Читать книгу Veranstaltungsorganisation - Marco Gödde - Страница 8
ОглавлениеIHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
Synopsis:
Die Juniversal-Event GmbH gehört seit drei Jahren einem Branchenverband an. Dieser plant für den Nikolaustag im nächsten Jahr (6. Dezember 2011) die jährlich stattfindende Verbandsgala in Hamburg, bei der ausgesuchte Business-Event-Konzepte des Vorjahres ausgezeichnet werden, die von Mitgliedsunternehmen in die Realität umgesetzt wurden. Eingeladen werden sollen zu dieser ausgelassenen Feier in der Regel bis zu 300 Besucher aus der Agenturenszene, von Zulieferern und aus der Fachpresse.
Die Ausrichtung wird im November 2010 verbandsintern als bezahlte Wettbewerbspräsentation (Pitch) an drei Mitgliedsagenturen ausgeschrieben. Als Projektmanagerin arbeiten Sie bei der Juniversal und sollen das Konzept für die Pitch-Präsentation zum 15. Januar 2011 vorbereiten. Hierbei treten noch zwei weitere Agenturen aus Köln und Hamburg an.
(Anmerkung des Autors: Realitätsnahe Vorlage für diesen IHK-Sachverhalt ist der damals noch existierende Verband FME – Forum Marketing Eventagenturen. Dieser richtete jährlich den EVA – Eventaward aus; hier wurden in verschiedenen Kategorien ausgewählte Eventmarketing-Konzeptionen von Mitgliedern prämiert. Tatsächlich wurde jedes Jahr ein interner Pitch ausgeschrieben und die jeweilige Gewinneragentur organsierte dann den entsprechenden Award.)
Das Kurzbriefing
Datum: 6.12.2011, ab 19 h
Teilnehmerzahl: ca. 300 Besucher
Ort: Hamburg, in angesagter Location
Programmwünsche: Moderatoren-Duo, Impulsvortrag durch Key-Note-Speaker, Preisverleihung in fünf Bereichen, Networking-Possibilities, kurze Künstlergigs, Cateringbuffet, fette Party am Schluss
Die ausgeschriebene Gala soll bereits zum zehnten Mal stattfinden.
Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Nachbereitung von Veranstaltungen
1. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 18 Punkte)
Frage 1.1 (6 von 18 Punkten)
Im Rahmen des Rückbriefings sollen sechs Charaktermerkmale möglicher Gäste genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen
Lösungsansatz
(Der Prüfer fragt hier eher allgemeine Zielgruppenmerkmale für diese Veranstaltung ab. Folgende Merkmale können genannt werden - sechs davon, ggf. strukturiert, nennen):
- Persönliche Merkmale: Lebensalter, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Religion
- Gesellschaftliche Merkmale: Milieu, Status, Bildungsstand
- Berufliche Merkmale: Branche, Funktion im Unternehmen, Eventbezug, Spezialisierung
Frage 1.2 (4 von 18 Punkten)
Es sollen zwei potenzielle Ziele für das Event aufgeschrieben werden, die der „SMART“-Formel entsprechen.
Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 2 Formulierungen
Lösungsansatz
SMART-Formel = Ziele sollen zu Projektbeginn spezifisch, messbar, angemessen, realistisch bzw. relevant und terminiert formuliert werden, dann im Rahmen des Projektmanagements laufend überprüft und anschließend nachbereitet werden.
Eine mögliche Lösung:
Spezifische Zielformulierung: Neben möglichst allen Mitgliedsagenturen sollen auch Entscheider von großen Kundenunternehmen sowie die relevante Fachpresse teilnehmen.
Messbare Ziele: Es sollen über 300 Teilnehmer angemeldet sein, von denen auch über 280 tatsächlich anwesend sind; selbst um Mitternacht sollen noch über 200 Besucher mitfeiern.
Angemessenes (erreichbares) Ziel: Als Top-Act soll ein angesagter deutscher Popstar auftreten.
Realistisches/relevantes Ziel: Das vorgegebene Budget soll nicht überschritten werden.
Terminierung: Ein Projektplan mit Meilensteinen wird erstellt, laufend aktualisiert und eingehalten.
Frage 1.3 (3 von 18 Punkten)
Es sollen drei Ausprägungen angegeben werden, die internationale Gäste betreffen.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe
Lösungsansatz, z.B.
- Bestimmte kulturelle Verhaltensweisen
- Besonderheiten beim Catering (Berücksichtigung lokaler und ggf. religiös bedingter Essgewohnheiten)
- Evtl. Dolmetschen oder Simultanübersetzung von Programmpunkten
- Lange Anreise, Anforderungen an die Unterbringung, Organisation von Transfers, ggf. Berücksichtigung der potenziellen Zeitverschiebung
Frage 1.4 (5 von 18 Punkten)
Es sollen fünf Fragen gestellt werden, die nach dem jetzigen Stand des Briefings noch offen, aber dennoch wichtig für das Konzept sind.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Frage
Lösungsansatz, z.B.
