Читать книгу Einführung in die moderne Archivarbeit - Gertrude Cepl-Kaufmann - Страница 14

2.1 Grundlegende Ordnungssysteme und Recherchestrategien

Vielfalt von Findmitteln

Die Arbeit in Archiven und mit Archivgut wird wesentlich von einer einmal hergestellten Ordnung und einmal hergestellten Findmitteln bestimmt, so unzulänglich sie auch im Einzelfall sein mögen. Archivbenutzer werden mit Findmitteln aus der Frühen Neuzeit, mit solchen aus dem 19. und 20. Jahrhundert und mit modernen Datenbanken aus dem 21. Jahrhundert konfrontiert, also mit einer breiten Vielfalt von Findmitteln, die keineswegs alle nach den gleichen Prämissen angelegt sind. In jedem Archiv und bei jedem Bestand geht entsprechend vor der Benutzung zunächst einmal eine Analyse der Findmittel und ihrer Struktur voran, anhand derer eine Recherchestrategie entwickelt werden kann.

Das Pertinenzprinzip

Ordnung nach Sachbetreffen

Zwei grundlegende Ordnungssysteme müssen bei der Vorbereitung einer Recherchestrategie berücksichtigt und im jeweiligen Fall erkannt werden. Im 19. Jahrhundert wurde vielfach mit dem sogenannten Pertinenzprinzip bei Ordnung und Verzeichnung der Archivalien experimentiert. Es folgt einem einfachen Gedanken, der auch heute noch vielen Benutzeranfragen an Archive zugrunde liegt und der auf den ersten Blick logisch und sinnvoll zu sein scheint: dem der Ordnung nach Sachbetreffen. Der Archivar stand dabei vor den großen Aktenmengen, die in die neu gegründeten Einrichtungen übernommen wurden, und ordnete sie im Extremfall Schriftstück für Schriftstück neuen Mappen, Akten oder Bündeln zu, die nach einem vorher erdachten Ordnungsschema gebildet wurden. Beispielsweise wurden Ortsakten angelegt, d. h. aus der gesamten Überlieferung alle Schriftstücke, die einen bestimmten Ort betrafen, in einer einzigen Archivalieneinheit zusammengefasst. Für denjenigen Benutzer, der eine Ortschronik schreiben will, wird so ein sehr bequemer Zugriff sichergestellt. Für ihn ist unmittelbar alles relevante Material versammelt. Benutzer erwarten nicht selten, dass Archive so geordnet sind. Sie suchen so, als ob es zu ihrer Fragestellung eine Mappe geben müsse, in der alle sie betreffenden Archivalien zusammengefasst sind und die der Archivar gleichsam auf Knopfdruck hervorzaubert. In der Regel liegen die Dinge jedoch nicht so einfach.

In weniger extremen Fällen bedeutete eine Ordnung nach Pertinenz ein Sortieren ganzer Akten nach Sachbetreffen. Es wurden zwar keine vorgefundenen Akten zerrissen, aber es wurden Registraturen auseinandergenommen, z. B. indem Bauakten und Steuerakten, also Akten aus unterschiedlichen Behörden, vermengt wurden, beispielsweise unter dem Ortsgesichtspunkt.

