Читать книгу HR-практика. Руководство по созданию и проведению опроса методом «360 градусов» - - Страница 5

Следующую главу мы посвящаем профилю должности работников, его созданию и заполнению, так как без этой информации проводить оценку «360 градусов» будет необъективно. Отсутствие профиля должности может привести к неполной оценке или неучету важных аспектов работы конкретных сотрудников.

Профиль должности обычно разрабатывают на этапе поиска работников в компанию, как при введении новой должности, так и для стандартизации информации о всех работающих сотрудниках. На основе информации, указанной в профиле должности, обычно проводят структурированное интервью, ассессмент-центр, «360 градусов» и другие виды оценки сотрудников.

Профиль должности – это документ, в котором описаны требования, критерии, ключевые обязанности, профиль компетенций и методы оценки кандидатов на конкретную должность.

Компетенции – набор знаний, умений и навыков, необходимых для профессионального выполнения задач.

Виды компетенций:

✓ личностные (целеустремленность, ответственность, коммуникабельность);

✓ профессиональные (знания и навыки в конкретной области);

✓ управленческие (стратегическое мышление, умение разрешать конфликты, управление командой).

Унифицированный профиль должности — это незаменимый инструмент в HR-системе, который позволит осмысленно подходить к найму, обучению, оценке и развитию персонала.

Есть несколько подходов к разработке профиля должностей:

✓ Поуровневый (все должности ранжируют на определенные группы и каждой группе приписывают единые компетенции: 1 (специалисты), 2 (руководители), 3 (топ-менеджеры), а также выделяют уровни их развития (1 – базовый уровень, 2 – уровень знания, 3 – опытный, 4 – углубленный, 5 – эксперт). В каждом уровне есть поведенческие индикаторы, которые его определяют, и подробные расшифровки. Уровней как и групп может быть множество, все зависит от специфики деятельности компании.

✓ Поиндикаторный (прописывают набор названий компетенций и расшифровок к ним и разрабатывают единую корпоративную модель компетенций для всех сотрудников).

Разработка корпоративной модели компетенций в каждой компании производится на основе анализа ее целей, миссии и ценностей, стратегии развития, а также ее организационной структуры и иерархии должностей. А если в компании происходят какие-либо изменения, к примеру, меняется стратегия, то происходит пересмотр существующих моделей компетенций.

Важно! Рекомендую осуществлять пересмотр компетенции по должностям не реже, чем один раз в три года, а в силу тенденций микроменеджмента, во многих организациях из-за постоянно меняющихся политических условий возможно пересматривать их и чаще.

Зачем компании создавать профиль должности работников?

Профиль должности в зависимости от целей его использования может быть:

1. Для подбора сотрудников (структурный подход к найму кандидатов).

2. Для грейдирования (ранжирование сотрудников по их результатам работы и материального стимулирования).

3. Для развития кандидатов кадрового резерва (измеримые индикаторы на каждую должность, формирование матриц обучения по должностям и проведение обучений).

4. Для оценки компетенций работников и их дальнейшего развития (подготовка индивидуальных планов развития).

5. Для оптимизации организационной структуры (увольнения, перемещения, повышения).

В рамках данного руководства мы научимся пошагово составлять и заполнять профиль должности для подбора новых сотрудников.

А для начала предлагаю вам определиться, на какую должность вы разрабатываете профиль, и вместе со мной выполнять все упражнения к главам, вносить необходимые данные. Приступаем!

2.1. Пошаговое описание функций у должностей по подразделениям

2.1.1. Сбор и анализ данных

В службу персонала поступает заявка на подбор нового сотрудника. Данной должности ранее в компании не было, поэтому в первую очередь нужно определиться с рабочей группой, выделить экспертов, которые будут помогать в создании и оценке будущего профиля должности.

Следующий шаг – это определение структуры подчинения сотрудников, иерархии должностей в вашей компании, для этого изучите организационные стандарты компании, штатное расписание, структуру компании (блоки работ и функции конкретного подразделения).

Визуализируйте будущий проект в виде схемы и описания к ней в виде таблицы (блоки работ сотрудника и функций в программе Excel, действия по данному блоку). Более детальное описание обязанностей мы сформулируем уже после уточнения задач сотрудника с руководителем и дополним эти таблицы.

Блок-схему вы можете сделать в следующих программах: организационные диаграммы в Word, Excel, в программе Visio для крупных компаний или в онлайн-редакторах. Рекомендую также описать блоки работ и функции сотрудников. Например, менеджер по персоналу: скрининг резюме – отбирать резюме по вакантным должностям на сайте hh.ru и иных ресурсах интернет. Подбор персонала – заполнять открытые позиции в соответствии со штатным расписанием и т. д.

УПРАЖНЕНИЕ

1. Составьте список экспертов, которые будут участвовать в наполнении профиля должности, распределите блоки работ по описанию подробного функционала между ними, установить сроки.

2. Изобразите место должности, на которую вы разрабатываете профиль в иерархии компании на организационной схеме.

3. Кратко опишите основные функции нового работника, опираясь на должностную инструкцию.

2.1.2. Интервью с руководителями подразделений

и экспертами компании

Прежде чем общаться с руководителем направления по заявке на найм, запросите у него в письменной форме информацию о необходимом работнике и его функционале. Пусть предоставит вам описание идеального кандидата с указанием его качеств, а возможно, это будет пример личностных качеств прошлого работника, успешно выполнявшего свои обязанности.

Для того чтобы тщательно выявить потребность заказчика в том или ином работнике, необходимо также подготовить перечень вопросов для личного общения и конкретизации требований. То есть после получения описания требований мы лично общаемся с заказчиком и конкретизируем их.

Далее нужно обязательно установить сроки подбора по вакансии (опираемся на требования, прописанные в регламенте по найму вашей компании, или устанавливаем иной срок исходя из задач и времени, необходимого на создание профиля должности). Если регламентов по срокам нет, то предлагаю посчитать сроки по данной формуле (материал взят из публикации в журнале «Директор по персоналу» в 2023 году):

Сроки подбора = (Кслож. + Кпр.) / 2 * Кподб.,

где Кслож. – коэффициент категории сложности:

1 – низкая повыш. коэф. 1,

2 – средняя повыш. коэф. 1,5,

3 – высокая повыш. коэф. 2.

Кпр. — коэффициент приоритетности подбора:

1 – вакансия срочная – важная коэф. 0,5,

2 – вакансию необходимо закрыть в стандартные сроки коэф. 1,

3 – вакансия на перспективу, мониторим рынок труда коэф. 1,25.

Кподб. — категория подбора и расчет кол-ва дней.

(Массовый – 30 дн., специалисты – 45 дн., руководители – 60 дн.).

Пример расчета сроков подбора на вакансию руководителя:

(2 +0,5) / 2 * 60 = 75 дней.

Для диалога с заказчиком нужно тщательно подготовиться и максимально сформулировать все имеющиеся у вас вопросы, чтобы не назначать повторных встреч и не затрачивать лишнее время.