- Welche kommunikativen Ziele stehen im Mittelpunkt?
- Gibt es bereits ein Motto, einen Claim oder ein Leitmotiv für die Veranstaltung?
- Sind bereits Locations in der Vorauswahl?
- Soll sich auch um die Anreise und Unterbringung der Gäste gekümmert werden?
- Ist die künstlerische und inhaltliche Ausgestaltung frei, welche konkreten Vorgaben gibt es?
- Wie hoch ist das Budget und welche Leistungen umfasst es im Detail?
- Gibt es aufgrund des jährlichen Zyklus bereits feste Dienstleister oder Partner, z.B. bei der Veranstaltungstechnik oder beim Catering?
- Welche Leistungen sollen die Agentur konkret übernehmen bzw. arrangieren?
- Ist die Agentur Generalunternehmer oder berechnen die Zulieferer direkt an den Auftraggeber (Verband)?
Anmerkung: Es empfiehlt sich, Wiederholungen zu vorherigen Antworten zu vermeiden.
2. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)
Es sollen sechs Bestandteile eines Konzeptes angegeben werden. Zusätzlich soll der Bestandteil herausgestellt und begründet werden, der dafür ausschlaggebend sein könnte, dass unser Konzept sich durchsetzt.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe, bis zu 4 Punkte für die schlüssige Begründung
Lösungsansatz, z.B.
Ein Konzept, das als Grundlage für die Präsentation dient, kann folgendermaßen gegliedert
sein:
1. Deckblatt mit Inhaltsübersicht, eventuell auch Kurzvorstellung der Agentur
2. Ausgangslage
3. Zielgruppe
4. Aufgabe / (Kommunikations-)Ziel
5. Idee / Motto / Story / Leitmotiv
6. Strategie
7. Umsetzung / Programm (einzelne Maßnahmen)
8. Ablauf (inklusive Ablaufplan), ggf. Projektplan
9. Details (Location, Acts, Catering, Teilnehmermanagement)
10. ggf. Alternativen / Add-Ons
11. Budgetübersicht / Kalkulation
Bestimmender Bestandteil, z.B.:
Grobkalkulation: Hier ist ausschlaggebend, ob es der Agentur gelingt, mit ihrer Idee bereits in dieser frühen Budgetierungsphase im Kostenrahmen zu bleiben. Es sollte stets vermieden werden, die Kostengrenze z.B. aufgrund einer zu aufwendigen Inszenierungsidee zu überschreiten.
Story / Motto / Dramaturgie: Eine überzeugende Grundidee, die sich bestenfalls als roter Faden durch die Eventinszenierung zieht und sich in einem knackigen Motto oder in einem attraktiven Leitmotiv bündelt, ist eine gute Grundlage, um den Kunden zu überzeugen, unsere Konzeption auszuwählen.
Programm: Ein hochwertiger, stimmiger und den Kommunikationszielen entsprechender Programmablauf motiviert den Kunden dazu, uns den Zuschlag zu geben.
Locationauswahl: Das Anbieten eines exklusiven, passenden und attraktiven Veranstaltungsorts kann als gute positive Antwortgrundlage dienen.
3. Aufgabe (ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit, 36 Punkte)
Frage 3.1 (15 von 36 Punkten)
Folgende Visualisierung des Projektablaufs wird vorgegeben:
Es sollen hierzu 15 wichtige Arbeitsschritte chronologisch aufgelistet werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 15 Eintragungen
Lösungsansatz, z.B.
Bis 15. Januar 2011 (Wettbewerbspräsentation)
- Briefing und Rebriefing
- Konzeption inkl. Kalkulation
- Programmplanung
- Konzeption inkl. Ressourcenrecherche (Lösungen, Kosten, Dienstleister und Lieferanten)
- Booklet und Handout erstellen und vorbereiten
- Präsentation inkl. erster Projekt- und Ablaufpläne
- Erstellung Angebot
- Option von Ressourcen/Lieferanten/Dienstleistern
Ende Januar bis Ende Februar 2011 (Phase nach Vertragsschluss, Feinkonzeption)
- Auftragsvergabe (Bestellung), Einsparpotentiale verhandeln, Auftragsbestätigung, Vertragsunterzeichnung
- Feinkalkulation
- Detailplanung inkl. sich konkretisierender Raum- und Ablaufplanung
- Vertragsabsprachen mit Locations, Künstlern, Referenten, Zulieferern
- Vorab-Begehung der Location
- Optionen absagen oder bestätigen
- Projektteam zusammenstellen, Projektplan erstellen
- Rück- und Absprachen mit dem Kunden
Bis Ende Juli 2011 (Planungsphase)
- Organisation/Produktion/Umsetzung inkl. Beauftragung der Lieferanten
- Fortlaufender Soll-Ist-Vergleich
- Einladungsszenario
- Erarbeitung des Beteiligten-Briefings (Produktionsriders)
Bis Anfang November 2011 (Organisationsphase)
- Regieplan erarbeiten
- Fortgeführte Absprachen mit Kunden und Dienstleistern
- Künstler- und Moderatorenbriefing
- Erstellen von audiovisuellen Elementen bzw. Einspielern
- Erstellen von Veranstaltungsmaterialien (Bühnenbild, Dekoration, Informationsunterlagen/Handouts)
Bis 1. Dezember (Vorbereitungsphase)
- Gesamtablaufbesprechung
- Vorbereitung Produktionsbesprechung, Kundenabnahme und Ablaufregie
- Proben
- Logistikvorbereitung
- Ggf. Aufbaubeginn
Frage 3.2 (9 von 36 Punkten)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.2
Der Kunde sich nun für die X-Hall entschieden.