Nachteile des Pertinenzprinzips

Wie auch immer das Pertinenzprinzip angewandt wurde: Es zeigte sich, dass es für einige Arten von Benutzungen günstige Bedingungen schafft, viele andere aber stark behindert. Schon am Beispiel der Ortsakten wird dies offensichtlich. Wurden etwa die Unterlagen mehrerer aufgehobener Klöster betreffend deren Besitz und Rechte in den verschiedenen Ortschaften der Umgebung nach Orten aufgeteilt, ist dem Ortschronisten sehr geholfen, denn er kann auf einen Blick erkennen, welche Klöster welchen Besitz in seinem Ort hatten. Aber der Historiker, der zum Grundbesitz eines bestimmten Klosters forscht, muss alle Ortsakten auf Verdacht durchgehen, um zu ermitteln, wohin überall die Quellen verstreut wurden. Derartige Probleme tauchen zwangsläufig unabhängig von dem gewählten Pertinenz-Schema auf. Dieses kann immer nur auf bestimmte Fragestellungen ausgerichtet sein, während es alle übrigen und insbesondere solche, die zum Zeitpunkt der Ordnung noch gar nicht bekannt sein konnten, behindert. Das heißt auch, dass Veränderungen in Methoden und Fragestellungen der Wissenschaft nicht berücksichtigt werden können. So wird ein Mentalitätshistoriker kaum eine nach dem Pertinenzprinzip gebildete Archivalieneinheit „Mentalität von Bauern im 16. Jahrhundert“ finden, denn dazu lag die Fragestellung dem 19. Jahrhundert zu fern. Auch weitere offensichtliche Probleme wie die Rubrizierung eines Aktenstücks zu mehreren Sachbetreffen ließen sich nicht lösen. Man findet als Benutzer zwar immer noch nach dem Pertinenzprinzip geordnete Archive oder Archivbestände, doch inzwischen wurde es durch das Provenienzprinzip abgelöst. Dieses dominiert heute im deutschen Archivwesen und bestimmt entsprechend die Recherchewege.

Das Provenienzprinzip

Entstehungszusammenhänge der Archivalien

Das Provenienzprinzip geht vom Entstehungszusammenhang der Archivalien aus. Es wurde zunächst anhand von Archivalien staatlicher Herkunft, also anhand von Verwaltungsakten in Abhängigkeit von der Arbeitsweise der Verwaltungen entwickelt. So wurden neben Serien- vielfach Sachakten gebildet, in denen alle Unterlagen zur Erledigung einer Sache zusammengefasst wurden. Für die damalige Verwaltung wie für die heutigen Benutzer ist es daher möglich, den gesamten Arbeitsprozess zu einer Sache, die getroffenen Entscheidungen und Vorüberlegungen sowie die eingeholten Informationen und Stellungnahmen zu verfolgen.

Ein Archivbestand (oder kurz: Bestand) enthält alle Unterlagen mit der gleichen Herkunft, also der gleichen Provenienz. Die Bestände eines Archivs lassen sich wiederum in Gruppen zusammenfassen, also z. B. in eine Gruppe Ministerialbestände, die dann alle einzelnen Bestände mit Akten aus Ministerien enthält im Unterschied zu einer Gruppe Regierungspräsidien, die die Bestände mit Unterlagen aus den Regierungspräsidien des Archivsprengels enthält. Auf diese Weise entsteht die sogenannte Archivtektonik, d. h. die Gliederung eines Archivs in Bestände, Bestandsgruppen oder -abteilungen.

Strukturmerkmal im deutschen Archivwesen

Das Provenienzprinzip ist heute eines der wenigen allgemein anerkannten Strukturmerkmale im deutschen Archivwesen. Dennoch muss bei der Benutzung von Altbeständen immer geprüft werden, welche Vorstellung ihrer Ordnung und Erschließung zugrunde lag.

2.2 Findmittel

Findbücher

Die meisten Archive erstellen bei der Erschließung ihrer Bestände Findbücher. Sie tragen in besonderer Weise dem Provenienzprinzip Rechnung. Bei sehr wichtigen und regelmäßig benutzten Beständen werden Findbücher publiziert und sind in öffentlichen Bibliotheken oder im Buchhandel greifbar. Darüber hinaus sind Findbücher manchmal auch online auf den Internetseiten des Archivs einsehbar.

