Читать книгу Ошибки, проблемы, решения с текстами, файлами, программами. Пособие по «Технике безопасности» для начинающих айтишников и интересующихся - Ар'лан ис'Дрекхэм - Страница 5

При работе с документами, программами, техникой во всех организациях существуют свои правила, требования, инструкции, стандарты и ограничения.

Например, для Google документов можно найти следующие требования к файлам, как показано на Рис. 1.2.1.

Рис. 1.2.1. Часть требований к документам на сайте Google

Для программ Ms Office также существуют свои требования и ограничения в работе с файлами, текстами. Об этих ограничениях и требованиях многие пользователи вообще не только не знали и не знают, но даже не догадываются об их существовании. Ограничения касаются размера файлов, максимального количества внедренных объектов и т. д.

Я так же, как и все, этого не знала, когда начала заниматься проблемами, которые возникали при работе с файлами и текстами. О требованиях и ограничениях нам не сказали представители службы поддержки Microsoft, приглашенные по моей просьбе в нашу организацию.

В основном проблемы возникали с большими или сложными документами, содержащих много изображений, химических и математических формул или больших таблиц. А самое главное в работе с документами является то, что во многих организациях нет ограничений на количество страниц и содержимое для документов.

Я сама лично обрабатывала документ из более трёх тысяч страниц, который помещался в нескольких коробках, потратила на обработку и сохранение в разных форматах согласно требованиям технологического процесса более месяца. А когда я пожаловалась сотруднице из другого подразделения о размере документа, то получила в ответ, что несколько лет назад один документ привезли в кузове грузовика. А как с ним работать? По технологическим требованиям документ должен сохраняться в одном файле, разными форматами и загружаться в АС для архивации и дальнейшей обработки документа другими подразделениями. Перед самым моим увольнением опять привезли документ, в котором было только чертежей двадцать тысяч листов, на которые должна быть ссылка в тексте документа. А текстовый документ, возможно, состоит из более сорока тысяч страниц. И как с ним работать?

Например, в некоторых издательствах принимают файлы от авторов по определенным требованиям. Например, текст должен быть не более пятисот страниц, формат файла *.doc, *.docx, *.pdf. У авторов ведь нет желания ограничить себя объемом и сделать несколько томов, та же проблема для получения патента у авторов изобретений, документы которого помещаются в кузове грузовика.

В процессе поиска путей обхода и сохранения информации, я начала искать причины. Я обращала внимание на форматы и размеры файлов, с которыми возникали проблемы. Приходилось каждое изображение сжимать, обрезать, копировать через другие редакторы изображений. Изображения, которые находились в таблице, не сжимались. Приходилось по одному изображению брать из таблицы в новый документ, сжимать, и обратно вставлять в таблицу. К сожалению, с формулами такую операцию нельзя было произвести, чтобы избежать проблем.

А сейчас коснемся одной из важных тем, которая касается работы не только Ms Word, но и других программ. Нам дали инструментарий для работы в программе, но забыли дать правила работы с программой. Это как «Правила дорожного движения» для водителей. Если водитель умеет водить автомобилем, то он должен хорошо знать «Правила дорожного движения», для того, чтобы самому не попасть в аварию и другому не навредить.

Так почему дали инструмент, а с правилами не ознакомили?

И как выживать в таких условиях?

А это – как у кого получится.

У «Службы поддержки Microsoft» тоже есть своя документация на сайтах с указанием требований, ограничений и советов по решению проблем. Когда начинаешь читать эту документацию, то возникает такое чувство, что ее писал человек, который не совсем разбирается в этой теме.

Я общалась по работе со специалистами «Службы поддержки Microsoft» и могу сказать, что там работают очень хорошие специалисты, но у них нет такого полигона для испытаний, какой был у меня. А то, что предлагают на сайте «Службы поддержки Microsoft» для решения проблем, не всё работает.

Поэтому мы с Вами будем писать свои «Правила дорожного движения» в Word и частично информацию возьмем с сайта «Службы поддержки Microsoft», которой будем пользоваться для объяснения возникновения проблем, и чем грозит неправильный совет.

Например, почти никто из пользователей не знает об ограничениях, которые заложены в программе. На сайте «Службы поддержки Microsoft» показана только часть этих параметров ограничения, примером служит Таблица 1.2.1., а для Word 95 список был гораздо больше.

Таблица 1.2.1. Список ограничений для текстов в Word

Выберем и рассмотрим только некоторые ограничения из них (Таблица 1.2.2.).

Таблица 1.2.2. Список часто используемых значений

1. Я специально выбранные значения построила в виде нумерованного списка, чтобы было понятно первое значение. Я всегда вручную нумерую список, а не использую функцию нумерованного или маркированного списка, так как при создании нового абзаца между пунктами ведет к нарушению нумерации. При запуске стиля для очистки формата для всего текста убирает полностью нумерацию списков. В таком большом количестве маркированные списки обычные пользователи не используют в своих текстах. Это, скорее всего, подходит для исследовательских и опытных работ ученых, специалистов.

