Читать книгу PROзакупки. Полный курс для предпринимателей - Эдуард Трымбовецкий - Страница 6

Выручка и ликвидность компании зависят от того, насколько эффективно и слаженно функционирует отдел закупок.

В современном мире практически в каждой компании в том или ином виде функционирует отдел закупок. В нашей стране отдел закупок зачастую называют службой снабжения или отделом материально-технического обеспечения.

Отдел закупок – подразделение компании, отвечающее за приобретение товаров и услуг, которые необходимы для бесперебойной работы бизнеса. В отдельно взятой компании данное отделение может оказать огромное влияние на ее способность достигать операционных и стратегических целей. Эффективные службы снабжения способствуют увеличению прибыли и снижению расходов предприятия, за счет управления отношениями с поставщиками они повышают качество поставляемых товаров и снижают риски в бизнес-процессах.

Хотя объем ответственности отделов закупок может варьироваться в зависимости от размера и отрасли деятельности компании, они помогают контролировать всю цепочку поставок и поддерживать эффективность операций на должном уровне. В успешных компаниях отдел закупок – стратегически важная часть бизнеса, поскольку именно он устанавливает закупочные политики и процедуры, разрабатывает закупочную стратегию и процессы, управляет поставщиками и осуществляет комплексную закупочную деятельность в соответствии с общими корпоративными целями. Иными словами, снабжение вышло далеко за рамки традиционных обязанностей, ограничивающихся закупкой товаров и услуг по запросу других бизнес-подразделений. В настоящее время функционал специалистов отдела закупок тесно связан с рентабельностью и производительностью компании. Выручка и ликвидность коммерческих организаций также зависят от того, насколько эффективно функционирует отдел закупок.

Как вы смогли убедиться, отдел закупок отвечает за процесс закупок, подразумевающий поставку товаров, производственных материалов и оборудования для обеспечения непрерывности производственных цепочек в компании. Для решения этой задачи товары и услуги должны закупаться в нужное время и в необходимом объеме.

Говоря о возросшей роли отдела закупок в обеспечении финансового благополучия компании, следует отметить, что в зависимости от зрелости закупочного блока коммерческой организации выделяют два уровня закупок.

Уровень 1. Стратегические закупки

Отдел закупок определяет общее направление закупок на основе потребностей и целей компании, оценивает поставщиков и развивает долгосрочные отношения по всей цепочке поставок. На стратегическом уровне высококвалифицированный штат сотрудников принимает взвешенные решения, опираясь на глубокий анализ рисков и рыночную конъюнктуру. Своевременная оценка возможных рисков защищает компанию от ошибок и провалов. Именно эта способность во многом отличает стратегические закупки от операционных.

Уровень 2. Операционные закупки

На данном уровне закупки играют вспомогательную роль, фокусируясь в основном на размещении заявок и заказов, оплате счетов. Такой отдел закупок часто похож на административно-хозяйственный отдел, к задачам которого относятся: обработка запросов, обеспечение документооборота и оперативное выполнение поручений от смежных отделов. Операционные закупки не занимаются анализом рынка, не ведут переговоров с поставщиками и производителями, они не разрабатывают технологий закупок и не прилагают усилий, нацеленных на минимизацию издержек.

Как показывает практика последних лет, ведущие российские компании идут по пути создания двух параллельных отделов в рамках общей структуры управления закупками. Закупщики стратегического направления сосредоточивают свое внимание на стратегических задачах, принимая управленческие решения, оказывающие влияние на развитие компании в долгосрочной перспективе. Закупщики операционного направления обеспечивают выполнение текущих задач и транзакций. Эффективность принятых решений на уровне стратегических закупок обычно апробируется операционными закупщиками, и на основе полученных результатов определяется дальнейший план развития закупочной деятельности.

Несмотря на разную степень зрелости и развития, которая присуща системе снабжения, не стоит забывать, что современный отдел закупок решает самые разнообразные задачи. Рассмотрим некоторые из них.

Задача 1. Приобретение товаров и услуг по привлекательной цене

Традиционно непосредственная задача отдела закупок – приобретение товаров и услуг по привлекательным для компании ценам. Закупщики ведут поиск доступных способов снабжения для своей организации, изучают поставщиков, сравнивают полученные коммерческие предложения и оценивают технические характеристики материалов и оборудования. Для опытного специалиста закупка товара по выгодной цене предполагает наличие баланса между ценой и качеством, поскольку максимальная прибыль для компании осуществляется через эффективное приобретение качественных материалов.

Задача 2. Управление поставщиками

Как правило, отделы закупок поддерживают отношения с поставщиками, оценивают и анализируют их работу, участвуют в выборе того или иного подходящего партнера для компании. Отдел закупок принимает решение, с какими компаниями продлевать контракты, а с какими поставщиками следует прекратить сотрудничество. Выстраивание прочных отношений с поставщиками и подрядчиками – неотъемлемая часть долгосрочного успеха компании, поскольку качественные материалы, низкая стоимость товаров и своевременная доставка являются конкурентными преимуществами для любой компании.