Findbücher als „Landkarten der Archive“

Im 19. Jahrhundert wurden Findbücher als „Landkarten der Archive“ bezeichnet, da sie den Benutzern den Weg durch einen Bestand weisen bis hin zum einzelnen Aktenstück. Mit Hilfe eines Findbuchs können Archivalien ermittelt werden. Allerdings sind Findbücher nicht alphabetisch oder sachthematisch geordnet. Vielmehr bilden sie den Entstehungszusammenhang und die Struktur des gewachsenen (Registratur-)Bestandes ab. Das bedeutet, dass bei der Durchsicht eines Findbuchs darauf zu achten ist, welche Stelle innerhalb einer Verwaltung für den gesuchten Kontext zuständig war. Als grobe Orientierung innerhalb des Findbuchs dient dabei das Inhaltsverzeichnis, das die Gliederung des Bestandes widerspiegelt.

Gliederung der Findbücher

Generell sind Findbücher in drei große Teile untergliedert: in die Einleitung, den Hauptteil mit den einzelnen Einheiten des Bestandes sowie in den Anhang mit Indices. Die Einleitung eines Findbuchs ist im Regelfall zwischen drei und zehn Seiten lang. Es empfiehlt sich, diese auf jeden Fall zu lesen. Hier werden unverzichtbare Angaben zur Behörden- und Bestandsgeschichte gemacht, die eine Recherche erleichtern. Außerdem kann die Einleitung Hinweise enthalten, zu welchen anderen Beständen Querverbindungen bestehen und welche anderen Findbücher relevant sind. In der Regel gibt die Einleitung auch Auskunft über die Arbeit des Archivars mit dem Bestand. So bleibt es nachvollziehbar, welche der ursprünglich vorhandenen Akten überhaupt aufbewahrt und verzeichnet worden sind und welche im Gegensatz dazu kassiert (vernichtet) wurden.

Im Hauptteil der Findbücher werden die einzelnen Einheiten des Bestandes aufgeschlüsselt (z. B. Sachakten). Jede Archivalieneinheit erhält dabei eine laufende Nummer, die jedoch nicht mit der übergeordneten Signatur für den Bestand zu verwechseln ist. Bei der Bestellung von Archivalieneinheiten reicht es in einigen Archiven aus, den Bestand und die laufende Nummer anzugeben. Neben der laufenden Nummer hat jede Archivalieneinheit einen Titel, der bei Akten zumeist dem ursprünglichen Aktentitel entspricht. Außerdem wird jeweils eine Laufzeit angegeben. Maßgeblich für die Laufzeit sind das älteste und das jüngste Schriftstück der Archivalieneinheit. Titel, Laufzeit und Umfang (entweder in cm, Blatt oder Seitenzahl) liefern wichtige Anhaltspunkte, ob man hier für sein Forschungsvorhaben fündig werden könnte. Je nachdem, wie viel Zeit und Personal für die Erschließung des Bestandes aufgewendet werden konnte, werden – mehr oder weniger umfangreich – sogenannte „Enthält“-Vermerke gemacht, d. h., es wird beschrieben, was sich in dieser Archivalieneinheit befindet (welche Korrespondenzen, Aktennotizen, Einladungen, Protokolle etc.). In den „Darin“-Vermerken werden überdies Vorgänge und Materialien ausgewiesen, die man unter dem Aktentitel zuerst gar nicht vermutet hätte, beispielsweise Fotos, Baupläne, Landkarten etc.

Tiefenerschließung der Archivalieneinheiten

Darüber hinaus ist es möglich, sich anhand der Indices im Anhang zu orientieren, die nach Personen, Orten und Sachbetreffen sortiert sind. Der Zugriff über den Anhang weist alle Fundstellen innerhalb des Bestandes aus. Anzumerken ist jedoch, dass diese Suche nur so gut sein kann wie der Index und die (Tiefen-)Erschließung der Archivalieneinheiten. Selbstverständlich ist es nicht immer möglich, alle Forschungsinteressen bei der Erschließung eines Bestandes zu bedenken, d. h. eventuell ist das schon lange gesuchte Dokument zwar in einer Akte, der Archivar hat es aber im „Enthält“-Vermerk nicht aufgeführt. Daher ist es ratsam, die Archivalieneinheiten auch auf Verdacht hin zu bestellen, falls sich der Aktentitel vielversprechend anhört, selbst wenn im „Enthält“-Vermerk und in den Indices keine weiteren Hinweise zu finden sind.

