Читать книгу PROзакупки. Полный курс для предпринимателей - Эдуард Трымбовецкий - Страница 7

Операционисты и стратеги – такие разные, как фигуры на шахматной доске… У всех своя роль, но без общих усилий успешная закупочная партия не состоится.

Размышляя на тему операционных и стратегических закупок, сразу отмечу, что в современном деловом мире каждое из данных направлений важно для устойчивого развития и роста компании. Они представляют собой единую взаимозависимую систему эволюции закупочной деятельности, поскольку предоставляют друг другу необходимые для развития ресурсы. Однако в связи с различной степенью зрелости систем снабжения в российских компаниях соотношение доли операционных и стратегических закупок может сильно отличаться. Разберемся в основных понятиях и причинах.

Традиционная схема работы отделов закупок большинства российских компаний подразумевает выполнение административных закупочных задач, таких как запросы предложений у поставщиков, размещение заказов и общение с поставщиками для ускорения процесса закупки необходимых товаров и услуг. Специалисты по закупкам выполняют текущие операционные задачи. Их деятельность зачастую характеризуется краткосрочностью и механическим выполнением. В процессе работы специалист отдела закупок должен, помимо работы в закупочных программах и подготовки документации, уметь определять соответствие товара или услуги требованиям инициатора заявки, устанавливать вероятность поставки товара или оказания услуги в обозначенные сроки и фиксировать гарантии качества, предоставленные поставщиком.

Исходя из вышесказанного очевидно, что операционные закупки, хотя и не оказывают прямого воздействия на прибыль компании, могут косвенно влиять на возникновение репутационных рисков, на эффективность внутреннего взаимодействия в рамках компании, а также на создание комфортных и безопасных условий деятельности сотрудников всех бизнес-подразделений.

Однако, опираясь на свой закупочный опыт, скажу, что в большинстве компаний операционные закупки живут своей автономной жизнью, вне рамок общекорпоративной стратегии. В таких отделах, как правило, не проводится полноценный анализ стоимости затрат закупаемого оборудования, сырья и расходных материалов. Никого не интересует, как закупаемая номенклатура повлияет на уровень и качество производственного процесса, как приобретение несоответствующего компонента скажется на производственных рисках.

Все это происходит в связи с недооценкой операционных закупок и отсутствием интереса к совершенствованию операционных бизнес-процессов со стороны руководства, которое не видит экономического смысла в развитии этого закупочного направления.

Таким образом, операционным закупкам отводится роль технического исполнителя – пассивного внутреннего наблюдателя на корпоративной бизнес-арене. В таких обстоятельствах операционные закупки не способны стать основой для развития более совершенного процесса и превращаются в груз, который если не тянет закупочную деятельность назад, то заставляет ее оставаться статичной функцией и вынужденной расходной статьей бюджета компании.

Важность операционных закупок нельзя недооценивать. В отношении и восприятии руководством целей и задач операционных закупок скрываются новые возможности для развития системы снабжения компании. Именно это способно запустить процесс эволюции закупок, заложить основу будущего стратегического направления закупочной деятельности.

На первоначальном этапе закупочных преобразований необходимо рассматривать финансовые вложения в создание условий для совершенствования компетенций сотрудников, которые будут заниматься стратегическими закупками и вести переговоры на профессиональном уровне, в развитие навыка креативного мышления, поиск неординарных решений. Подготовка квалифицированных закупщиков позволит положить начало новому этапу – стратегическим закупкам в системе снабжения компании.

Стратегические закупки – направление закупочной деятельности, ориентированное на создание максимальной закупочной ценности для достижения бизнес-целей компании. Обеспечение этой функции происходит благодаря тому, что отдел закупок стратегической направленности:

● внедряет систему управления поставщиками, которая включает мониторинг и измерение эффективности работы поставщиков, проведение регулярных встреч для обсуждения ключевых показателей и решения возникающих проблем;

● внедряет систему категорийного менеджмента, проводит подробный стоимостный анализ затрат каждой товарной категории и использует результаты анализа для последующей оптимизации расходов;

● внедряет цифровизацию и автоматизацию процессов, существенно сокращая время закупочного цикла – от заявки до поставки – и способствуя снижению затрат и повышению прозрачности закупок;

● регулярно разрабатывает план мероприятий, нацеленный на последовательное планирование в целях устранения несанкционированных хаотичных закупок в организации;

● управляет договорной работой в закупочной деятельности – от имени компании заключает контракты, ведет переговоры с представителями внешних и внутренних заинтересованных сторон;

● занимается прогнозированием – на регулярной основе мониторит и документирует происходящие на рынке структурные ценовые изменения, а также уровень развития транспортной доступности;

