Читать книгу Дом как маленькое государство: Руководство по управлению домом в XXI веке - - Страница 14

Коммунальные платежи, электричество, газификация, сады/школы, кружки, репетиторы и т. д.; выстраивание и планирование семейного бюджета; коммуникация с банками (счета/карты); финансовые консультации, инвестирование и аналитика по управлению активами семьи: недвижимостью, фондовыми инструментами или криптовалютой.

У каждого человека есть целый список ежемесячных и ежегодных платежей. И чтобы оптимизировать этот процесс, соблюдая сроки, в первую очередь я рекомендую вести список, который поможет, во-первых, ничего не упустить; во-вторых, видеть, какие суммы уходят на оплату, и, возможно, сделать вывод, нужно ли их корректировать в ту или иную сторону.

Настроить платежи можно несколькими способами. Министр внутренних дел может взять все в свои руки и в качестве помощи использовать таблицы с напоминанием, списки в Excel или подключить рассылки. Есть такие функции у компаний, когда на телефон приходит сообщение с QR-кодом на оплату или просто оповещением, что скоро наступает дата оплаты. Можно разделить обязанности с партнером, распределив, кто за что платит. В любом случае нужна элементарная бухгалтерия, хотя бы таблица ДДС[8], вести ее можно научиться на бухгалтерских курсах. Пройдя такие курсы один раз, вы на всю жизнь получите навык, который пригодится в быту, а также может оказаться весомым преимуществом в профессиональной сфере.

Хорошим подспорьем может стать и сайт Госуслуг, куда вшита функция оплаты и оформления документов. Нужно один раз верифицировать данные (паспорт, СНИЛС[9], ИНН[10], регистрацию, телефон, электронную почту и т. д.) – и вы получаете свой цифровой клон, доступный через интернет по логину, паролю или Face ID[11]. В ряде случаев, если не получается зарегистрироваться через сайт или приложение, нужно обратиться в МФЦ[12]. Сейчас это стало достаточно быстро: все решается в одном окне. А дальше вам открываются возможности не только оплаты, но также подачи заявлений и заказа ряда дополнительных услуг, таких как переоформление паспорта, прописка, оформление и получение загранпаспорта, документы для новорожденного и прочее. Очень удобно, что все это можно сделать онлайн – дистанционно записаться на удобную дату, прийти и забрать уже готовые документы.

Также нужно следить за сроком действия внутреннего паспорта, в России он меняется в 20 и 45 лет. Пока к нам не пришли технологии ID-паспортов, но можно уже сделать биометрический загранпаспорт на 10 лет, с отпечатками пальцев. Я сделала себе такой, дополнительный к первому, по заявлению. Теперь у меня официально два загранпаспорта, и это удобно при подаче на визы. Удобно также, что в гражданский паспорт есть возможность поставить штамп с номером ИНН (для этого нужно обратиться в налоговую службу), а также можно внести помимо сведений о прописке, браке и детях свою группу крови и резус-фактор. Для хранения всех документов я рекомендую завести органайзер с отдельным файлом для каждого члена семьи. Хранить все в одном месте – удобно и практично, всегда можно быстро найти все необходимое.

Но когда счетов действительно много, как у нас (свыше 40), их оплата отнимает уйму времени – и тут может потребоваться помощь. Для этого необязательно нанимать высококлассного специалиста. Достаточно взять удаленного ассистента из числа людей, которым вы доверяете. Хорошо на эту роль подходят студенты, например дети друзей. Вам такая услуга обойдется в небольшую сумму, а для подрастающего поколения будет хорошей практикой и опытом, достаточно передать необходимую информацию в электронном виде и далее отслеживать отчеты. Но, конечно, существуют и профессиональные помощники, которых можно найти через специальные агентства.

Вот что об этом говорит Танзиля Гарипова, предприниматель, общественный деятель, основатель международной Академии бизнес-ассистентов и автор четырех книг по данной теме (в том числе «Идеальный бизнес-ассистент»): «В первую очередь обращайте внимание на то, чтобы у помощника было достаточно опыта работы. Лучше всего запросить рекомендации или самостоятельно связаться с предыдущими работодателями. Также между вами должна возникнуть своего рода "химия", чтобы обеим сторонам дальнейшее сотрудничество приносило только позитив и комфорт. Чтобы понять, насколько ассистент вам подходит, начните с тестового периода в три-пять дней».

Лично наши частные и коммерческие активы профессионально ведет менеджер, который отвечает за таблицу ДДС и оплачивает все платежки. Для этого я завела отдельную карточку на свое имя и передала ему все платежки и пароли для входа в личный кабинет мобильного приложения банка, откуда осуществляются оплаты. Ну а я могу контролировать историю и пополнять основной счет.

