Читать книгу Внедрение ИИ в бизнес - - Страница 9

Знакома ситуация? Вы предлагаете изменить какой-то процесс в компании, а в ответ слышите сакраментальное:

«Нет, это мы так всегда делали. Работает – не трогай!»

Звучит как заклинание против перемен, правда? А потом вы смотрите на своих конкурентов, которые внедрили ИИ и обгоняют вас по всем показателям, и думаете: «Как же так вышло?»

Я расскажу вам секрет – бизнес-процессы, как молоко, имеют срок годности. Какой-то процесс мог быть суперэффективным пять лет назад, но сегодня он тормозит вашу компанию сильнее, чем Windows 95 на современном компьютере.

Почему мы так цепляемся за устаревшие процессы?

Страх перемен. «А вдруг станет хуже?»

Когнитивная лень. «Так проще, мы уже привыкли.»

Ошибка выжившего. «Мы и так нормально работаем!»

Эффект IKEA. Мы сами создали этот процесс, поэтому нам кажется, что он идеален.

Но давайте будем честны: 21-й век на дворе, эпоха ИИ и автоматизации, а вы все еще распечатываете документы, ставите на них печать, сканируете и отправляете по email? Или вручную составляете однотипные отчеты каждую неделю? Серьезно?

В этой главе мы разберемся, как вычислить такие «ископаемые» процессы в вашем бизнесе и что с ними делать. Мы будем опираться на результаты аудита, который вы уже провели в соответствии с рекомендациями, которые были ранее, но сосредоточимся на конкретном типе проблем – процессах, которые существуют только по привычке, «потому что мы так всегда делали».

Отбросьте ностальгию, друзья. Старые добрые времена закончились, когда появились нейросети, способные делать вашу рутину быстрее, дешевле и без ошибок. Поехали!

Метод светофора: зеленые, желтые и красные зоны в вашем бизнесе

После проведения аудита процессов у вас должен быть список всех рабочих процессов компании. Теперь пришло время их классифицировать! И для этого я предлагаю вам крутой метод визуализации, который поможет быстро понять, где у вас всё хорошо, а где пожар.

Что такое метод светофора?

Это простой способ классификации процессов в вашем бизнесе по принципу светофора:

Зеленые процессы – всё отлично, работают эффективно, не требуют вмешательства.

Желтые процессы – есть проблемы, но не критичные. Можно улучшить, но не горит.

Красные процессы – полный треш, срочно требуют изменений, сжигают ваши ресурсы.

Звучит просто? Так и есть! Именно поэтому метод работает – он интуитивно понятен каждому.

Как применить метод светофора в своем бизнесе

Шаг 1: Подготовка

Возьмите список процессов, который вы составили во время аудита. Распечатайте его, или выведите на экран, или нарисуйте на доске. Главное, чтобы все было видно и с этим можно было работать.

Шаг 2: Определите критерии оценки

Для каждого цвета нужно установить четкие критерии. Например:

Зеленый процесс:

● Работает быстро и без сбоев

● Не требует постоянного контроля

● Стоимость процесса адекватна результату

● Сотрудники не жалуются

● Клиенты довольны

Желтый процесс:

● Работает, но не оптимально

● Требует периодического вмешательства

● Стоимость на грани окупаемости

● Периодически возникают проблемы или жалобы

● Есть очевидные способы улучшения

Красный процесс:

● Постоянно ломается или дает сбои

● Требует постоянного ручного контроля

● Стоимость неадекватна результату

● Сотрудники ненавидят этот процесс

● Клиенты жалуются или страдают из-за него

Шаг 3: Проведите оценку

Теперь берите каждый процесс и честно (ЧЕСТНО!) отвечайте – он зеленый, желтый или красный? Отмечайте цветом (маркером, стикером, как угодно).

Важно: эту оценку лучше делать коллективно! Иначе вы рискуете наступить на те же грабли, что и Катя.

Катя владеет салоном красоты. Она внедрила CRM-систему и была уверена, что это «зеленый» процесс – все работает идеально. Когда она спросила администраторов, выяснилось, что они ненавидят эту CRM. Она тормозит, данные приходится вносить дважды, а интерфейс настолько неудобный, что администраторы предпочитают вести параллельно записи в блокноте. Это был очень красный процесс!

Шаг 4: Сделайте карту процессов

Теперь расположите все процессы на большой схеме, используя цветовую маркировку. Вот что обычно получается:

● Обнаруживается много красного. Не паникуйте! Это нормально. Большинство бизнесов имеют несколько критически неэффективных процессов.