Datenblatt X-Hall
Es sollen fünf Punkte angegeben werden, die bei einer Vorab-Begehung vor Ort abgestimmt werden müssen, davon sollen zwei ausführlich begründet werden.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 5 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für jede richtige von 2 Begründungen
Lösungsansatz, z.B.
Folgende Punkte können angegeben werden (5 auswählen und 2 begründen):
- Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler
- Verortung Backstage inkl. Lagerflächen von Kisten und logistischem Material
- Stromausstattung: Lage und Absicherungshöhe der Stromanschlüsse und Sicherungen
- Veranstaltungstechnik: Bühnenlage und -größe, Hallenakustik, Lichtausstattung sowie Bestuhlungsvarianten und Möbelausstattung, Sichtbehinderungen
- Anlieferungsbedingungen, Ladewege, Etagen, Treppen und Wege
Ausgewählte ausführliche Begründung, z.B.:
- Ein Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler ist nötig, um die Machbarkeit der Programmplanung zu analysieren und um herauszufinden, ob alles so umgesetzt werden kann, wie es geplant ist. Problemlösungen können gesucht und gefunden werden.
- Ein genaues Ausloten der Anlieferungsbedingungen und konkretes Begehen und Planen von Ladewegen speziell unter der Berücksichtigung von Schwellen, Stufen bzw. Treppen und engen Durchgängen ist hilfreich, um einen schnellen und reibungslosen Auf- und Abbau zu garantieren.
Frage 3.3 (12 von 36 Punkten)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.3
Folgender Grundriss der X-Hall liegt Ihnen vor:
Auf der Basis dieses Plans wurde unter Einbringung der Kundenwünsche folgender Bestuhlungsplan entworfen:
Der vorliegende Bestuhlungsplan soll überprüft und vier Fehler erläutert werden.
Je bis zu 3 Punkte für die richtige von 4 Erläuterungen
Lösungsansatz, z.B.
(4 aussuchen und erläutern)
- Möbel und Stehtische blockieren den Fluchtweg, Verstoß gegen Sicherheitsbestimmungen und Versammlungsstättenverordnung.
- Der Abstand der Tische zur Bühne könnte etwas höher sein sein, um den Abstand zum Publikum energetisch zu optimieren.
- Die Anzahl der Stehtische ist zu hoch und nimmt zu viel Platz weg.
- Die Anordnung des Catering-Buffets führt zu Zugangsproblemen zum Getränkeausschank, ein freier Zugangsweg sollte geschaffen werden.
- Die Tanzfläche ist klein, eng und liegt nicht nah genug an der Bühne, das motiviert nicht zur Nutzung derselben.
- Eine Gruppe ist durch die Stehtische von den anderen abgegrenzt und zu weit weg, um eine gute Sicht auf die Bühne zu haben.
- Die Stehtische reduzieren und mit den unteren Bankett-Tischen tauschen, ggf. ein bis zwei Bankett-Tische hinzufügen.
4. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 4
Es stellt sich heraus, dass Sie auch als Projektleiterin vor Ort agieren dürfen. Der Aufbau ist am Tag des Events mittags abgeschlossen. Bei Ihrer anschließenden Begehung achten Sie auf das Einhalten von Sicherheitsbestimmungen und sehen sich zudem die Ausstattung der Künstlergarderoben an.
Frage 4.1 (4 von 10 Punkten)
Es sollen vier grundlegende Sicherheitsbestimmungen genannt werden, zu deren Einhaltung Sie verpflichtet sind.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 4 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
- Das höchst zulässige Fassungsvermögen (berechnet anhand von Kriterien wie Veranstaltungsfläche, Bestuhlungsart und Anzahl und Breite der Rettungswege) darf nicht überschritten werden
- Zwischen den Bankett-Tischen muss ein Abstand von mindestens 1,50 m eingehalten werden.
