Читать книгу Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты - Марина Яковлевна Курдова - Страница 4

Моде́ль (лат. modulus – «мера, аналог, образец») по определению, данному в Википедии, есть абстрактное представление реальности в какой-либо форме (например, в математической, физической, графической и пр.), предназначенное для представления определённых аспектов этой реальности и позволяющее получить ответы на изучаемые вопросы.

• Модель рабочей встречи «Путь к результату» – это структура рабочей встречи, представляющая собой цепочку последовательных этапов обсуждения, технологичное управление каждым из которых приведёт к запланированному результату.

Модель «Путь к результату» стала итогом развития ряда идей из области фасилитации, соединённых с принципиально новым взглядом на структуру рабочей встречи как на бизнес-процесс. Она создавалась профессиональными фасилитаторами компании «Школа фасилитации» и совершенствуется уже на протяжении почти полутора десятилетий.

Все программы обучения «Школы фасилитации» для руководителей и профессионалов в области HR и проектного менеджмента создаются и развиваются на основе этой модели.

Знание модели «Путь к результату» даёт возможность ведущему встречи построить процесс управления взаимодействием участников на каждом этапе обсуждения с помощью специальных технологий и инструментов и за счёт этого обеспечить вовлечение и максимальный вклад каждого в запланированный результат встречи.

Этапы рабочей встречи:

1-й этап – открытие рабочей встречи.

2-й этап – общее понимание контекста и сути вопроса обсуждения.

3-й этап – поиск решений по «горячим» вопросам.

4-й этап – планирование действий для реализации найденных решений.

5-й этап – закрытие рабочей встречи.

Используя модель «Путь к результату», вы сможете:

1. Чётко сформулировать результат, который участники рабочей встречи должны сделать вместе.

2. Спланировать процесс взаимодействия участников обсуждения таким образом, чтобы путь продвижения к результату стал пошаговым, а значит, прозрачным и управляемым.

3. Определить роли и задачи ключевых участников рабочей встречи – инициатора / заказчика встречи, носителей ключевой экспертизы, со-модераторов.

Уникальность модели «Путь к результату» заключается в том, что она:

– Является универсальной. Любую рабочую встречу можно поделить на пять этапов, будь она длинная и короткая, оперативная или стратегическая, с большим или малым количеством участников.

Эта модель позволяет любую задачу на рабочей встрече решать, следуя алгоритму пяти шагов, который может гибко меняться в зависимости от особенностей задачи, количества и состава участников, продолжительности и пр.

– Обеспечивает надёжный контроль за процессом обсуждения. Зная цель, процесс, результат каждого этапа, ведущий сопровождает группу шаг за шагом, отдавая себе отчёт в любой момент времени, на каком этапе обсуждения группа находится и в какую точку идёт. Фасилитатор также делает этот процесс прозрачным. Участники понимают, что и зачем они делают, что станет результатом их обсуждения на каждом этапе.

Модель становится надёжным инструментом контроля за процессом взаимодействия участников на каждой стадии обсуждения, включая тайминг.

– Является прикладной. Опыт проведения десятков сессий по этой модели подтвердил её прикладной характер – уже больше 12 лет, развивая и совершенствуя её, удаётся решать самые разные запросы бизнеса из разных отраслей. Рабочие встречи неизменно получаются управляемыми и результативными!

Если кратко резюмировать суть модели управления рабочей встречей «Путь к результату», то можно сказать, что она основана на жёсткой схеме технологии процесса, дающей контроль за обсуждением, и на гибкой настройке этой схемы через подбор наиболее подходящих инструментов для каждого шага технологии, исходя из конкретной задачи, времени встречи и особенностей состава участников.

Этапы рабочей встречи

1. Каждый этап имеет структуру «Цель – Процесс – Результат», которая определяет ключевые задачи в начале этапа, конкретизирует результат на выходе и помогает с помощью подходящих инструментов выстраивать процесс продвижения от цели к результату внутри этапа.

2. Этапы связаны между собой и реализуются последовательно – выход из предыдущего этапа является входом в следующий.

3. 2-й, 3-й и 4-й этапы являются универсальной структурой обсуждения любого вопроса: для решения проблемной задачи сначала нужно построить общее понимание поля ключевых аспектов обсуждения и рейтинга «горячих» вопросов, которые нужно решить, чтобы достичь запланированного результата (контентного результата встречи).

Этап «ОТКРЫТИЕ РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ»

Цель

На входе в этап открытия рабочей встречи ведущий должен решить две задачи:

1. «Привести людей в комнату», что значит сделать для них понятными цель встречи («на выполнение какой бизнес-цели работает эта встреча»), результат на выходе рабочей встречи («что должны сделать вместе»), программу («как будем работать»).

2. Присоединить цели участников к целям рабочей встречи («зачем это мне»).

Процесс

Технология процесса включает в себя четыре шага:

1-й шаг – приветствие,

2-й шаг – представление цели встречи,

3-й шаг – программа / повестка встречи,

4-й шаг – присоединение целей участников.

Каждый шаг может быть реализован с применением различных инструментов.

Результат

1. Каждый участник встречи понимает, ради чего все собрались и как будут работать, он нашёл для себя смысл участия в этом обсуждении и готов начинать!

