Читать книгу 100 Best Practice-Tipps für eine noch bessere Praxisorganisation - Klaus-Dieter Thill - Страница 11

Ein Thema, das nicht nur Medizinische Fachangestellte, sondern auch Praxisinhaber häufig und intensiv beschäftigt, ist die Reduktion der täglichen Hektik. "Wir wissen manchmal gar nicht, wo uns der Kopf steht!", berichtet die Angestellte einer kardiologischen Fachpraxis. Neben der zermürbenden praxisinternen Wirkung beeinflussen hektische Arbeitsprozesse aber auch die Patientenzufriedenheit und die Weiterempfehlungs-Bereitschaft. Gehetztes Agieren ist für Patienten das Zeichen einer Organisations-Unfähigkeit des Praxisteams. Hinzu kommt die Befürchtung, durch Eile und Unkonzentriertheit u. U. auch medizinisch schlecht versorgt zu werden.

Bei der Ursachen-Analyse äußern Praxis-Teams meist das "Zuviel-Argument": zu viel Arbeit, zu viele Patienten, zu viele administrative Anforderungen. Doch der zentrale Grund liegt in für das Arbeitsaufkommen ungeeigneten Kapazitäten und Regelungen, z. B. in Form

- einer zu geringe Personaldecke,

- unklarer Zuständigkeiten,

- fehlender Koordination,

- eines unzureichenden Informationsflusses,

- unnötiger Störungen und Unterbrechungen,

- falscher Bestellsysteme,

- ungelöster Konflikte,

- schlechter Einweisungen neuer Mitarbeiterinnen und / oder

- fehlender bzw. defekter Arbeitsmittel

In jeder Arztpraxis kann es zu Situationen kommen, in denen es hektisch wird. Ist die Hektik jedoch ein Dauerzustand, liegt ein Systemfehler vor, dem man mit einem einfachen Verfahren, der Hektik-Notiz, begegnen kann. Seine Umsetzung ist einfach: jedes Team-Mitglied hält den Zeitpunkt sowie den vermuteten Anlass beginnender Hektik auf einem Zettel fest oder notiert diese Angaben ex post. Die Hektik-Notizen werden bis zur jeweils nächsten Teambesprechung gesammelt und dann gemeinsam ausgewertet. Auf diese Weise erfahren nicht nur alle Praxismitarbeiterinnen und der Arzt / die Ärzte, was wen zu welchem Zeitpunkt in Hektik gebracht hat, sondern es wird auch möglich. Situationen aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und so Lösungen zu entwickeln.