Читать книгу Veranstaltungsorganisation - Marco Gödde - Страница 7

Die Juniversal Event GmbH nimmt an der Ausschreibung teil. Dafür werden weitere Informationen vom potentiellen Kunden benötigt.

Frage 1.1 (10 von 40 Punkten

Es sollen zehn Inhalte eines Briefings genannt werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 10 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Inhalte können genannt werden (zehn davon nennen):

- Unternehmensrelevante Daten, wie z. B. Marktstärke Wirtschaftsbereich, Mitarbeiterzahl, Unternehmensausrichtung, Zielgruppen, Corporate Identity / Corporate Design, Kommunikationsziele

- Messerelevante Daten, wie z. B. Budgethöhe, Messebeschreibung, Messebeteiligungsziele, bisherige Erfahrungen und Auftritte, Lage der Halle und des Standes

- Inhaltsrelevante Daten, wie z. B. Exponatauswahl, technische Bedingungen und Vorstellungen, Bühnenprogrammideen, Anregungen und Wünsche von Kundenseite

- Standrelevante Daten, wie z. B. Messestandelemente, Art und Aufteilung des Standes, Größe des Standes, Standfunktion, Personalausstattung

- Rahmenbedingungen, wie z. B. Unterbringung, Anreise, Logistik vor Ort

Frage 1.2 (6 von 40 Punkten)

Das Briefing liegt nun vor. Es sollen drei wichtige Aspekte für die Planung der Aufteilung des Messestandfläche aufgezeigt und begründet werden. Dabei sollte vor allem beachtet werden, dass man sowohl Endkunden als auch Firmenkunden erreichen möchte.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

Frage 1.3 (12 von 40 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.3

Nun soll ein knapp über 500 m² großer, quadratischer Eckstand inszeniert werden (22,5 x 22,5 m²). Dafür soll eine sinnvolle Flächenaufteilung in passende Funktionsbereiche konzipiert und visualisiert werden. Mindestens gefordert werden die folgenden Vorgaben:

- Fläche für Ausstellungsstücke (Induktions-Elektroherd, Geschirrspüler, Waschmaschinen, Trockner etc.)

- Veranstaltungsbereich

- Meetingräume

- Empfangscounter

- Lager

Es soll eine skizzenhafte Aufrisszeichnung mit Legendenangaben erstellt werden.

Bis zu 12 Punkte für die schlüssige Zeichnung (Details bewerten)

Lösungsansatz

Kriterien zur Bewertung:

- Mindestanforderungen berücksichtigt?

- Klare Trennung der Bereiche?

- Richtige Bezeichnungen?

- Standmaße realitätsnah?

Mögliche Zeichnung Messestand:

Frage 1.4 (4 von 40 Punkten)

Es soll erklärt werden, wie sich auf eine Präsentation beim Auftraggeber vor Ort vorbereitet wird.

Bis zu 4 Punkte für vier richtige Erläuterungen

Lösungsansatz

Um eine erfolgreiche Präsentation beim Auftraggeber erfolgreich durchzuführen, ist die Berücksichtigung der folgenden Aspekte hilfreich:

- Rechtzeitige Klärung der örtlichen Gegebenheiten

- Ausführliches Rückbriefing mit dem Kunden

- Zielorientiertes Vorbereitungsgespräch zur Konzeptpräsentation

- Gutes Vorbereiten und Trainieren des Vortrags

- Verwendung eigener, erprobter und funktionierender Technikkomponenten

- Erstellung und Ausdruck von Konzeptpräsentationen auf Papier

Frage 1.5 (8 von 40 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.5

Für die anstehende Konzeptpräsentation beim Kunden soll auch eine vorläufige Kostenkalkulation vorgenommen werden, genauer: eine Aufteilung des Gesamtbudgets in Höhe von 500.000,00 €. Allerdings soll diese Aufteilung nicht nach den Briefingvorgaben im obigen Sachverhalt vorgenommen werden, sondern anhand der folgenden Übersicht des Branchenverbandes AUMA:

39 % Standbau/-ausstattung/-gestaltung, 21 % Personal- und Reisekosten, 20 % Grundkosten, 12 % Standservice und Kommunikation, 5 % sonstige Kosten, 3 % Transport und Entsorgung.

