem „Compliance-Vorfall“ vom Vorstand des Unternehmens (als Lenkungs- und Steuerungsorgan) im Einvernehmen mit dem Prüfungsausschuss des Unternehmens (als Aufsichts- und Kontrollorgan) erteilt werden, wenn es sich um Vorgänge von einiger Bedeutung für das Unternehmen handelt. Ist im Unternehmen eine unabhängige Compliance-Funktion bereits eingerichtet, sind in der Regel bereits Fallermittlungsprozesse installiert, so dass eine Einschaltung des Prüfungsausschusses außerhalb der Regelberichterstattung dann notwendig wird, wenn sich ein begründeter Verdacht gegen Mitglieder des Managements richtet. [1]

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Um einen optimalen Untersuchungsablauf zu gewährleisten, sollten der Zweck der Internal Investigation, daraus folgende klare Untersuchungsziele und die damit verbundenen Ermittlungsschritte definiert werden. Die Projektplanung hat ferner zu berücksichtigen, dass die Untersuchung möglicherweise länderübergreifend stattfindet und somit unterschiedliche Rechtsrahmen und kulturelle Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.

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Insbesondere sollte in einem solchen Fall rechtlich geprüft werden, ob und in welcher Weise sichergestellt werden kann, dass weder die Untersuchungsergebnisse noch weitere im Rahmen der Untersuchung gewonnene Erkenntnisse zukünftig im Falle von Gerichtsverfahren offen gelegt werden (siehe Rn. 32). Dies ist insbesondere für Verfahren und Sammelklagen im angelsächsischen Raum relevant. Hier kann es erforderlich sein, die Untersuchungsergebnisse durch die Beauftragung einer externen Rechtsanwaltskanzlei privilegiert und vertraulich zu halten.