Andere Findmittel: Ablieferungslisten, Repertorien, Karteien etc.

In Archiven werden am häufigsten Findbücher erstellt und erst in zweiter Linie Ablieferungslisten, Repertorien, sachthematische Inventare und Karteien.

Registraturhilfsmittel der letzten Jahrhunderte

Ablieferungslisten helfen bei noch nicht verzeichneten Beständen weiter. Sie wurden von der abgebenden Behörde erstellt, die ihre Akten für die laufende Arbeit nicht mehr benötigte und dem Archiv angeboten hat. Selbstverständlich bieten Ablieferungslisten nur einen groben Überblick und können Findbücher nicht ersetzen. Repertorien sind ältere Registraturhilfsmittel, die in den Registraturen der letzten Jahrhunderte erstellt worden sind und zum Auffinden der eigenen Aktenbestände genutzt wurden. Teilweise ist es noch nicht gelungen, zumeist aus Zeit- und Personalmangel, die Repertorien durch moderne Findbücher zu ersetzen. Bei Repertorien, die handschriftlich verfasst wurden, muss man mit alten und schwer lesbaren Schriften rechnen, die vor der Benutzung des Bestandes entziffert werden müssen. Außerdem sind diese Findmittel oftmals kompliziert strukturiert und sachthematisch geordnet. In ihnen ist das Archivgut zumeist nach Territorial-, Personal- oder Sachbetreffen sortiert, ohne dass die Entstehungszusammenhänge berücksichtigt wurden.

Darüber hinaus kann es noch weitere Hilfsmittel wie z. B. sachthematische Inventare geben. Der Vorteil solcher Inventare besteht darin, dass hier in der Regel beständeübergreifend und zum Teil auch institutionenübergreifend recherchiert worden ist. Der Nachteil liegt allerdings ebenso auf der Hand: Das sachthematische Suchkriterium ist eventuell „veraltet“ und für den derzeitigen Forschungsdiskurs nicht mehr relevant. Außerdem vernachlässigen sachthematische Inventare den Entstehungszusammenhang der Archivalien.

In einigen Archiven sind die Bestände in Zettelkatalogen oder Karteien erfasst. Dieses System ist auch im Bibliotheksbereich gängig. Kleinere Archive, einige Literaturarchive und Bibliotheken, die ebenfalls Nachlässe aufbewahren, haben ihre Bestände auf Karteikärtchen katalogisiert oder tun es immer noch. Die Zettelkataloge sind nach dem Pertinenz-Schema sortiert. Außerdem werden hier oftmals Korrespondenzserien alphabetisch geordnet ausgewiesen. Die Suche nach Personen wird dadurch sehr erleichtert. Wer beispielsweise eine Biographie über Theodor Heuss schreiben möchte, findet sofort alle Briefe von Theodor Heuss auf einer Karteikarte. Zu bedenken ist allerdings, dass die Antwortschreiben weggeschickt worden sind. Wenn der Korrespondenzpartner also keine Durchschläge oder handschriftlichen Abschriften angefertigt hat, sind zwei Archive zu konsultieren, um einen vollständigen Briefwechsel zu erhalten. Dies ist natürlich der Idealfall. Leider sind oftmals die Gegenbriefe aus den unterschiedlichsten Gründen (vgl. Kapitel II.4.1 Die archivische Bewertung) nicht mehr erhalten.

