Читать книгу So geht Büro heute! - Jürgen Kurz - Страница 4

Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen®

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Auswertung

So geht Büro heute!

Die Büro-Kaizen®-Prinzipien

Warum eigentlich digital arbeiten?

Das Büro der Zukunft

Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?

Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?

Digitaler Minimalismus

Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Teil I: Die fünf großen Handlungsfelder

1.E-Mail-Verarbeitung

1.1Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?

1.2Haben Sie immer wieder E-Mails im Posteingang, die Sie vor sich herschieben?

1.3Kämpfen Sie damit, dass Empfänger langsam oder gar nicht reagieren?

1.4Wollen Sie erfahren, wie Sie bei der E-Mail-Ablage Zeit sparen können?

1.5Bringt Ihnen die Suchfunktion zu ungenaue Ergebnisse?

1.6Tippen Sie regelmäßig vorkommende E-Mails immer wieder aufs Neue?

1.7Bewegt sich der Inhalt Ihres Postfaches nah an einem festgelegten Limit, weil große E-Mails Ihren wertvollen Speicherplatz belegen?

1.8Geben Sie Befehle immer mit der Maus ein, was entsprechend Zeit kostet?

1.9Wollen Sie wissen, wie Sie E-Mails mit eigenen Notizen ergänzen können?

2.Terminplanung

2.1Wüssten Sie gern, wie Sie Termine aus E-Mails erstellen?

2.2Möchten Sie zu einem Termin Informationen so notieren, dass sie bei Bedarf immer zur Hand sind?

2.3Wenn Sie Besprechungen mit Chefs oder Kollegen planen: Müssen Sie jedes Mal nachfragen, wann diese Zeit haben?

2.4Verschicken Sie Einladungen zu Besprechungen als Text-E-Mails und sind frustriert, dass es so schwierig ist, einen gemeinsamen Termin zu finden?

2.5Wollen Sie Personen außerhalb des Unternehmens einen Überblick über noch freie und belegte Termine verschaffen?

2.6Fragen Sie sich, wie Sie die Übersicht über berufliche und private Termine behalten können, damit keine Überschneidungen bei der Planung passieren?

2.7Wollen Sie an Termine kurz vorher erinnert werden?

2.8Würden Sie gern wiederkehrende Termine (zum Beispiel Jour fixe) anlegen?

2.9Wollen Sie den angezeigten Kalenderzeitraum frei wählen?

2.10Fragen Sie sich, wie Outlook Sie beim Planen Ihrer Zeit unterstützen kann?

3.Aufgabenmanagement

3.1Wüssten Sie gern, wie Sie aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen?

3.2Haben Sie mehrere Listen mit Aufgaben?

3.3Möchten Sie sich zu einer Aufgabe Notizen machen?

3.4Liegen Ihnen Unterlagen, die Sie beim Erledigen der Aufgaben brauchen, in Papierform vor und Sie wüssten gern, wie Sie Elektronik und Papier verknüpfen?

3.5Ihre Aufgabenliste ist chaotisch und Sie wissen nicht, was als Nächstes ansteht?

3.6Kommt es vor, dass Sie das Erledigen größerer Aufgaben immer wieder vor sich herschieben?

3.7Wird Ihre Aufgabenliste immer länger?

3.8Bestimmte Aufgaben möchten Sie delegieren und Sie wüssten gern, wie das geht?

3.9Wüssten Sie gern, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren können?

3.10Gibt es Aufgaben, die wiederholt vorkommen (z. B. Abschluss eines Monats)?

4.Offene Vorgänge

4.1Wünschen Sie Tipps für einen guten Start mit OneNote?

4.2Möchten Sie wissen, wie eine klare Struktur für die Ablage von Informationen in OneNote aussieht?

4.3Wollen Sie fünf wichtige Möglichkeiten kennenlernen, mit denen Sie Inhalte in OneNote einfügen können?

4.4Sie möchten bestimmte Informationen wiederfinden und wünschen dafür Tipps?

4.5Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Notizbücher davor bewahren, mit alten Informationen zu verstopfen?

4.6Sie wollen mit mehreren Personen im selben Notizbuch arbeiten und wüssten gern, wie das geht?

4.7Sie wollen das Potenzial von OneNote noch stärker ausnutzen?

5.Dateiablage

5.1Sie möchten die Vorteile einer Ablage in OneDrive nutzen?

5.2Sie wünschen eine klare Ablagestruktur?

5.3Sie wollen Doppelablagen vermeiden?

Das Zusammenspiel auf einen Blick: Der digitale Büro-Kaizen®-Workflow

Teil II Typische Arbeitssituationen

1.Besprechungen zielorientiert durchführen

Vereinfachen Sie das Einladen zu einer Besprechung

„Automatisieren“ Sie die inhaltliche Vorbereitung

Beginnen Sie das Meeting mit einem starken Start

Halten Sie die Ergebnisse per Sofort-Protokoll fest

Überführen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll in die Outlook-Aufgabenlisten der Teilnehmer

Dokumentieren Sie die Sitzungspapiere in digitaler Form

2.Projekte erfolgreich managen

Legen Sie das Notizbuch an und binden Sie die Beteiligten ein

Legen Sie die Infos aus Projekt-Meetings ab

Verknüpfen Sie Projektinfos mit der Outlook-Aufgabenliste

Schauen Sie sich die Änderungen anderer Bearbeiter an

3.Ressourcen clever verwalten

Öffnen Sie den Ressourcen-Kalender

Sehen und buchen Sie Ressourcen

Vorteile der digitalen Ressourcenverwaltung

Welche nützlichen Erkenntnisse gibt es?

4.Von unterwegs aus arbeiten

Nutzen Sie OneNote auch auf Ihren Mobilgeräten

Profitieren Sie von den Möglichkeiten der Spracherkennung

Nutzen Sie OfficeLens

Greifen Sie auch von unterwegs auf OneDrive zu

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

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