Читать книгу PROзакупки. Полный курс для предпринимателей - Эдуард Трымбовецкий - Страница 10

Оптимизация в закупочной деятельности – ваша страховка от потенциальных финансовых потерь.

В наше время уже никого не удивишь словом «оптимизация». Большинство компаний тратят огромные средства на модернизацию производственных процессов, чтобы оптимизировать деятельность компании. Закупочный блок не остался в стороне и активно вовлечен в этот процесс. Эффективность закупок напрямую влияет на прибыльность компании.

Закупочный блок – больше чем просто важный элемент управления цепочкой поставок. Он играет важную стратегическую роль. В связи с этим оптимизация закупок имеет приоритетное значение для коммерческих организаций.

Как добиться оптимизации? Какие преимущества получает компания при оптимизации закупок? Как оценить результативность компании?

Для начала предлагаю определить роль отдела закупок, чтобы понять преимущества, которые предлагает оптимизация. Как вы знаете, усилия отдела закупок направлены на снижение расходов на товары и услуги, повышение их качества, непрерывный поиск надежных и квалифицированных поставщиков. Более того, отдел закупок отвечает за приобретение материалов, необходимых для производства. Он активно участвует в процессе улучшения управления запасами, что делает его ключевым игроком в увеличении прибыльности организации. Отдел снабжения выполняет широкий спектр задач – от поиска поставщиков и заключения контрактов до управления рисками и расходами. Каждый этап закупок имеет свою стоимость и ожидаемый риск. Любой сбой в закупочном процессе может иметь серьезные последствия для стабильности компании. Например, задержка поставки одной детали может привести к приостановке всего производственного цикла. Дефект в основном компоненте может повлиять на качество готового продукта, что может оказать негативное воздействие на имидж коммерческой организации со всеми вытекающими отсюда последствиями, включая сокращение выручки, утрату доверия и отток клиентов. Таким образом, оптимизация закупок становится ключевой частью стратегии компании. Она способна предотвратить возникновение проблем и рисков, которые часто имеют место и о которых следует рассказать.

Во-первых, отсутствие обратной связи внутри одного или между несколькими отделами, что приводит к недосмотру или дублированию работы.

Во-вторых, плохое отслеживание заказов, что приводит к необоснованным задержкам доставки.

В-третьих, отсутствие должного контроля за документооборотом. Ненадлежащее хранение документов (счетов-фактур, спецификаций, договоров и соглашений) приводит к потере сотрудниками большого количества времени.

В-четвертых, плохо сформулированные критерии выбора поставщиков, в результате чего продукты или услуги не соответствуют требованиям компании.

В-пятых, многочисленные заказы, размещенные без какого-либо контроля, что приводит к увеличению затрат на покупку.

Вы убедились, что неоптимизированные закупки имеют серьезные последствия с точки зрения затрат, эффективности и производства.

Какой можно сделать вывод? Прежде всего, в интересах компании инвестировать в оптимизацию закупочной деятельности, поскольку в этом случае предприятие получает ряд конкретных преимуществ.

Преимущество 1. Сокращение расходов

Правильно организованный поиск поставщиков позволяет отделу закупок выявлять новых поставщиков и создавать здоровую конкуренцию между ними для получения самых привлекательных цен и товаров лучшего качества. Это способствует значительному сокращению расходов.

Преимущество 2. Увеличенная маржа

Простое сокращение затрат приводит к более высокой прибыли даже при медленном росте общей выручки.

Преимущество 3. Повышенная производительность

Снабженческая оптимизация с использованием цифровых инструментов упрощает корпоративное взаимодействие и повышает производительность, оказывая влияние:

● на управление закупочными запросами;

● утверждение заявок с четко установленным бюджетом;

● оценку поставщиков;

● своевременное и правильное размещение заказов;

● своевременное отслеживание платежей;

● своевременное получение сопроводительных документов.

Преимущество 4. Предотвращение рисков

Оптимизация закупок помогает снизить ряд рисков. Она обеспечивает надлежащий контроль поставок и отсутствие разрывов в цепочке поставок, а также гарантирует, что поставщики не пострадают от несвоевременного получения денежных средств за товары. Таким образом, оптимизация закупок помогает избежать проблемы отказа от дальнейшего сотрудничества со стороны внешних партнеров.

Преимущество 5. Создание ценности для всей организации

Пока это не общепризнанный факт, но в действительности отдел закупок создает реальную ценность для всей бизнес-структуры. Особенно это актуально для компаний, проводящих оптимизацию закупок. Снабженческий блок формирует целую экосистему, которая служит интересам компании, будь то приобретение качественных товаров и услуг или участие в разработке перспективного продукта для увеличения корпоративных продаж.

Если говорить о плюсах оптимизации, остается вопрос: какие конкретные шаги следует предпринять отделу закупок для ее успешной реализации?

● Шаг 1. Проведите аудит вашего закупочного блока для определения проблемных участков.

● Шаг 2. Ранжируйте расходы по товарным категориям для определения потенциальной экономии по самым крупным закупкам.

● Шаг 3. Организуйте мозговой штурм и подготовьте список предложений, позволяющих снизить затраты.

● Шаг 4. Создайте централизованный почтовый ящик для получения входящих запросов.

● Шаг 5. Информируйте всех сотрудников на каждом этапе о внедрении стратегии оптимизации.

Оптимизация закупок осуществляется за счет разработки специального положения о закупках, внедрения эффективного документооборота, создания базы данных поставщиков и утверждения строгих корпоративных процедур.

Оптимизация закупок – переход на совершенно новый уровень взаимоотношений с поставщиками. Она предполагает постановку четких целей, а также повышенное внимание к качеству товара, цене и срокам поставки.

После внедрения и проведения снабженческой оптимизации, безусловно, важно измерить ее эффективность, чтобы при необходимости скорректировать конкретные элементы стратегии.

Не стоит забывать и про более тесное взаимодействие с финансовым отделом, высшим руководством и другими ключевыми сотрудниками компании. Установив ключевые показатели эффективности и согласовав их с топ-менеджментом, вы обеспечите себе не только поддержку, но и необходимый рычаг для успешного внедрения стратегии оптимизации. А упомянутый выше план мероприятий позволит вам отслеживать и измерять результаты от запуска до завершения процесса оптимизации.