●Красное часто концентрируется в определенных областях. Например, все процессы, связанные с документооборотом, могут быть красными. Это говорит о системной проблеме.

●Желтого обычно больше всего. Это процессы, которые как-то работают, но могли бы работать лучше – идеальные кандидаты для постепенной оптимизации с помощью ИИ.

Какие процессы обычно попадают в красную зону из-за «привычки»?

● Ручной ввод данных в несколько систем. Например, менеджер вносит данные клиента в CRM, потом в бухгалтерию, потом в таблицу отчетности…

● Согласование документов по цепочке. Документ идет от отдела к отделу, застревает, теряется, возвращается на доработку.

●Регулярные отчеты, которые никто не читает. Классика! Сотрудники каждую неделю готовят отчеты, которые никому не нужны.

●Дублирующие процессы. Например, информация о клиенте хранится и в CRM, и в Excel-таблице, и в записной книжке менеджера.

● Процессы с большим количеством ручного копирования. Данные из одной системы копируются в другую вручную.

Что делать с результатами цветовой диагностики?

● Красная зона – немедленно в работу! Эти процессы требуют срочной оптимизации или полной замены. Именно здесь ИИ может дать самый быстрый и заметный эффект.

●Желтая зона – составьте план постепенных улучшений. Внедряйте инновации поэтапно, без радикальной перестройки.

●Зеленая зона – зафиксируйте текущие процессы, документируйте их, чтобы они оставались эффективными. Периодически проверяйте, не пожелтели ли они.

Как вытащить правду о процессах у сотрудников

Результаты аудита и метод светофора дадут вам общую картину, но чтобы копнуть глубже и понять, какие именно процессы существуют только по привычке, вам нужно поговорить с вашими сотрудниками. Именно они – настоящие эксперты по неэффективным процессам в вашей компании!

Но есть проблема: большинство из них вряд ли скажут вам правду. Почему?

● Страх наказания. «Если я скажу, что система плохо работает, подумают, что я жалуюсь.»

● Синдром «привычного зла». «Да, это неудобно, но мы привыкли.»

● Ощущение бесполезности. «Я уже говорил об этом, ничего не изменилось.»

● Страх перемен. «Лучше плохонько, но знакомо, чем новое и непонятное.»

Вот несколько специальных вопросов и техник, которые помогут вам вытащить правду о «процессах-динозаврах»:

Золотые вопросы для выявления процессов-привычек

1.«Какие задачи в вашей работе кажутся вам устаревшими или излишними?»

2.«Если бы вы могли полностью отменить какой-то процесс без последствий, что бы это было?»

3.«Какие шаги в вашей работе вы выполняете „потому что так надо“, но не понимаете зачем?»

4.«Есть ли процессы, которые существуют только потому, что „мы так всегда делали“?»

5.«Какие процессы вызывают у вас мысль: „В 2025 году, серьезно?“»

Секретные техники для получения честных ответов

1.Техника «Представьте, что…» «Представьте, что вы стали руководителем компании на один день. Какие три процесса вы бы изменили в первую очередь и почему?» Этот вопрос снимает ограничения и позволяет мыслить более широко.

2.Техника «Расскажите историю» «Расскажите о самом неприятном случае, связанном с [процессом]. Что произошло? Как вы это решили?» Истории дают больше контекста и эмоций, чем сухие ответы.

3.Техника «Метафора» «Если бы наш процесс обработки заказов был машиной, какой бы она была? Спортивный автомобиль или старый трактор?» Метафоры помогают людям выразить то, что сложно сказать напрямую.

4.Техника «Шкала» «По шкале от 1 до 10, насколько этот процесс соответствует современным технологиям? Почему не 10? Что нужно, чтобы стало 10?» Этот подход заставляет задуматься о конкретных улучшениях.

История Игоря, который обнаружил, что его компания тратит 200 000 в месяц на бессмысленные отчеты

Игорь руководил отделом маркетинга в компании, которая производит строительные материалы. Пятнадцать человек в команде, приличный бюджет, хорошие показатели. Всё вроде бы шло неплохо, но Игорь постоянно чувствовал, что его команда работает на пределе возможностей, хотя объективно нагрузка не была запредельной.

Как всё начиналось

Однажды Игорь заметил, что его аналитик Катя третий день сидит допоздна.

– Кать, что случилось? Почему ты каждый день задерживаешься? – спросил Игорь.