Признаюсь, после прочтения книги Танзили «Идеальный бизнес-ассистент» я приняла решение нанять для себя еще и личного помощника, который теперь разгружает меня как в быту, так и в бизнес-процессах. Вначале я не понимала, с чего начать делегирование, и первое, что сделала, – это прописала инструкцию должностных обязанностей. Грубо говоря, техническую карту о себе самой, о моих привычках, семье, потребностях и сферах, где может потребоваться помощь подобного человека. Отметила из списка дела, которые уже сейчас в состоянии перепоручить. Далее я настроила на свое имя новый телефонный аппарат с SIM-картой, его я смогу передать следующему сотруднику при необходимости. Заказала отдельную карту в банке тоже на свой паспорт и привязала онлайн-кабинет к этому номеру, то есть к рабочему телефону моего ассистента. Теперь я могу заходить в личный банковский аккаунт через браузер в своем компьютере, пополнять счет и видеть движение средств по этой служебной карте. Также я сделала на ассистента доверенность, по которой можно забирать корреспонденцию, справки из банков или представлять мои узкие интересы в определенных местах. Сложно переоценить облегчение и точку опоры от чувства, что у тебя всегда есть человек на подхвате. У меня сразу как будто появились крылья и новые горизонты, и, надо сказать, зарплата моей помощницы уже успела окупиться даже за такой маленький срок!

Помимо оплаты счетов главе МВД необходимо также уметь дальновидно выстраивать финансовое благополучие семьи. Как вести учет, анализ, планирование и контроль финансов вашего дома, какие виды семейного бюджета существуют и что выбрать в вашем случае, мы поговорим в следующей главе. Но министру внутренних дел важно держать руку на пульсе и понимать, что нужно сделать, чтобы капитал семьи был в порядке.

Как построить семейный бюджет, кому делегировать контроль?

Самый простой способ – получить учет и аналитику от онлайн-банка, на что тратятся деньги. Вести такую статистику можно и от руки, записывая расходы, или установить дополнительное приложение. Дальше эти траты кто-то из семьи должен начать анализировать, планировать и контролировать. Хорошо с этой функцией справляются мужчины, так как часто мыслят более стратегически. Можно самостоятельно изучить книги по бухгалтерии, чтобы нагляднее увидеть, как контролировать движение денег. Но может потребоваться и помощь таких специалистов, как финансовый консультант или бухгалтер, которые подскажут, как разобраться в вашей ситуации и отладить процессы, чтобы в дальнейшем финансовые вопросы были более прозрачны и понятны.

Я сама обращалась к финансовому аналитику, чтобы разобрать кейс с нашим бюджетом. И прошла все стадии с ручкой и калькулятором в руках, так что теперь знаю все про семейный бюджет. Признаюсь, что это минное поле в доме, поэтому я поделюсь с вами тем, какие опасности можно на нем встретить. Часто в жизни приходится разбираться во всем самостоятельно, как в формуле «хочешь свой ресторан – сначала поработай официантом». Мы с вами еще вернемся к этому подробно, так что те из вас, кто не привык никому доверять, получат пошаговую инструкцию, как сделать все самому. Ну а те, кому все же потребуется помощь в дальнейшем управлении семейным или личным бюджетом, смогут более осознанно отдать эту функцию нанятому специалисту. Ведь вас, как и меня, уже невозможно будет обмануть, когда мы разберем подробно, что к чему.

Что еще? Сегодня трудно найти человека, который бы не имел пластиковой банковской карточки. Также огромное количество людей пользуются кредитками, открывают счета и вклады и проводят другие операции с финансами, коммуницируя для этого с банком. И этими вопросами тоже нужно управлять. Необязательно заводить карту каждому члену семьи, хотя есть замечательная услуга в банках, когда к основной карте взрослого члена семьи привязываются карты детей и родственников. Держатель карты может мониторить все операции в своем онлайн-кабинете. Для более продвинутых пользователей банки предлагают услугу Private banking, то есть привилегированное обслуживание в том или ином банке с включенным личным менеджером, которому можно задавать вопросы по различным поводам. Чтобы получить такую услугу, можно разместить средства в банке под те или иные инструменты. После достижения определенной суммы клиенту выделяют отдельную линию, присваивая статус VIP-обслуживания. Также эту функцию можно купить, выплачивая определенную сумму в месяц или в год. Это очень удобный помощник.

