Читать книгу Управление проектами - Коллектив авторов - Страница 6

Основные действующие лица (использовать схему обязанностей).

Один из основных элементов инвестиционного проекта, который обеспечивает формирование идей и реализацию замыслов, – это его участники, то есть все заинтересованные стороны проекта.

Одним из главных участников проекта является будущий владелец объекта инвестиций и его пользователь – заказчик. Он определяет основные требования и масштабы проекта, обеспечивает его финансирование, заключает контракты с различными исполнителями, организует взаимодействие между ними, несет ответственность за проект в целом. Им может быть одно или несколько юридических и физических лиц, объединяющих свои усилия и ресурсы с целью осуществления проекта и получения выгоды.

Заказчиком может быть и инвестор – сторона, вкладывающая средства в проект, или уполномоченные им лица. В случае, когда инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, в качестве инвесторов могут выступать банки, инвестиционные, венчурные фонды и другие организации. Инвесторы заключают договоры (контракты) с заказчиком, контролируют их выполнение и осуществляют расчеты. Они являются полноправными участниками проекта и владельцами имущества, приобретенного за их средства, до полного расчета с заказчиком по контракту или кредитному соглашению.

Следующим участником проекта является исполняющая организация, в рамках которой формируется команда проекта, которая непосредственно будет выполнять все работы по проекту. Организационная структура команды должна соответствовать основным видам деятельности по реализации проекта. Команда проекта должна идентифицировать всех участников, определить их интересы и контролировать их в течение всего жизненного цикла проекта. Важную роль в проектах играет менеджер проекта – ключевая фигура, от лидерских качеств которой зависит исполнение проекта.

На начальной стадии разработки проекта необходимо учитывать мнение местного сообщества, проживающего на территории, на которую может быть оказано воздействие в результате реализации проекта, например, строительство супермаркета; экологические последствия, выбросы вредных веществ. Таким образом, представители местного сообщества тоже являются участниками проекта.

Большую роль в реализации проекта играет куратор проекта, чье влияние и авторитет может положительным образом сказаться на успешной реализации проекта.

Конфликт интересов участников проекта

Количество участников проекта во многом зависит от таких факторов, как объем финансирования, степень значимости и роль в социально-экономической системе и другие.

Стандарт РМВОК считает, что проектная деятельность по сравнению с постоянным предприятием наиболее уязвима: существует так называемый конфликт интересов участников по поводу сроков, стоимости и качества проекта (табл. 1.2):

Таблица 1.2

Конфликт интересов участников проекта

Из рисунка видно, что заказчик и исполнительная организация стремятся всегда к минимизации сроков и стоимости проекта, команда проекта, наоборот, сроки и стоимость стремится увеличить. Относительно качества проекта, то интересы его участников также не совпадают: заказчик проекта ожидает высочайшее исполнение качества, тогда как команда проекта в меньшей степени думает о качестве проекта (это связано с тем, что заказчик пытается уменьшить сроки и стоимость проекта, команда же не может обеспечить ожидаемый заказчиком уровень качества при данных условиях). Руководство проекта пытается сбалансировать интересы заказчика и команды проекта путем обеспечения оптимального уровня качества, который удовлетворил бы две стороны (то есть заказчика и команду).

Командный менеджмент

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

– формирование команды проекта;

– организация эффективной работы команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты – банки и, наконец, команды проекта, возглавляемые руководителем проекта – менеджером проекта (в терминологии, принятой на Западе, – проект-менеджера), а также, в зависимости от специфики проекта, другие участники.

Следует отметить, что участники проекта – категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта – одно из главных понятий управления проектами. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на период реализации проекта, а после его завершения распускается.

Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и (или) предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп – это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы – непосредственные исполнители, которые имеют возможность сосредоточиваться на конкретной работе. При необходимости некоторые роли членов команды могут совмещаться.

Характеристика команды проекта

Основными характеристиками команды являются:

• состав;

• структура;

• групповые процессы.

Состав – совокупность характеристик членов команды, важных для анализа ее как единого целого. Например, численность, возрастной, половой состав и т. д.

Структура рассматривается с точки зрения функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с точки зрения межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений, власти и коммуникаций.

К групповым процессам относятся такие показатели динамики, как процесс развития, сплочения группы, процесс группового давления, выработки решений.

Совокупность показателей, определяющих положение человека в команде, включает:

• систему групповых ожиданий;

• систему статусов и ролей членов группы.

По отношению к каждому члену у группы есть система ожиданий в отношении его поведения. Поведение, соответствующее групповым нормам и правилам, поощряется, несоответствующее – наказывается.

Статусно-ролевые отношения отражают систему взаимосвязей, складывающихся в группе. Каждый человек занимает определенное положение в группе: по вертикали – руководство и подчинение, по горизонтали – сотрудничество. Это отражается на статусе каждого члена. Статус реализуется через систему ролей, то есть функций, выполняемых человеком в соответствии с его положением в группе.

Чем отличается менеджер – управляющий проектом от технического исполнителя? Задача управляющего – это эффективное кадровое обеспечение (надлежащее управление людьми). Одна из причин провалов в бизнесе – это неспособность отыскать толковых управляющих. Инженеры в основном ориентированы на предмет, а не на человека? Они, скорее, интроверты, а не экстраверты, сосредоточены на своем внутреннем мире концепций и идей, а не на внешнем мире. Поэтому с людьми они часто обращаются как с неодушевленными предметами, а не как с людьми, жалуясь, что люди нерациональны, нелогичны и не поддаются математическому анализу.

Стиль управления, подходящий команде, зависит от этапа развития команды:

– на этапе формирования – это директивный стиль управления;

– на этапе приспособления – стиль влияния;

– на этапе нормализации – участвующий стиль;

– на этапе выполнения работ – передача полномочий.

Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;

• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

• письменные и устные;

• вертикальные и горизонтальные.

Информационные технологии управления проектами

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и ШгЪ-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений

Интегрированная информационная система управления проектами:

• объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту; обеспечивает хранение, сбор и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

• создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

• должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

• должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

• является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

• является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:

• этапам проектного цикла;

• функциям;

• уровням управления.

Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Вопросы для самопроверки:

1. Кто является основными действующими лицами в проекте, используя схему обязанностей.

2. В чем заключается конфликт интересов участников проекта?

3. Дайте характеристику команде проекта.

4. Что такое “управление коммуникациями проекта”?

5. Какую роль в управлении проектами играют информационные технологии?

6. Что такое “интегрированные информационные системы поддержки принятия решений”? Дайте краткую характеристику.