– Да отчеты готовлю для финансового отдела. Каждый месяц одно и то же, – вздохнула Катя.

– А что за отчеты?

– По эффективности рекламных кампаний. У нас же куча каналов: контекст, соцсети, наружка, радио. По каждому нужно собрать статистику, сделать таблицы, подготовить презентацию…

Игорь задумался. Он знал про эти отчеты, но не вникал в детали.

– И сколько времени у тебя на это уходит?

– Примерно 3—4 дня каждый месяц, – ответила Катя.

3—4 дня! Карл! Это же почти 20% рабочего времени высококвалифицированного сотрудника!

Расследование начинается

Игорь решил копнуть глубже и попросил Катю показать процесс подготовки отчета. Выяснилось следующее:

●Катя вручную собирает данные из 8 разных систем (Яндекс Директ т. д.).

● Затем копирует их в Excel и делает сводные таблицы.

● Потом на основе этих таблиц создает графики в PowerPoint.

●После этого пишет аналитический комментарий к каждому графику.

● Готовую презентацию отправляет в финансовый отдел.

– А что финансовый отдел делает с этими отчетами? – спросил Игорь.

– Не знаю, – пожала плечами Катя. – Наверное, как-то используют для своих расчетов.

Игорю стало интересно, и он решил проследить судьбу этих отчетов. Договорился о встрече с финансовым директором Анной.

«Зачем вам эти отчеты?»

– Анна, каждый месяц мой отдел готовит для вас развернутый отчет по маркетинговым активностям. Как вы их используете? – спросил Игорь.

Анна немного замялась:

– Если честно, мы берем оттуда только данные по общему ROI разных каналов и вносим в свою таблицу для квартального отчета совету директоров.

– То есть вам нужны только цифры ROI? А графики, аналитика по аудитории, анализ конверсии?

– Нет, для финансовой отчетности это не требуется.

Игорь был в шоке. Катя тратила 4 дня на отчет, из которого финансисты использовали лишь несколько цифр!

Считаем деньги

Вернувшись в свой кабинет, Игорь решил посчитать стоимость этого процесса:

● Зарплата Кати: 150 000 рублей в месяц

● 4 дня работы = 20% месяца = 30 000 рублей

● И это только прямые затраты на зарплату!

Но ведь были и другие отчеты! Игорь провел небольшое расследование и обнаружил, что в компании регулярно готовятся 15 различных отчетов, многие из которых:

● Никто не читает

● Никто не использует для принятия решений

● Готовятся «потому что всегда так делали»

Общая стоимость этих бесполезных отчетов составляла около 200 000 рублей в месяц. Больше 2 миллионов в год!

Как Игорь решил проблему

Игорь предложил гендиректору проект по оптимизации отчетности. Вот что они сделали:

Провели аудит всех отчетов в компании. Для каждого отчета определили: кто готовит, кто использует, что именно используется, сколько времени уходит на подготовку.

Отменили ненужные отчеты. 7 отчетов из 15 просто упразднили, так как выяснилось, что их либо никто не читает, либо информация дублируется в других отчетах.

Упростили формат остальных. Вместо 40-страничных презентаций перешли на лаконичные дашборды с ключевыми показателями.

Внедрили ИИ для автоматизации. Для оставшихся отчетов настроили систему с элементами ИИ, которая автоматически собирала данные из всех систем и формировала интерактивные дашборды.

Результаты

Через три месяца результаты превзошли все ожидания:

●Экономия времени: сотрудники стали тратить на отчетность в 10 раз меньше времени – вместо 4—5 дней всего 2—3 часа в месяц на проверку автоматически сгенерированных данных.

● Экономия денег: компания сэкономила более 180 000 рублей в месяц только на прямых затратах на зарплату.

● Рост эффективности: освободившееся время сотрудники стали тратить на аналитику и креатив, что привело к росту эффективности маркетинговых кампаний на 23%.

●Более качественные решения: автоматические дашборды обновлялись каждый день (а не раз в месяц), что позволило быстрее реагировать на изменения рынка.

ИИ против устаревших процессов: какие инструменты использовать

Теперь, когда вы с помощью метода светофора и интервью с сотрудниками определили «процессы-динозавры» в вашем бизнесе, пора поговорить о том, как ИИ может помочь модернизировать их быстро и без лишней головной боли.

Топ-5 областей, где ИИ особенно эффективен против «мы так всегда делали»

1. Избавление от «копипаста» и ручного ввода данных

Проблема: Сотрудники тратят часы на копирование данных между системами, ручной ввод информации из одних документов в другие.

