Читать книгу Цифровая трансформация для директоров и собственников. Часть 2. Системный подход - Джимшер Бухутьевич Челидзе, Джимшер Челидзе - Страница 5

Помимо организационных структур есть еще одно ключевое направление – бизнес-процессы.

Полный список практически всех подходов к описанию с иллюстрациями, примерами отображения и видео, доступными IT-решениями, представлен по QR-коду и ссылке ниже.

Бизнес-процессы: нотификации и моделирование, что выбрать?

Здесь же я рассмотрю самые распространенные из них, отвечу, кому именно они нужны, покажу, что я наблюдаю в жизни, использую сам, и подведу итог – что важнее: структура или бизнес-процессы?

Понимаю, что всё это может показаться скучным, но в практике я усвоил одно простое правило – нет ничего хуже аргументов «это и так понятно», «это слишком просто». Всегда, когда я встречал такие аргументы, то ничего хорошего это не предвещало. Эти тезисы – предвестники хаоса и бардака, запущенных проблем. Поэтому я выбрал такую структуру: сначала немного общей теории, затем практика и принципы работы.

Основные подходы к описанию бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это определенный алгоритм взаимосвязанных действий людей и ИТ-систем, который направлен на преобразование «сырья» в «продукт» или результат.

Например, бизнес-процесс закупки включает следующие стадии: получение заявки – поиск поставщиков – сбор предложений – поставка материалов – передача заказчику. Но каждый этап также разбивается на отдельные бизнес-процессы. Поэтому надо понимать, что описание бизнес-процессов – практически бесконечная задача, и вам необходимо будет выбрать уровень детализации, на котором скажете «все, хватит». Чем ниже уровень компетенций команды, тем детальнее следует делать описание. Или же надо обучать команду, но тогда расти придется и вам, как руководителю. Умные кадры не потерпят обращения как с дураками.

Условно существует несколько подходов к описанию бизнес-процессов:

– Диаграммы цепочки добавленной ценности (value added chain diagram, VAD)

– SIPOC

– Событийная цепочка процессов (event-driven process chain, EPC)

– BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0)

– Flow Charting (нотации Процесс и Процедура)

– IDEF (Integrated Definition Language)

– UML (Unified Modeling Languages)

– VSM (Value Stream Mapping)

– ARIS

– DFD

Диаграммы цепочки добавленной ценности (VAD)

Подход, который позволяет описать на самом верхнем уровне ключевые направления деятельности компании и подразделений, показать взаимосвязи между ними. Здесь фокус на графическом отображении бизнес-процессов, создающих ценность для клиента.

То есть это некая «мастер-модель», дающая понимание всей команде, как ее работа влияет на компанию в целом.

Правила построения VAD-модели процесса добавленной стоимости:

– Для начала необходимо определить ключевые задачи компании или подразделения, которые характеризуют ее деятельность.

– Далее выстраивается их логическая взаимосвязь.

– Определяются и указываются владелец и подразделение, отвечающие за процесс.

– Указываются главные документы, регулирующие бизнес-процесс.

– Указывается дополнительная информация и необходимые ресурсы для выполнения бизнес-процесса.

– К каждому верхнеуровневому бизнес-процессу прикрепляются ссылки на диаграммы (VAD или EPC) более низкого уровня.

Пример VAD

SIPOC

Подход к описанию бизнес-процессов, являющийся инструментом в бережливом производстве. Название отражает всю суть подхода, который фокусируется на пяти составляющих:

– Supplier (поставщик) – человек или компания, которые поставляют ресурсы для выполнения бизнес-процесса (производство, деньги, материалы, данные);

– Input (вход) – ресурсы для бизнес-процесса: материалы, деньги, производственные мощности, данные);

– Process (процесс) – все те задачи, которые позволяют в результате работы преобразовать сырье в конечный продукт;

– Output (выход) – продукты деятельности бизнес-процесса;

– Customer (заказчик) – получатели услуги, те, кто пользуется продуктом бизнес-процесса.

Бизнес-процесс по SIPOC описывается с конца:

– Определите заказчика бизнес-процесса;

– Опишите итоговый продукт (выход), который нужен заказчику;

– Выделите 5—7 ключевых операций бизнес-процесса;

– Определите необходимые ресурсы (вход) для бизнес-процесса;

– Определите поставщиков этих ресурсов

Ключевое преимущество – скорость описания, возможность выявить лишние шаги, которые не создают ценность. Этот подход чем-то похож на VAD и является верхнеуровневым описанием. Позволяет выявить самые явные потери.

Событийная цепочка процессов (EPC)

Данный подход описывает бизнес-процессы в виде отдельных этапов/шагов процесса и событий, которые инициируют эти шаги, то есть получается структура «событие – функция – событие». Этот метод хорошо подходит для стандартизации бизнес-процессов и анализа потока документов и необходимой информации в рамках всего бизнес-процесса.

Основные элементы описания:

– Событие – то, что создает необходимость действия.

– Функция – это действие для получения нужного результата, в ответ на событие.

– Исполнители – те, кто реализуют функцию, в том числе утверждают, согласовывают и т. д.

– Ресурсы – это все то, что необходимо для реализации функции: деньги, информационные системы или отдельные модули, документы, операционные риски.

В отличие от предыдущего подхода, где начало было слева и финиш справа, здесь все стартует сверху и идет вниз.

Алгоритм описания:

– Определяем, что у нас есть и чего мы хотим – граничные события.

– Описываем промежуточные события, которые есть внутри этого процесса и какие необходимо выполнить задачи / реализовать функции.

– Добавляем всю необходимую информацию об исполнителях и ресурсах.

– Анализ полноты и качества схемы, учитывает ли она все вариации и подпроцессы. При необходимости делаем дополнительные схемы для подпроцессов. Однако тут я рекомендую всегда помнить правило из первой книги – одна схема, один лист или экран.

Плюс подхода – возможность потом создать понятный регламент в виде текста или таблицы. Эта нотация довольно распространена, особенно в крупных организациях, так как с одной стороны стандартизует описание, а с другой – достаточно гибкая. Например, ее часто используют для настройки ERP-систем.

BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0)

BPMN – на сегодня некий стандарт де-факто в описании бизнес-процессов с широким набором графических элементов для моделирования. Если для рядовых пользователей и руководителей это не самый удобный подход, то для бизнес-аналитиков это обязательный инструмент: описать в рамках этого подхода довольно большой процесс на одном листе будет трудно, кроме того, подход довольно строг, однако здесь более высокая детализация и легче выявить локальные ошибки.

Пример описания в этой нотации ниже.

Пример самой распространенной нотации (BPMN 2.0)

Что я наблюдаю в жизни и применяю сам

К сожалению, в 99% компаний или нет никакого описания бизнес-процессов, ни верхнеуровневого, ни тем более детализированного, или оно формально и сделано для галочки, а в жизни все работает иначе. И пока организация маленькая, 5—10 человек, это не страшно. Но после того, как она начинает расти, хаос становится все более дорогим удовольствием.

В своей жизни я подстраиваюсь под задачу, уровень зрелости компании и сотрудников. В основном это некий гибрид EPC и нотации Процедура (о ней подробнее по QR-коду в начале раздела), а иногда и простые блок-схемы.