Achtung: Die Beträge sollen in eine vorgefertigte Tabelle eingetragen werden. Hier taucht allerdings noch zusätzlich zu den oben angegebenen Kostenbereichen der Faktor Agenturleistung auf.

Es soll also eine vorläufige Budgetierung unter Berücksichtigung den (nicht näher bezifferten) Agenturleistungen kalkuliert werden.

Je bis zu 1 Punkte für die richtige Berechnung der sieben Bereiche und des Gesamtergebnisses

Lösungsansatz

Es müssen zunächst Agenturleistungen inkl. Handlungskostenzuschlag und Gewinn festgelegt und errechnet werden, z.B. in Höhe von 30 % (also 150.000,00 €).

Der Restbetrag wird dann nach dem AUMA-Schlüssel verteilt (jeweils x % von 350.000,00 €).

Mögliche Lösung:

Auch andere korrekte Verteilungsberechnungen sind möglich, z.B. mit 20 % Handlungskostenzuschlag und Gewinn.

2. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 2

Es wird ein aufmerksamkeitsstarker Eckstand im Ausstellungssegment IFA Home Appliance angestrebt. Zwar sollen nun gemäß der Anmeldeunterlagen ausführliche Angaben gemacht werden, nur eine genaue Standpositionierung kann nicht erfolgen.

Frage 2.1 (2 von 16 Punkten)

Es soll begründet werden, warum Aussteller keine Wunschposition festlegen können.

Bis zu 2 Punkte für die schlüssige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Messeveranstalter sind – historisch bedingt – dazu verpflichtet, wenn möglich alle Bewerber für Standflächen zuzulassen. So müssen erst eine angemessene Zeit lang alle Ausstellerbuchungen gesammelt werden, um dann den zur Verfügung stehenden Platz gerecht zu verteilen. Zwar gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, aber bzgl. Standposition und auch Standgröße dürfen keine Aussteller unangemessen bevorzugt werden. Es gilt das Gleichbehandlungsprinzip: Erst den Platz gerecht auf- bzw. verteilen, dann die Platznummer mitteilen.

Frage 2.2 (4 von 16 Punkten)

Es soll anhand von zwei Aspekten erklärt werden, warum eine verbindliche Standkonzeption erst erfolgen kann, wenn eine genaue Standposition zugewiesen wurde.

Je bis zu 2 Punkte für jede schlüssige Erklärung

Lösungsansatz, z.B.

(2 Aspekte auswählen und erklären)

Eine Feinplanung im Detail kann muss generell an den vorhandenen Platz angepasst werden.

Mögliche Aspekte, die eine genaue Standkonzeption beeinflussen, sind

- Lage: Besucherlaufrichtung, Wegeführung, Position potenzieller Wettbewerber, Nähe zu Anschlüssen, Hängepunkte

- Größe: Seitenlängen, Nachbarstände, Blickperspektiven

- Inhaltliche Vorgaben: Präsentationsbereiche, Ausstellungsstücke, Schwerpunktlegungen

- Messevorgaben: Sicherheitsregularien, Höhenbegrenzungen, Lautstärkeregelungen

Frage 2.3 (10 von 16 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 2.3

Acht Monate vor dem Messetermin sollen folgende Meilensteine in einem Projektablaufplan sortiert werden: „Begleitende Kommunikationsmaßnahmen einleiten, Auftrag an Messebaufirma, Mailing an Kunden/Einladungen, Hosts/Hostessen schulen, geordneter Abbau, Übergabe des Messestandes durch Messebauer, Hotels optionieren, Besucherbefragungen, Pressekonferenz, Abnahme des Standes durch Messegesellschaft, Standparty, Nachbereitung und Erfolgskontrolle, Auswahl der Messebaufirma, Anforderung von Kommunikationsleitungen/Strom/Wasser bei der Messegesellschaft, Standpersonal festlegen, Exponatauswahl.“

Formulartabelle:

Es soll in diese vorgefertigte Tabelle näherungsweise eine Zeitplanung eingetragen werden.

Bis zu 10 Punkte anteilig für die richtige Zuordnung

Lösungsansatz, z.B.

3. Aufgabe (ca. 8 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)

Frage 3.1 (6 von 9 Punkten)

Es sollen drei Vorschläge für vorbereitende Kommunikationsmaßnahmen gegenüber Fachbesuchern genannt und begründet werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die schlüssige von 3 Begründungen

Lösungsansatz, z.B.

