Читать книгу Ошибки, проблемы, решения с текстами, файлами, программами. Пособие по «Технике безопасности» для начинающих айтишников и интересующихся - Ар'лан ис'Дрекхэм - Страница 8

Прежде, чем начать разбирать подробно проблемы и ошибки при работе с текстовым редактором Ms Word, рассмотрим какие бывают источники получения текстов. На Рисунке 1.5.1 в виде схемы показаны источники получения текстов для работы в Word:

1. мы сами создаем файл в Word и вручную набиваем текст;

2. получаем тексты после работы программ сканирования и распознавания документов, например, FineReader, и сохранения полученного текста в файл Word;

3. копируем текст, изображения из интернета;

4. получение файлов из известных источников для работы, тексты других пользователей, например, по электронной почте, на CD-, DVD-дисках, флешках.

Любой путь обработки может принести проблемы, если не знать техники безопасности, а также тонкостей в работе с файлами и текстами. Особенно опасны два последних источника, мы ведь не знаем какую проблему может явно или неявно подложить создатель нужной для нас информации.

Например, одно время я увлекалась вышивкой и из интернета копировала красивые картинки. В какой-то момент мне пришлось все это прекратить, а на компьютере отформатировать диск и переустановить Windows, Office и другие программы. Вместе с файлом по вышивке я занесла какой-то вирус, который не брали антивирусные программы.

Рисунок 1.5.1. Источники получения файлов

Следующим примером использования в своем тексте изображений может быть дипломная работа одного студента, в которой вместо 10 рисунков, графиков и таблиц присутствует 20 разных других, которые были скопированы из интернета вместе с нужными. А почему они не видны при просмотре или печати текста, то это оказалось результатом сохранения файлов с изображениями, т.е. несколько файлов с изображениями сохранили в один. В результате файл с дипломом перестал открываться после внесения последних изменений. Применяя методики выявления причин возникновения проблем, удалось исправить ошибки и восстановить текст дипломной работы.

Часто мы сами, не зная всех тонкостей в работе программ, совершаем неправильные действия с текстами и файлами. И это мы с Вами научимся исправлять.

Ещё одним примером может служить ситуация, произошедшая у меня на работе. Мы уже работали с Office 2003, это может быть и 2007, 2010, и т.д., а в другом подразделении, которое должно обрабатывать наши файлы, произошла замена программного обеспечения на другую версию с более старым текстовым редактором. После этого при автоматизированной обработке текста вместо даты, единиц измерения и т. д. появились смайлики, хотя до внесения изменений все было нормально в течение нескольких лет. При выяснении причин проблемы оказалось, что при набивке текста операторы использовали режимы «автозамены» и «смарт-теги» в тексте. После того, как в настройке параметров Word отключили режимы «автозамены» и «смарт-теги», все стало нормально. При замене программного обеспечения на старое надо всегда помнить, что оно не поддерживает более новые функции Word и наоборот.

Ситуации, связанные с изменением версии программ, подробно рассмотрим в главах, которые касаются проблем с текстами.

Следующий пример будет касаться тоже работы с чужим текстом. Иногда пользователь по незнанию или чисто случайно что-то пропустил при подготовке сложного и большого текста, тем более Ms Office не всю информацию нам дал в доступной форме.

Например, текст, предоставленный другим пользователем на диске, состоит из 430 страниц и содержит более 1000 формул, функций и цветных графиков в виде изображений. По технологии обработки текст необходимо сохранять в форматах *.doc и *.rtf. Так один из файлов потом не открывается. Найти проблемные встроенные объекты тяжело было среди тысячи изображений, поэтому приходилось все изображения заменять через программу «Paint».

Сейчас к старым моим способам нахождения проблем добавился еще один, и это использование форматов *.docx и *.odt. С их помощью я не только увижу проблемные изображения, а также лишние и большого размера.