- Alle Fluchtwege und -türen müssen breit genug, unverbaut und begehbar sein.
- Brandschutzbestimmungen müssen eingehalten werden, Stoffe und Vorhänge müssen z.B. nach Brandschutzklasse B1 schwer entflammbar sein
- Ein Räumungskonzept muss vorliegen
Frage 4.2 (6 von 10 Punkten)
Es sollen sechs nötige Ausstattungselemente der Künstlergarderobe angegeben werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
- Funktionale und bequeme Sitzgelegenheiten, Tische, Stühle, Lounge- und Couchmöbel
- Toilette und Dusche
- Abschließbarer Schrank
- Garderobe
- Beheizung
- Tages- oder Grundlicht
- Großer Spiegel, Schminkspiegel mit Beleuchtung
- Kühlschrank und Cateringfläche
- Großzügige Kofferablage
- Bügelbrett und Bügeleisen
- Künstlerische Dekorationselemente
- Zeitschriftenablage
- Computertisch inkl. Stromanschluss und W-Lan
- Handtücher und Seifen
5. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 26 Punkte)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5
Für den Programablauf werden zwei internationale Künstler engagiert:
- Der katalonische Pianisten José Martinez soll ein zeitlich und inhaltlich klar umgrenztes Programm darbieten für 1.450,00 € Auszahlungsbetrag
- Der britische Walking Act Johnny Walker mit einer Vertragsgage von 950,00 €
Frage 5.1 (6 von 26 Punkten)
Es soll angegeben und begründet werden, welche Vertragsart lt. BGB jeweils vorliegt.
Je bis zu 3 Punkte für die richtige von 2 Zuordnungen und Begründungen
Lösungsansatz
- Mit José Martinez wurde ein Werkvertrag abgeschlossen, da ein Ergebnis definiert wurde und somit ein Leistungserfolg abgesprochen ist.
- Bei Peter Walker liegt ein (selbstständiger) Dienstvertrag vor, da eine Tätigkeit geschuldet wird.
Frage 5.2 (6 von 26 Punkten)
Es soll die abzuführende Ausländersteuer inkl. Solidaritätszuschlag je Künstler ermittelt werden.
Je bis zu 3 Punkte für die richtige von 2 Ermittlungen
Lösungsansatz
José Martinez:
Auszahlungsbetrag vereinbart in Höhe von 1.450,00 € (= Ausländernetto), d.h. 18,80 % darauf aufschlagen: 1.450,00 € x 18,8% = 272,60 €
Johnny Walker:
Vertragsgage vereinbart in Höhe von 950,00 € (= Ausländerbrutto), d.h. 15,825 % davon abziehen: 950,00 € x 15,825% = 150,34 €
Frage 5.3 (6 von 26 Punkten)
Es soll fallbezogen die Höhe Künstlersozialabgabe ermittelt werden (2011 lag der Satz bei 3,9% der Berechnungsgrundlage).
Bis zu 6 Punkte für die richtige Ermittlung
Lösungsansatz
Berechnung der KSA von der jeweiligen Vertragsgage (Ausländerbrutto):
1. Ermittlung von Ausländerbruttobetrag bei José Martinez:
1.450,00 € + 272,60 € =1.722,60 €
2. Ermittlung Ausländerbruttobetrag für beide Künstler:
1.722,60 € + 950,00 € = 2.672,60 € (Bemessungsgrundlage)
2. Ermittlung KSA (3,9 % von Bemessungsgrundlage):
2.672,60 € x 3,9% = 104,23 €
Frage 5.4 (4 von 26 Punkten)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5.4
Leider wurde das Event aus Agentursicht recht knapp kalkuliert: 41.000,00 € Gesamtkosten zzgl. 15% Agenturhonorar von 6.150,00 €. Künstlerbezogene Nebenkosten in Höhe von insgesamt 1.095,63 € wurden dabei nicht berücksichtigt (alle Werte netto).
Es soll ermittelt werden, um wie viel Prozent das kalkulierte Agenturhonorar sinkt.
Bis zu 4 Punkte für die richtige Ermittlung
Lösungsweg
6.150,00 € = 15 %
1.095,63 € = x %
1.095,63 € x 15 = 2,67 %
6.150,00 €
Das Honorar der Agentur verringert sich um 2,67 %.
Frage 5.5 (4 von 26 Punkten)
Es sollen vier Maßnahmen zur Qualitätskontrolle der Veranstaltung genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 4 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
- Presseauswertung
- Social Media Auswertung
- Feedback der Beteiligten Dienstleister, Kundenfeedback
- Rückmeldung der Teilnehmer durch marktforschungsbasierten Fragebogen
- Manöverkritik
- Überprüfung der SMART-Ziele
- Evaluation des Projektmanagements
