Читать книгу Управление изменениями. Как успешно трансформировать бизнес в меняющемся мире - - Страница 3

Прежде чем говорить об управлении изменениями, нужно разобраться с самим управлением.

Что это такое? Казалось бы, простой вопрос, но за ним скрывается множество граней, и понимание каждой из них критически важно для управления изменениями.

1.1.  Пять граней управления

Слово "управление" мы используем в разных смыслах, часто не замечая этого.

Давайте различим пять основных значений этого понятия.

Управление как наука

Это система упорядоченных знаний в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления. Наука управления дает нам карту территории. Она показывает закономерности, принципы, модели. Например, кибернетика Норберта Винера, теория систем Людвига фон Берталанфи, концепция стратегического управления Игоря Ансоффа – всё это элементы науки управления. Знать науку управления необходимо, но недостаточно. Можно знать все теории менеджмента и при этом быть плохим управленцем. Почему? Потому что управление – это не только наука.

Управление как искусство

Это способность эффективно применять достижения науки управления в конкретной ситуации. Искусство управления – это чувство момента, понимание контекста, способность выбрать именно тот инструмент, который сработает здесь и сейчас. Это опыт, интуиция, мастерство. Хороший управленец похож на хорошего врача. Врач знает медицинскую теорию (наука), но он также умеет ставить диагноз конкретному пациенту, учитывая множество факторов (искусство). Также и управленец должен уметь применять теорию к уникальной ситуации своей компании.

Управление как функция

Это целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты. Обратите внимание: управление – это информационное воздействие. Вы не толкаете объект физически, вы воздействуете информацией. Приказ, план, бюджет, регламент, отчет – всё это информационные инструменты управления. Цель управления как функции – направить действия людей и экономических объектов так, чтобы получить желаемый результат.

Управление как процесс

Это совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию на "выходе". Управление как процесс – это последовательность действий во времени: планирование, организация, мотивация, контроль, корректировка. Это непрерывный цикл, который повторяется снова и снова. Представьте управление производством. На входе – сырье, материалы, люди, оборудование, энергия. На выходе – готовая продукция. Управление как процесс – это то, как мы преобразуем вход в выход наилучшим образом.

Управление как аппарат

Это совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения их целей. Управление как аппарат – это организационная структура: отделы, службы, менеджеры, директора. Это люди, которые занимаются управлением профессионально. В маленькой компании аппарат управления может состоять из одного владельца. В корпорации это тысячи менеджеров на разных уровнях.

1.2.  Кибернетическая модель: контур с обратной связью

Фундаментальную модель управления создал Норберт Винер – основатель кибернетики. Это модель "Контур с обратной связью".

В этой модели есть три элемента:

1. Система управления (СУ) – то, что управляет

2. Объект управления (ОУ) – то, чем управляют

3. Обратная связь – информация о состоянии объекта управления

4. Прямая связь – это я управляющее воздействие меняющее состояние Объекта управления

Как это работает?

Система управления ставит цель, формирует управляющее воздействие и передает его объекту управления.

Объект управления реагирует на это воздействие и меняет свое состояние.

Информация о состоянии объекта по каналу обратной связи возвращается в систему управления.

Система управления сравнивает текущее состояние с целевым, видит отклонение и формирует новое управляющее воздействие, чтобы скорректировать отклонение.

Простой пример: термостат и отопительная система.

• Система управления: термостат

• Объект управления: отопительная система + помещение

• Цель: температура 22 градуса

• Датчик: термометр (обратная связь)

Термостат получает информацию, что температура 20 градусов. Он сравнивает с целью (22 градуса), видит отклонение (-2 градуса) и включает отопление. Температура растет. Когда она достигает 22 градусов, термостат выключает отопление. Это элементарный контур управления, но принцип тот же самый работает и в управлении компанией.

1.3.  Три условия эффективного управления

Из модели Винера следуют три необходимых следствия эффективного управления:

Условие 1: Разотождествленность СУ и ОУ

Система управления и объект управления должны быть различимы, разделены. Звучит очевидно, но на практике это условие часто нарушается. Владелец малого бизнеса одновременно является и системой управления, и исполнителем. Он не может посмотреть на ситуацию со стороны, потому что находится внутри нее.

Для эффективного управления нужна позиция наблюдателя, внешняя по отношению к объекту управления. Нужно уметь выйти "над" деятельностью, посмотреть на нее сверху. Это особенно важно для управления изменениями. Чтобы управлять деятельностью, нужно выйти за ее пределы.