Regestenwerke

Bei der Arbeit mit Urkunden stehen dem Forscher häufig zusätzlich Regestenwerke zur Verfügung. Regesten geben in Kurzform den Inhalt einer Quelle wieder und werden in chronologischer Reihenfolge sortiert. Sie nennen Ort, Datum, Ereignis bzw. Inhalt der Urkunde, den Aussteller sowie den Empfänger. Die Regesta Imperii beispielweise sind das wichtigste Regestenwerk zur deutschen Geschichte. In ihm sollen die Regesten aller Könige und Kaiser des römisch-deutschen Reiches erfasst werden. Die schon vorhandenen Bände sind für die jeweilige Zeit unentbehrliche Nachschlagewerke.

Datenbanken und elektronische Systeme

Abschließend muss noch hinzugefügt werden, dass viele Archive im elektronischen Zeitalter ihre neuen Bestände in Datenbanken erfassen bzw. die alten Bestände in elektronische Systeme retrokonvertieren. Einige dieser Datenbanken stehen auf den Internetseiten der Archive den Benutzern zur Verfügung, andere lediglich an den Benutzercomputern im Archiv oder nur am PC des Archivars, der gemeinsam mit den Benutzern die in Frage kommenden Bestände recherchiert. Es kommt allerdings äußerst selten vor, dass ein Archiv sämtliche Bestände elektronisch erfasst hat. Daher ist immer mit einer Durchmischung von alten und neuen Findmitteln zu rechnen.

2.3 Archivalien bestellen

Bestellzeiten für Archivalien

Je nach Größe und personeller Ausstattung des Archivs kann die Bestellung der Archivalien mehr oder weniger formalisiert sein. In großen Archiven, die für diese Tätigkeit eigene Mitarbeiter im Magazin beschäftigen, gibt es in der Regel feste Bestellzeiten. Diese können z. B. jede Stunde oder alle zwei Stunden sein. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte der Bestellwunsch notiert und der Lesesaalaufsicht übergeben werden. Teilweise haben die Archive für die Bestellung bereits gedruckte Zettel vorrätig, die dann nur noch ausgefüllt werden müssen. In der Regel ist es notwendig, den Bestand, die Signatur und ggf. auch die laufende Nummer der Archivalieneinheit anzugeben. In den meisten Archiven ist es möglich, mehrere Bestellungen zu einem Zeitpunkt aufzugeben. Einige Archive jedoch arbeiten, um wahlloses Bestellen zu vermeiden, mit Beschränkungen. Hier können dann z. B. nur 10 Archivalieneinheiten pro Tag bestellt werden.

Daher ist es ratsam, den Archivbesuch möglichst zeitökonomisch einzuteilen. Es ist äußerst ungünstig, wenn die letzte Bestellung nach 15 Minuten kursorischer Durchsicht nicht mehr gebraucht wird, anschließend 45 Minuten bis zur nächsten Bestellmöglichkeit vergehen und der Magaziner wiederum 15 Minuten benötigt, um die neuen Archivalien in den Lesesaal zu bringen. In diesem Fall wäre eine Stunde nutzlos verstrichen.

In der Regel bietet es sich an, eine Prioritätenliste der zu bestellenden Archivalien anzulegen. Umfangreiche Archivalieneinheiten mit bis zu mehreren hundert Blatt, die für das Forschungsthema von großer Bedeutung sind, können sofort bestellt werden. Da nicht jeder Bestand in der Tiefe erschlossen ist (vgl. Kapitel II.2.2 Findmittel), ist es darüber hinaus auch hilfreich, auf Verdacht hin zu bestellen. Diese „Zufallsbohrungen“ werden am besten gemeinsam mit äußerst wichtigen Archivalieneinheiten bestellt. Sollte sich schnell herausstellen, dass der eine Bestand völlig unergiebig ist, kann man bis zur nächsten Bestellung dennoch mit der anderen Archivalieneinheit weiterarbeiten.

Außenmagazine

In kleineren und mittelgroßen Archiven werden oftmals keine Magaziner beschäftigt. Hier ist es möglich, dass Archivalieneinheiten erst beim nächsten vereinbarten Termin vorgelegt werden können. Manchmal sind Bestände auch ausgelagert und werden in einem entfernten Außenmagazin aufbewahrt. Auch in diesem Fall ist mit Zeitverzögerungen zu rechnen.