Задача 3. Ведение переговоров

Службе закупок в компании отведена важная роль – вести переговоры от лица организации с поставщиками и подрядчиками, чтобы обеспечить лучшие условия той или иной коммерческой сделки. Навык ведения переговоров способен творить чудеса, поскольку затраты на закупку во многих компаниях действительно высоки. Это означает, что получение скидок отделами закупок в ходе переговорного процесса может оказать существенное влияние на итоговую прибыль компании.

Задача 4. Непрерывный поиск (сорсинг)

Взаимодействие с внешней средой входит в прямую обязанность отдела закупок. Закупщики активно занимаются так называемым сорсингом – целенаправленным процессом поиска и отбора поставщиков и подрядчиков, которые играют жизненно важную роль в общей бизнес-стратегии компании. Сорсинг включает в себя анализ рынка, сбор и мониторинг данных о поставщиках, предварительную квалификацию поставщиков, ведение переговоров и оценку коммерческих предложений. Надежные поставщики отбираются при помощи комплексной оценки их операционной деятельности, факторов риска и соблюдения деловой этики. Такой подход гарантирует отделу закупок, что его сотрудники смогут приобретать необходимые товары и услуги хорошего качества в нужном количестве у надежных поставщиков и в строго определенный срок.

Задача 5. Взаимодействие с другими бизнес-подразделениями

Постоянное и эффективное взаимодействие с другими бизнес-подразделениями имеет большое значение для бесперебойной операционной деятельности компании. Как правило, все отделы организации взаимосвязаны, поскольку конкретная задача зачастую выполняется с вовлечением нескольких заинтересованных сторон. Например, сотрудник отдела закупок, принимая обоснованное решение о потенциальном поставщике, должен совместно с финансовым отделом оценить бюджетные ограничения и финансовые требования своей компании, проверить прозрачность контрагента с юридическим отделом, определить текущий уровень товарных запасов со складом, а также обсудить технические характеристики компонентов с производственным отделом. Успешная коммуникация со стороны отдела закупок с коллегами ведет к существенному снижению рисков.

Задача 6. Управление бюджетом

Несмотря на то что цель бюджетирования состоит в обеспечении эффективной работы организации при сохранении низких затрат, не все отделы закупок вовлечены в управление бюджетом. Тем не менее мои наблюдения свидетельствуют, что даже незначительное участие отдела закупок в управлении денежными средствами компании для закупочной деятельности позволяет оптимизировать предстоящие расходы и своевременно гарантировать платежи поставщикам. Ничто так не укрепляет доверие в деловой среде, как выполненные в срок договорные обязательства.

Задача 7. Размещение заказов и мониторинг товарных запасов

Есть организации, в которых отдел закупок отвечает за размещение заказов и одновременно следит за уровнем товарных запасов. Это зависит от размера компании и степени зрелости закупочной функции. На операционном уровне для производственных и торговых компаний важно иметь нужное количество сырья на складе или приемлемый объем товаров на полке. Отсутствие конкретного товара может повлечь за собой потерю клиента и, как следствие, выручки. А чрезмерное затоваривание предполагает дополнительные расходы на хранение и возможное устаревание товара. Высококвалифицированный отдел закупок решает стратегически важную задачу – размещает заказы после тщательного анализа товарных запасов и изучения рыночной конъюнктуры. Такая синхронность считается возможной в отделах закупок, в которых имеются глубокая экспертиза, эффективно выстроенная коммуникация, разработанная закупочная отчетность и, самое главное, система снабжения – централизованная структура, которая является единственным элементом бизнес-структуры с закупочными полномочиями.

Задача 8. Разработка регламентов и соблюдение бизнес-процессов

В ведущих компаниях именно отдел закупок является разработчиком основополагающих регламентов, процедур и процессов в сфере закупок. Закупочная команда сотрудничает с руководителями и заинтересованными лицами компании для понимания производственных потребностей и корпоративных требований. В результате тесного взаимодействия отдел закупок формирует и согласовывает пакет документов, обязательный к исполнению после официального утверждения топ-менеджментом организации в соответствии с общей корпоративной стратегией. В компаниях, где отсутствует отдел внутреннего контроля и аудита, именно ответственный сотрудник отдела снабжения следит за соблюдением закупочных бизнес-процессов и пресекает попытки нарушить утвержденные закупочные процедуры со стороны внутренних клиентов.

Задача 9. Повышение качества закупаемых товаров

Рост компании неизбежно приводит к увеличению базы поставщиков и расширению закупаемой номенклатуры. Это, в свою очередь, означает, что отдел закупок может столкнуться с проблемой качества при постоянно растущем и часто неконтролируемом потоке товаров, компонентов и материалов. Задача отдела закупок заключается в постоянном улучшении качества получаемой продукции, гарантирующем компании повышение лояльности конечных заказчиков и выгодоприобретателей.