Условие 2: Наблюдаемость объекта

Система управления должна получать информацию о состоянии объекта управления. Если вы не видите, что происходит с объектом, вы не можете им управлять. Это как вести машину с завязанными глазами. В бизнесе наблюдаемость обеспечивается системой отчетности, показателей, метрик. KPI, финансовая отчетность, операционные данные – всё это инструменты наблюдаемости.

Плохая наблюдаемость – одна из главных причин неудач в управлении изменениями. Руководитель не видит реального положения дел и принимает решения вслепую. Или управляет только тем, что видит как объект управления, его часть или считает что « это нечто » и есть объект управления

Условие 3: Влияние на объект

Система управления должна иметь возможность воздействовать на объект управления. Недостаточно просто наблюдать – нужно иметь возможность влияния.

В бизнесе это полномочия, ресурсы, власть. Иногда менеджеру поручают управлять изменениями, но не дают ни полномочий, ни ресурсов. В такой ситуации управление невозможно по определению.

Практический вывод:

Прежде чем начинать управление изменениями, убедитесь, что выполнены все три условия:

1. Вы можете занять позицию над деятельностью (разотождествленность)

2. У вас есть информация о реальном положении дел (наблюдаемость)

3. У вас есть рычаги влияния (возможность воздействия)

1.4. Основные функции системы управления

Система управления выполняет несколько ключевых функций.

Разные авторы выделяют разное количество функций, но есть базовый набор, который признается всеми:

Планирование

Определение целей и способов их достижения.

Планирование отвечает на вопросы:

• Куда мы хотим прийти?

• Как мы туда придем?

• Какие ресурсы нам нужны?

• Сколько времени это займет? Планирование бывает стратегическим (долгосрочным) и оперативным (краткосрочным).

Организация Создание структуры и распределение ресурсов для выполнения планов. Организация отвечает на вопросы:

• Кто будет это делать?

• Как распределены роли и ответственность?

• Какие процессы и правила необходимы? Результат организации – организационная структура, регламенты, процедуры.

Мотивация Создание условий, при которых люди хотят достигать целей организации. Мотивация работает с потребностями, интересами, стимулами людей.

Контроль Измерение результатов и сравнение их с планами. Контроль отвечает на вопросы:

• Что получилось?

• Есть ли отклонения от плана?

• Почему возникли отклонения?

Координация Согласование действий разных частей организации. Координация обеспечивает, чтобы все работали слаженно, как единое целое.

Корректировка Изменение планов или действий на основе результатов контроля. Корректировка замыкает управленческий цикл и связывает управление с изменениями.

Важно:

Управление реализует все эти функции, но сводится к трем функциям

базовой

схемы кибернетики Функции "видеть" (контроль), "решить" (планирование), "сделать" (организация) становятся ключевыми в контексте изменений.

1.5.  Архитектура системы управления

Система управления – это не монолит, а сложная конструкция из нескольких подсистем:

Подсистема позиционирования – фиксирует и удерживает долговременные интересы организации

Подсистема целеполагания – формирует цели организации

Подсистема наблюдения – фиксирует параметры ОУ, значимые для целедостижения

Подсистема сравнения – оценивает насколько фактические значения параметров ОУ соответствую целевым , заданным

Подсистема выявления проблемы и постановки задачи – формулирует причину отклонения текущих значений параметров от целевых как управленческую проблему и вырабатывает задачу на коррекцию

Подсистема ситуационной оценки – оценивает и вырабатывает альтернативы возможности для решения поставленной задачи

Подсистема принятия решения – выбирает из альтернатив наиболее эффективную с точки зрения позиционных интересов

Подсистема оформления принятого решения – переводит решение в логику и язык процессов ОУ

Подсистема ввода решения – осуществляет императивное воздействие на параметры процессов ОУ для приведения их в целевое значение

Все эти подсистемы должны работать согласованно.

Сбой в любой из них приводит к проблемам управления.

Резюме главы

1 Управление – многогранное понятие: это наука, искусство, функция, процесс и аппарат одновременно.

Фундаментальная модель управления – контур с обратной связью Винера.

Для эффективного управления необходимы три условия: разотождествленность системы управления и объекта, наблюдаемость объекта и возможность влияния на него.

Система управления выполняет три фундаментальные функции Наблюдения , Решения и Воздействия .

Эти базовые понятия – фундамент для понимания природы управления вообще и управления изменениями в частности.

В следующей главе мы рассмотрим, сущность специфического для любой организационной системы объекта управления – деятельность.