Читать книгу Основы управления проектами - - Страница 10

1.1. Структура плана проекта

Структура плана проекта включает в себя описание всех ключевых элементов, необходимых для успешного завершения проекта. Основные разделы плана проекта могут включать:

Общие сведения о проекте:

Название проекта, инициаторы, ключевые участники.

Описание целей и задач проекта.

Основные этапы и ключевые даты.

Область применения проекта:

Описание границ проекта, что включено и что исключено.

Описание конечного продукта или услуги, которые будут созданы в ходе проекта.

Организационная структура проекта:

Определение ролей и обязанностей участников.

Структура управления проектом и подотчетности.

Расписание проекта:

Подробный график выполнения всех задач и этапов.

Определение ключевых вех и сроков выполнения.

Бюджет проекта:

Оценка всех затрат, включая прямые и косвенные расходы.

Планирование денежных потоков и распределение бюджета по этапам.

Управление качеством:

Описание критериев качества и стандартов, которым должен соответствовать конечный продукт.

Механизмы контроля качества на разных этапах проекта.

План управления рисками:

Идентификация потенциальных рисков и их классификация.

Разработка стратегий минимизации и реагирования на риски.

Коммуникационный план:

Определение каналов и частоты общения между участниками проекта.

Механизмы отчетности и информирования заинтересованных сторон.

План закупок и контрактов:

Описание процессов закупки товаров и услуг, необходимых для выполнения проекта.

Планирование управления контрактами с поставщиками и подрядчиками.

План управления изменениями:

Процедуры для обработки запросов на изменения в проекте.

Механизмы утверждения и реализации изменений.

Важность структуры плана проекта:

• Организация: Помогает организовать работу и распределить задачи между участниками.

• Ясность: Обеспечивает четкое понимание проекта всеми участниками и заинтересованными сторонами.

• Контроль: Устанавливает механизмы контроля за ходом выполнения проекта.

• Гибкость: Позволяет адаптироваться к изменениям и корректировать план по мере необходимости.

1.2. Определение сроков

Определение сроков проекта – это процесс установления временных рамок для выполнения задач и достижения ключевых вех. Сроки должны быть реалистичными и соответствовать доступным ресурсам и приоритетам проекта.

Шаги по определению сроков:

1. Декомпозиция задач: Разбивка проекта на мелкие задачи и определение последовательности их выполнения.

2. Оценка продолжительности задач: Определение времени, необходимого для выполнения каждой задачи, с учетом сложности и доступных ресурсов.

3. Установление зависимостей: Определение взаимозависимостей между задачами и последовательности их выполнения.

4. Определение ключевых вех: Установление критических точек, которые служат ориентирами для оценки прогресса.

5. Оптимизация расписания: Учет возможных ограничений, таких как ресурсы, рабочая нагрузка, и оптимизация графика для минимизации задержек.

Инструменты для определения сроков:

• Диаграммы Ганта: Визуальный инструмент для планирования и контроля выполнения задач по времени.

• Сетевой график (PERT): Используется для анализа временных зависимостей и расчета критического пути.

Значение правильного определения сроков:

• Предотвращение задержек: Помогает избежать неоправданных задержек и соблюсти график выполнения проекта.

• Эффективное управление ресурсами: Позволяет оптимально распределить ресурсы и избежать перегрузок.

• Контроль прогресса: Обеспечивает возможность регулярного мониторинга выполнения задач и своевременного вмешательства при отклонениях от плана.

1.3. Определение бюджета

Определение бюджета – это процесс оценки всех финансовых затрат, необходимых для выполнения проекта. Бюджет включает расходы на трудовые ресурсы, материалы, оборудование, услуги, а также резервы на непредвиденные расходы.

Шаги по определению бюджета:

1. Идентификация затрат: Определение всех возможных расходов, включая прямые и косвенные.

2. Оценка затрат: Проведение оценки стоимости каждой статьи бюджета на основе аналогичных проектов, рыночных исследований или экспертных оценок.

3. Распределение затрат: Распределение бюджета по этапам и задачам проекта.

4. Учет резервов: Определение резервных средств для покрытия непредвиденных расходов и рисков.

5. Анализ и утверждение бюджета: Проведение анализа бюджета на предмет соответствия целям проекта и утверждение его заинтересованными сторонами.

Инструменты для определения бюджета:

• Метод аналогий: Использование данных из прошлых проектов для оценки затрат.

• Метод параметрической оценки: Использование математических моделей для оценки затрат на основе определенных параметров (например, объем работ, количество персонала).

• Метод детализации (bottom-up): Оценка затрат путем суммирования расходов на отдельные задачи и элементы проекта.

Значение правильного определения бюджета:

• Финансовый контроль: Обеспечивает возможность контроля расходов и предотвращения перерасхода.

• Привлечение инвесторов: Позволяет обосновать необходимость инвестиций и получить финансирование.

• Оптимизация затрат: Помогает выявить и устранить излишние расходы на этапе планирования.