Задача 10. Организация и проведение конкурентных торгов

Обеспечение прозрачности и эффективности закупочной деятельности должно рассматриваться через призму открытости и доступности. Для этого отдел закупок в соответствии со своими утвержденными нормативными актами и закупочной политикой организовывает и проводит конкурентные торги, по итогам которых заключаются контракты с компаниями, предоставившими наилучшие условия для сотрудничества.

Когда указанные выше задачи выполняются отделом закупок успешно, компания получает серьезные преимущества, положительный эффект которых трудно переоценить. Вспоминая свой опыт в закупках, хотел бы выделить плюсы, которые современный отдел закупок может зафиксировать.

Во-первых, это оптимизация затрат

Самое большое преимущество грамотно управляемого отдела закупок – быстрая экономия для компании за счет выстраивания закупочных процессов и соблюдения процедур. Отдел закупок приобретает товары у разных поставщиков, обеспечивая себя скидками, хорошими гарантийными условиями и высоким качеством приобретаемых товаров и услуг.

Во-вторых, это повышение качества бизнеса

Взаимодействуя с надежными поставщиками, отдел закупок может косвенно улучшить качество производственного процесса компании. А успешная реализация закупочной стратегии оказывает положительное влияние на производительность других бизнес-подразделений, внося значительный вклад в финансовое благополучие компании.

В-третьих, это контроль рисков и безопасность поставок

Неблагоприятная внешняя среда стимулирует отдел закупок искать новые подходы в закупочной деятельности, при этом следует отметить, что успешное выполнение упомянутых выше задач минимизирует риски управления цепочками поставок. Кроме того, существенно растет контроль рисков через комплексную диверсификацию закупок, правильный выбор поставщиков и устранение мошенничества. Это позволяет гарантировать безопасность поставок и непрерывность производственного процесса.

Для решения поставленных задач и получения конкретных преимуществ отделу закупок требуется квалифицированный штат сотрудников. Структура, количество специалистов и уровень компетенций чаще всего зависят от размера и отрасли деятельности компании. Тем не менее отдел закупок, как правило, включает следующие позиции.

Директор по закупкам или руководитель отдела закупок

Директор по закупкам руководит отделом или департаментом закупок, несет ответственность за разработку эффективных закупочных стратегий, участвует в переговорах на высоком уровне, отвечает за управление поставщиками, разрабатывает и внедряет план мероприятий по сокращению затрат и предоставляет отчеты о проделанной работе высшему руководству. Он также распределяет обязанности между сотрудниками отдела и определяет приоритеты при выполнении поставленных задач.

Специалисты по закупкам (закупщики)

Профессиональные закупщики несут ответственность, когда речь идет о текущих операциях и выполнении поставленных задач, стоящих перед отделом закупок. Они размещают заказы на закупку у поставщиков, контролируют заказы и в случае необходимости вносят соответствующие коррективы. Кроме того, закупщики регулярно взаимодействуют с поставщиками, отслеживают сроки поставок, занимаются претензионной работой с контрагентами и следят за своевременной оплатой. Специалисты отдела закупок подчиняются директору или руководителю по закупкам.

Ассистент по закупкам

Ассистент по закупкам – начальная должность в отделе закупок. Эта позиция требует внимания к деталям, поскольку такой сотрудник несет ответственность за документооборот и, кроме того, выполняет административную работу, связанную с организацией поездок, планированием встреч и обработкой запросов от внутренних клиентов. В некоторых компаниях ассистенты размещают в системе небольшие заказы, не требующие утверждения высшего руководства, – в основном заявки на закупку канцелярских товаров и продукции для поддержания жизнедеятельности офисных помещений.

В ближайшие годы отделы закупок будут стремительно развиваться и адаптироваться к постоянно меняющейся деловой среде. Ведущие компании будут запускать глубокую трансформацию всей системы снабжения, которая будет соответствовать высоким корпоративным стандартам. Организации, стремящиеся к устойчивому развитию и долгосрочному успеху, понимают ценность профессиональных отделов закупок. Они инвестируют значительные средства в повышение квалификации сотрудников, внедряют цифровые платформы и активно ищут талантливых закупщиков на рынке труда. Такой подход действительно открывает широкие возможности для дальнейшего совершенствования закупочных функций. Гибкий, с высокой степенью адаптивности отдел закупок способен выстраивать прочные отношения с поставщиками, снижать затраты и способствовать достижению более высокой прибыли в кратчайшие сроки.

Современный отдел закупок – передовое бизнес-подразделение и стратегический партнер в структуре организации. Позволяющий на качественно новом уровне усилить конкурентоспособность бизнеса отдел закупок – серьезный актив, который многим российским компаниям еще предстоит оценить.