ИИ-решение: Системы интеллектуального распознавания данных (OCR + ИИ) и интеграционные платформы.

Что делает: Автоматически извлекает информацию из документов в любом формате (даже из сканов и фото) и переносит в нужные системы без участия человека.

2. Упрощение работы с документами и отчетами

Проблема: Создание однотипных документов, отчетов, презентаций съедает кучу времени у ценных сотрудников.

ИИ-решение: Генеративные ИИ-системы для создания и анализа контента.

Что делает:

●Создает шаблоны документов по краткому описанию

●Автоматически генерирует отчеты на основе данных

●Составляет презентации с минимальными входными данными

●Анализирует большие массивы документов и выделяет ключевую информацию

3. Оптимизация коммуникаций и встреч

Проблема: Бесконечные совещания, длинные цепочки писем, отсутствие систематизации в общении.

ИИ-решение: Интеллектуальные системы для управления коммуникациями.

Что делает:

●Автоматически конспектирует встречи и выделяет ключевые моменты

● Создает краткие резюме длинных обсуждений

● Формирует списки задач из записанных разговоров

● Анализирует эффективность коммуникаций

4. Автоматизация рутинного анализа данных

Проблема: Аналитики тратят 80% времени на подготовку данных и только 20% на их анализ.

ИИ-решение: Системы автоматического анализа данных.

Что делает:

● Автоматически очищает и структурирует данные

● Находит скрытые закономерности и аномалии

● Предлагает оптимальные способы визуализации

● Генерирует текстовые интерпретации цифр

5. Модернизация клиентской поддержки

Проблема: Сотрудники отвечают на одни и те же вопросы, тратя время на рутину вместо решения сложных задач.

ИИ-решение: Интеллектуальные чат-боты и системы самообслуживания.

Что делает:

● Отвечает на типовые вопросы 24/7

● Маршрутизирует сложные запросы к нужным специалистам

● Анализирует тональность обращений

● Предлагает готовые решения на основе базы знаний

Как правильно выбрать ИИ-инструмент для модернизации «процессов-динозавров»

Выбор ИИ-решения для борьбы с устаревшими процессами имеет свою специфику:

Шаг 1: Определите «возраст» процесса

● Как давно этот процесс существует в неизменном виде?

● Какие технологии были актуальны, когда его создавали?

● Насколько сильно изменился мир вокруг с тех пор?

Шаг 2: Оцените сопротивление изменениям

● Кто больше всего заинтересован в сохранении статус-кво?

●Насколько глубоко этот процесс вплетен в корпоративную культуру?

● Какие скрытые выгоды могут получать люди от существующего процесса?

Шаг 3: Выберите правильную стратегию замены

Для процессов-динозавров есть три основных стратегии:

●Полная замена: старый процесс полностью удаляется, внедряется новый

●Постепенная трансформация: новое решение внедряется параллельно со старым, постепенно забирая на себя функционал

● Аугментация: ИИ дополняет текущий процесс, а не заменяет его

Шаг 4: Проведите «археологические раскопки»

Перед внедрением нового решения, тщательно изучите:

● Почему процесс был создан именно таким?

● Какие были исходные требования?

● Не скрыты ли в старом процессе важные защитные механизмы, которые нужно сохранить?

Мысли в рамочку:

● Применяйте метод светофора для визуализации проблемных зон бизнеса – он делает проблемы очевидными для всех.

● Помните, что фраза «мы так всегда делали» – первый звоночек о том, что процесс устарел и требует пересмотра.

●Проводите регулярный аудит бизнес-процессов – то, что было эффективно 5 лет назад, может быть катастрофически неэффективно сегодня.

● Вовлекайте сотрудников в поиск устаревших процессов – они знают все болевые точки изнутри.

●Подсчитывайте реальную стоимость процессов – когда видишь цифры, отказаться от «привычного зла» становится проще.

●Не бойтесь отменять процессы, которые существуют только по привычке – часто простое удаление приносит больше пользы, чем автоматизация ненужного.

●ИИ особенно эффективен именно против устаревших процессов – он позволяет сделать революционный скачок, а не просто небольшое улучшение.

До скорого!

В следующей главе мы поговорим о том, как ИИ может улучшить операционные процессы в производстве и оптимизировать цепочки поставок – области, где устаревшие подходы часто обходятся особенно дорого.

Удачи вам в охоте на процессы-динозавры!

Ваш Денис Футурист