2.4 Der Umgang mit dem Material

Archivhandschuhe

Dass Archivalien vorsichtig und umsichtig behandelt werden sollten, versteht sich von selbst. Schließlich handelt es sich zumeist um unwiederbringliche Unikate, die auch für die nachfolgenden Generationen aufbewahrt werden. Wird sehr fragiles oder vom Zerfall bedrohtes Material wie alte Fotos gesichtet, müssen Benutzer Archivhandschuhe tragen. Die Handschuhe verhindern, dass der Handschweiß, der als eine Art Schutzfilm unsichtbar vorhanden ist, sich langsam in das Material hineinfrisst und es so schädigt.

Exzerpieren mit Bleistift

Darüber hinaus besteht in einigen Lesesälen die Vorschrift, nur mit Bleistiften zu arbeiten, um eventuelle Schäden am Material durch „Ausrutscher“ der Benutzer möglichst gering zu halten. Selbstverständlich können Benutzer aber auch ihr Notebook mit ins Archiv nehmen, um die neu gewonnenen Erkenntnisse sofort einzugeben. Die meisten Archive verfügen in ihren Lesesälen über Steckdosen, die genutzt werden dürfen.

In den Lesesälen – oder wo den Benutzern sonst die Archivalien vorgelegt werden, dies kann manchmal sogar das Dienstzimmer des Archivars sein – darf man selbstverständlich weder essen noch trinken. Auch sonst gelten in Handschriftenlesesälen ähnliche Verhaltensregeln wie in den Lesesälen von Universitätsbibliotheken: Mäntel, Schirme und Taschen werden am Eingang eingeschlossen und nicht mitgenommen; lautes Reden und lange Unterhaltungen sind nicht erwünscht.

Wenn man von Materialien eine Kopie haben möchte (vgl. im folgenden Kapitel den Unterpunkt 3.3 Reproduktionen und Urheberrecht), notiert man die Bestandsbezeichnung, die entsprechende Signatur, den (Akten-)Titel sowie die Paginierung oder die Korrespondenzpartner und das Datum des Briefes. Wird mit einem noch nicht bis in die Tiefe erschlossenen Bestand gearbeitet, kann man auch ein Blatt Papier an die Stelle legen, die kopiert werden soll. Kleine Merkzettel („Post-its“) in die entsprechenden Unterlagen zu kleben, ist jedoch tabu, da die im Klebstoff enthaltenen Chemikalien die Archivalien nachhaltig schädigen.

Checkliste

 Bedenken Sie, dass einmal hergestellte Findmittel schon aus Personalgründen oftmals nicht erneuert werden.

 Rechnen Sie daher sowohl mit dem Provenienprinzip als auch mit dem Pertinenzprinzip bei Ordnung und Verzeichnung sowie mit den unterschiedlichsten Findmitteln von der Ablieferungsliste bis zum Karteikasten.

 Lesen Sie in Findbüchern auch immer die Einleitung. Hier finden Sie Angaben zur Behörden- und Bestandsgeschichte sowie Querverweise zu anderen Beständen.

 Teilen Sie Ihren Archivbesuch ökonomisch ein und bestellen Sie nicht wahllos Archivalien.

 Beachten Sie Bestellzeiten und evt. Bestellbeschränkungen (z. B. 10 Archivalieneinheiten pro Tag).

 Gehen Sie bei kleinen Archiven nicht davon aus, dass Ihnen das Material sofort bzw. am gleichen Tag vorgelegt werden kann.

 Tragen Sie bei empfindlichen und fragilen Materialien Archivhandschuhe. Diese werden Ihnen im Archiv zur Verfügung gestellt. 3 Benutzen Sie im Lesesaal am besten keinen Füller oder Kugelschreiber, sondern einen Bleistift und/oder Ihr Notebook.

 Selbstklebende Merkzettel sind verboten.