Получить бонусы по карте можно, и просто расплачиваясь за покупки и услуги. Онлайн-банки предлагают много программ, с помощью которых можно возвращать средства в виде кешбэка. Например, нам с мужем очень нравятся бонусные мили от «Аэрофлота». С помощью банка мы накапливаем их и успешно тратим на покупку билетов или повышение класса обслуживания. Кто-то копит баллы «СберСпасибо». Есть еще ряд банков, предлагающих бонусы за пользование их услугами. И министр внутренних дел дома должен подружить всех членов семьи с этими инструментами.

Со временем семья обрастает активами. Как правило, это дом, дача, коммерческая или жилая недвижимость, акции и другие банковские или фондовые инструменты. Подробнее о них мы поговорим в главе «Министерство финансов». Но, чтобы эти активы приносили прибыль, ими тоже нужно грамотно управлять. Для этого есть, конечно, специально обученные люди, но важно пройти начальный путь самостоятельно, потому что, когда вы доверяете свои обязанности кому-то другому, вы не устраняетесь полностью, а переходите на новый уровень – контроля. А значит, должны разбираться как минимум в основных вопросах, чтобы понимать: хорошо ли человек выполняет свою работу или нужно вмешаться. Я сама сначала с головой погрузилась в тему управления активами и только потом смогла что-то делегировать. С чего можно начать?

В первую очередь супругам стоит посовещаться: кто в каком вопросе более компетентен, тому и передать ответственность. В нашей семье, например, муж хорошо разбирается в вопросах недвижимости, а уже к таким процессам, как управление криптовалютами, нам удалось привлечь молодое поколение. Старшие дети быстро ориентируются в компьютерных и онлайн-технологиях, к тому же эту семейную потребность можно совместить с обучением финансовой грамотности. Нашими счетами в итоге занимается сын подруги, который успешно работает в этой теме. Так что эту область можно смело делегировать подросткам или поколению Z[13]. При этом и в ваших силах самостоятельно изучать данные биржевых изданий, YouTube и Telegram-каналы по инвестированию, чтобы управлять своими вложениями.

Если же соответствующих знаний и навыков в семье ни у кого нет или не хватает времени, пора обратиться за помощью. Я в свое время обращалась за консультациями к четырем специалистам. Кто-то со мной по сей день, с кем-то мы встречались разово. Сегодня в вопросах инвестиций и наращивания капитала нашей семье помогают трейдер, брокер и банк. Стоит отметить, что брокер для финансовых операций работает за процент от ваших сделок, а брокер по коммерческой недвижимости получает от продавца комиссию за вашу покупку. То есть это два разных специалиста, которые выполняют разные задачи и по-разному оплачиваются.

Если же недвижимость не коммерческая, а личная – кто-то решил купить дом или переехать из арендованной в свою квартиру, помощником выступит риелтор – человек или компания, которая подскажет с выбором и юридическим оформлением сделки. За эту работу также предстоит заплатить комиссию. Те, кто не готов расстаться с дополнительной суммой денег для решения этого вопроса, пользуются онлайн-сервисами типа ЦИАН, «Домклик» и другими площадками, где можно найти подходящий вариант и связаться с владельцем напрямую. Но и все остальные риски по сделке придется нести самостоятельно.

8

Движение денежных средств – таблица, где видно, откуда приходят и куда уходят деньги. В ней отображаются ключевые статьи доходов и расходов в отчетном периоде, например план семейного бюджета на год или несколько вперед.

9

Страховой номер индивидуального лицевого счета – это номер счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования, на котором в ПФР фиксируются страховые взносы, перечисляемые работодателем за застрахованное лицо, а также его страховой стаж.

10

Идентификационный номер налогоплательщика – присваивается юридическим и физическим лицам. ИНН физического лица состоит из 12 цифр и уникален для каждого гражданина.

11

Сканер объемно-пространственной формы лица человека, разработанный и представленный компанией Apple 12 сентября 2017 г. Сенсор позволяет разблокировать устройство и совершать покупки в приложениях. Специальная камера с датчиком способна считывать около 300 000 опорных точек на лице, что позволяет отсканировать пользователя всего за 400 миллисекунд.

12

Многофункциональный центр – единое место приема, регистрации и выдачи документов гражданам и организациям при предоставлении государственных и муниципальных услуг.

13

Зумеры (англ. Generation Z, также известное как хоумле́ндеры – англ. Homelanders, Homeland Generation, Zoomers или New Silent Generation) – термин, применяемый в мире для первого по-настоящему цифрового поколения людей, родившихся примерно с 1997 по 2012 г. По теории поколений Уильяма Штрауса и Нила Хоува, следующим за ним идет поколение Альфа.