● активно участвует в разработке юридических документов (договоров, соглашений, спецификаций), в которых должны быть указаны такие условия, как: гарантия качества, надежность поставок, удовлетворение потенциальных претензий и условия оплаты;

● ответственен за разработку методов и инструментов по повышению производительности – инициирует преобразования, предлагает план по оптимизации и разрабатывает дизайн закупок будущего, который отвечает перспективным направлениям развития бизнеса;

● наряду с системой управления поставщиками активно занимается их развитием, так как заинтересован в лучших технологических, технических и коммерческих решениях; совместно с поставщиками разрабатывает новые товары, влияя на стоимость конечной продукции;

● выступает партнером компании, так как руководитель закупок, как правило, входит в высшее руководство организации, принимает участие в принятии стратегических решений для обеспечения роста рентабельности компании.

В настоящее время передовые бизнес-структуры, стремящиеся к повышению конкурентоспособности, все чаще прибегают к практике разделения отделов закупок на операционное и стратегическое направления. Группа операционных закупок занимается размещением заказов и администрированием закупочного документооборота, а команда стратегических закупок управляет поставщиками и ведет переговоры по ключевым закупочным направлениям. Такое разделение вполне логично, но возникают закономерные вопросы: насколько эффективно такое разделение? есть ли в этом смысл, если один сотрудник может заниматься вопросами и операционных, и стратегических закупок?

Такая точка зрения имеет свое рациональное зерно, так как развитие необходимых навыков может позволить перспективным сотрудникам операционного направления успешно заниматься и стратегическими вопросами.

Тем не менее нельзя игнорировать аргументы в пользу разделения закупок, так как преимущества данного подхода говорят о его реальной пользе для компании. Важно помнить, что выполнение разных закупочных функций предполагает наличие различных личностных характеристик и закупочных компетенций.

Эффективность закупщиков-операционистов очевидна в рамках закупочных процессов внутри компании. В процессе работы они взаимодействуют со всеми подразделениями организации. Их задача – вести точную внутреннюю коммуникацию таким образом, чтобы обеспечить слаженный бесперебойный рабочий процесс. Ведение документооборота, контроль и обновление баз данных по поставщикам и их ключевым показателям, мониторинг текущего уровня обслуживания и удовлетворенности внутренних и внешних партнеров требуют от сотрудников исполнительности, усидчивости, спокойствия, рассудительности, внимательности и даже педантичности. Их умение ладить с людьми позволяет разрешать внутрикорпоративные разногласия, что делает их незаменимыми членами корпоративной закупочной команды.

Закупщики-стратеги – специалисты, находящиеся в постоянном поиске новых возможностей во взаимодействии с деловыми партнерами, они стремятся к совершенствованию своих закупочных методов и практик, чтобы обеспечить максимальную прибыль своей компании. Этим специалистам свойственна жажда свершений. Закупщики-стратеги, как правило, обладают неординарным мышлением, они способны мыслить масштабно и генерировать оригинальные идеи, приносящие компании значительные дивиденды. Навык профессионального ведения переговоров позволяет им заключать сделки на привлекательных для организации условиях, сохраняя при этом доверительные взаимовыгодные отношения с партнерами. Такие специалисты – двигатель всей системы снабжения компании. Поиск баланса в переменчивой закупочной сфере позволяет им открывать новые горизонты и способствует развитию компании.

Таким образом, мы видим, что современная тенденция к разделению в рамках компании закупочной деятельности на операционное и стратегическое направления имеет весомые основания.

Но это не значит, что такая трансформация закупочной деятельности подходит всем и что ее непременно должны осуществить все коммерческие организации, одновременно внедряя сложные и дорогостоящие технологические решения. Все зависит от целей и задач, которые компания ставит перед закупочным блоком. Каждый руководитель выбирает тот путь развития закупочной деятельности, который соответствует его видению.

Для кого-то на текущий момент достаточно наделить одного или нескольких сотрудников отдела закупок стратегической функцией, а для кого-то разделение закупочных направлений – приоритетная задача, от решения которой во многом зависит дальнейшее благополучие бизнеса. Здесь имеют значение и размер организации, и специфика отрасли ее функционирования.

Но бесспорным остается один факт: вектор стратегической направленности закупочной деятельности должен присутствовать в сознании руководителей абсолютно любых коммерческих организаций – от индивидуальных предпринимателей до топ-менеджеров крупных корпораций. Только руководители с прогрессивным видением способны донести до своих коллег и партнеров преимущества современных тенденций развития закупочной деятельности и использовать их для укрепления позиций своих компаний на рынке. Как говорится, что посеешь, то и пожнешь.