(3 Vorschläge auswählen und begründen)

- Anzeigenschaltung in Fachmedien, um Fachpublikum anzusprechen

- Personalisierte Einladung mit Eintrittsgutschein, um eine Besuchsentscheidung zu erleichtern

- Lancieren von redaktioneller Berichterstattung, um imageorientierte Aufmerksamkeit zu erzeugen

- Einträge in Messemedien, um die Besucher zum Stand zu bekommen

- Webseitenpräsenz, um zu informieren

Frage 3.2 (3 von 9 Punkten)

Es sollen drei Vorschläge genannt werden für begleitende Kommunikationsmaßnahmen zur Endkundenansprache.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Kommunikationsmaßnahmen können genannt werden (drei davon nennen):

- Haltestellen-, Straßenbahn-, Taxi- und Außenwerbung

- Rundfunk-Spots

- Anzeigen in Publikumsblättern

- Gewinnspiele im Vorfeld

- Kombination mit bestehenden Kampagnen

- Social Media Kampagnen

- Kooperationswerbung mit Handel und Vertrieb

- Messeaufsteller, Pop-Up-Belegungen

4. Aufgabe (ca. 12 Minuten Bearbeitungszeit, 14 Punkte)

Frage 4.1 (8 von 14 Punkten)

Es sollen 4 Anforderungen an das Standpersonal erklärt werden.

Je 1 Punkt für die richtige von 4 Nennungen, je 1 Punkt für die schlüssige von 4 Erklärungen

Lösungsansatz, z.B.

(4 Anforderungen auswählen und erklären)

- Fremdsprachenkenntnisse: Nötig für die Kommunikation mit ausländischen Besuchern

- Fachwissen im Segment, Erfahrung: Gut für die Beratung

- zielgruppenadäquates Erscheinungsbild: Günstig für die Ausstrahlung

- freundliches offenes Wesen: Optimal für eine abschlussorientierte Gesprächsführung

Frage 4.2 (6 von 14 Punkten)

Es sollen drei mögliche personalbedingte Risiken genannt und Lösungsmöglichkeiten erläutert werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die schlüssige von 3 Erläuterungen

Lösungsansatz z.B.

(3 Risiken auswählen und Beschränkung erläutern)

5. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)

Frage 5 (14 von 14 Punkten)

Es sollen sechs Punkte für die Planung und Vorbereitung einer vorangehenden Pressekonferenz genannt und drei davon ausführlich begründet werden.

Je bis zu 1,5 Punkte für die richtige von 6 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

(6 Punkte nennen und 3 davon erläutern)

6. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 4 Punkte)

Frage 6.1 (2 von 4 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmen für die Unfallverhütung genannt werden, wenn im Stand ein 30 cm hohes Podest eingebaut ist, das sich nicht erkennbar vom Untergrund ab.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung

Lösungsansatz

Signalband, Rampe/Treppe

Frage 6.2 (2 von 4 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmen für die Absicherung ausgestellter hochwertiger Haushaltsgeräte genannt werden

Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung

Lösungsansatz

Diebstahlsicherung, geschultes Bedienpersonal, Abstandsmaßnahmen, Bewachungspersonal

7. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 8 Punkte)

Frage 7.1 (6 von 8 Punkten)

Es sollen drei Vorschläge für die Messeerfolgsmessung genannt und ihre Durchführung erläutert werden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

- Besucherzählung und –dokumentation durch dafür abgestellte Mitarbeiter

- Besucherbefragung und Feedback-Dokumentation sowie –Auswertung durch Marktforschungsinstitut

- Dokumentierter Messe-Lead-Prozess mit Follow-Up-Szenario durch Standbesatzung und Vertriebsmannschaft

- Dokumentation der Kontakte und Vertragsabschlüsse sowie des Ordervolumens durch die Standleitung

- Analyse des Geräteverkaufs im Nachmesse-Zeitraum durch Vertriebsabteilung

Frage 7.2 (2 von 8 Punkten)

Es sollen zwei Möglichkeiten genannt werden, in welcher Form die Zielerreichung dem Auftraggeber dokumentiert werden kann.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 2 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

- Diagramme und aufstellende Abbildungen

- Zitierte Kundenaussagen

- Fotobericht, Videodokumentation