2. Следующий пункт «Количество вложенных документов в главном документе» больше подходит для писателей многотомных бестселлеров, учебных пособий, лекций или уроков.

3. Следующий пункт из списка ограничений «Максимальное число полей» больше касается программистов при создании шаблона документов, бланков, тестов для заполнения. Такие огромные документы для заполнения возможны при выгрузке больших отчетных документов из Автоматизированных систем.

Примером может служить выгруженный из автоматизированной системы в виде файла Word «График отпусков сотрудников», где в ячейках таблицы данные находятся в «полях», а границы таблицы построены с помощью элементов рисования, на Рис. 1.2.2. показан с помощью сдвига границы.

Рис. 1.2.2. Часть ячеек из таблицы

4. «Максимальное число перемещений» по тексту непосильно одному и даже нескольким пользователям, копировать, переносить в разные части документа, удалять, изменять часть текста в документе. Можно автоматизировать процесс корректировки огромного документа, сделать максимальное число перемещений по тексту.

5. А теперь приступим к самому главному и одному из мной любимых вопросов – максимальный «Размер файла, который можно открыть в Word», равен 512 Мб.

Примером может опять служить выгруженный из автоматизированной системы в виде файла Word «График отпусков сотрудников». Когда вся информация о сотрудниках организации по периодам отпусков была занесена в базу данных, срочно потребовалось распечатать документ и отдать на подпись директору. После формирования распечатки вдруг выяснилось, что вместо номера страницы стоит название поля «NUMBER_PAGE». После последнего обновления в автоматизированной системе выскочила ошибка программиста. Конец рабочего дня. Проблема с распечаткой. У сотрудника отдела кадров началась паника. Я попросила сохранить документ в формате файла Word, чтобы посмотреть и исправить. Сохранили в Word. Во многих АС сформированные документы выгружаются в файлы формата *.pdf, *.rtf, *.xls. Файл не открывается в Word на ее компьютере. Я попросила скопировать мне через сетевой диск файл для исправления. Проделав отработанные за много лет действия, открыла файл, исправила текст и сохранила. Все прошло успешно благодаря моему присутствию при данной ситуации. В данном документе на 850 страниц находилась таблица из 14 столбцов. В большом документе находится слишком много встроенных объектов, полей.

Этот пункт за более 20 с лишним лет я отработала по полной программе, поэтому сразу возникают вопросы:

1. Что будет с файлом, если размер будет больше 512 Мб, и что с этим делать?

2. Какого формата должен быть файл?

Про это нигде на сайте «Службы поддержки Microsoft» ничего не написано, а примеры по всем проблемным вопросам приводятся на файлах формата *.docx.

Сами задаем вопросы, сами отвечаем на эти вопросы.

Даем ответ на первый вопрос. Файл, который имеет размер больше 512 Мб, не сохраняется после внесения изменений в текст. Может сохраниться только часть текста, а может сохраниться весь текст. А может быть и такая ситуация – исчезает файл, и не известно, кто или что виноваты. Где он? Что с ним? Никто не знает. Надо искать. Если файл сохранился, то он не открывается в Word.

Ответ на второй вопрос. Первыми из работы выпадают файлы в формате «*.rtf». Вторыми выпадают из работы файлы в формате «*.doc». Третьими выпадают из работы файлы в формате «*.docx».

Для того, чтобы файлы в формате «*.doc» и «*.docx» выпали из работы, нужно очень постараться. Например, все свои фотоальбомы отсканировать и поместить в один файл Word. И это не факт, что получится. Другие форматы пока рассматривать не будем.

Файл в формате «*.rtf», содержащий встроенные объекты, всегда имел размер в несколько раз больше, чем в формате «*.doc» и «*.docx».

Если в качестве примера взять файл, содержащий один текст, то до ограничительного размера файла дойти будет сложно, и по размерам файл в формате «*.rtf» не сильно отличается от файлов в формате «*.doc» и «*.docx».

Если взять файл в формате «*.rtf», содержащий сложные элементы в тексте – это рисунки, формулы, «поля», то до ограничительного размера файла дойти можно довольно быстро.

Если файл с максимальным размером 512 МБ и более в тексте содержатся графические изображения, то в зависимости от способа вставки изображения размер файла можно уменьшить в десятки раз.

В документации Microsoft на сегодняшний день не все ограничения выдали на всеобщее обозрение, и на многие ограничения мы случайно выходим в процессе работы с большими или сложными текстами.

В главах по решению проблем с файлами и текстами более подробно рассмотрим примеры, связанные с ограничениями при работе с программой.