2. Результат на выходе из этапа открытия становится входом в следующий этап рабочей встречи – «Построение общего понимания».

Инструменты

Для 1-го шага («Приветствие»): «История», «Цитата», «Актуальное событие», «Отсылка к разговору», «Шутка», «Ролик», «Видеообращение» и другие.

Для 2-го («Цель») и 3-го («Программа») шагов: фиксация до начала встречи в «Приглашении на рабочую встречу» или «Протоколе рабочей встречи», во время встречи – на слайде или флипчарте.

Для 4-го шага («Присоединение целей участников»): Check-in, «Три комментария», WoW, Grape cocktail.

Также можно использовать инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора: техники организации групповой работы» (2018): «Несуществующее животное», «Суп из букв», «Ай да Пушкин», «LEGO фарш», Rotten tomatoes, «Полуумные мысли», «Мой день – мои правила» и другие.

Этап «ОБЩЕЕ ПОНИМАНИЕ»

Цель

На входе в этап «Построение общего понимания» ведущий рабочей встречи должен решить две задачи:

1. Построить понимание контекста и сути вопроса обсуждения у всех участников. Расширить горизонт понимания сути и контекста вопроса обсуждения.

2. Построить понимание / определить список «горячих» вопросов, решения которых нужно найти.

Процесс

Технология процесса благодаря разнообразным инструментам может выстраиваться многовариантно, но для корректного процесса принципиально важно определиться:

1. Ради решения каких «горячих» вопросов собрались вместе участники встречи и какую информацию они должны понять / узнать о сути и контексте этих вопросов, прежде чем начнут искать их решения?

2. Что должны сделать участники встречи с этой информацией и списком «горячих» вопросов – только понять или ещё и дополнить, а может, и вовсе собрать их как пазлы?

Технология процесса включает в себя четыре шага:

1-й шаг – фокусировка,

2-й шаг – вводные / презентация,

3-й шаг – обсуждение ключевых идей и / или формирование вопросов,

4-й шаг – обратная связь и / или ответы на вопросы.

Каждый из шагов может быть реализован с применением различных инструментов.

Результат

1. Участники расширили горизонты своего понимания сути и контекста вопроса обсуждения.

2. Участники поняли актуальность и суть «горячих» вопросов, решения которых нужно искать вместе на текущей рабочей встрече.

Результат на выходе из этапа «Построение общего понимания» становится входом в следующую стадию рабочей встречи – «Поиск решений».

Инструменты

Для реализации технологии могут быть использованы различные сочетания инструментов: «Четыре вопроса», MeWeUs, «Три корзины», Black box, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: Criba, «#хочувсезнать», «Бифштекс из слона», «Чекап», «Верю – не верю», «История вопроса», «Миксмэп» и другие.

Этап «ПОИСК РЕШЕНИЙ»

Цель

1. Найти максимум решений для каждого «горячего» вопроса, круг которых был определён либо разъяснён на предыдущем этапе.

2. Отобрать по заданным критериям из всех предложенных решений самые подходящие.

Процесс

Технология процесса включает в себя четыре шага:

1-й шаг – список «горячих» вопросов и структура поиска решений,

2-й шаг – генерация и развитие идей,

3-й шаг – отбор по критериям и формирование финального списка идей,

4-й шаг – представление результатов.

На выбор инструментов реализации технологии влияет количество заявленных «горячих» вопросов, а также то, чья экспертиза необходима для определения путей решения каждой задачи – всех без исключения или только части присутствующих.

Результат

1. На выходе из этапа для каждого «горячего» вопроса есть список решений, реализация которых решит проблемную задачу.

2. Результат на выходе из этапа «Поиск решений» становится входом в следующий этап рабочей встречи – «План действий».

Инструменты

World café, Ideologue, Open space, Bus stop, Table of elements, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Три крейзи раунда», «Групповой фрирайтинг», «Нарисуй решение», «Магическое „Если бы…”», «Когнитивное кафе», «Слепое прослушивание», «Аукцион» и другие.

Этап «ПЛАН ДЕЙСТВИЙ»

Цель

На входе в этап «План действий» задача звучит так:

1. Составить для каждого найденного решения план шагов, которые обеспечат внедрение в жизнь этих решений.

2. Определить ответственных и сроки реализации каждого решения.

Процесс

На выбор инструментов реализации технологии процесса влияет горизонт планирования, а также глубина проработки.

Технология процесса включает в себя три шага:

1-й шаг – представление горизонта планирования и глубины проработки решений,

2-й шаг – определение действий, сроков и ответственных для каждого решения,

3-й шаг – представление / согласование планов.

Каждый из шагов может быть реализован с применением различных инструментов.

Результат

1. Для каждого решения есть конкретный набор действий, которые его реализуют. Понятны сроки и ответственные.

2. Результат на выходе из этапа «Планирование действий» становится входом в следующий этап рабочей встречи – «Закрытие рабочей встречи».

Инструменты

«Три смелых шага», Road map, Scrum board, Role negotiations, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Тетрис-план», «Кто? Где? Когда?», «Открытка со смыслом», Advenskalender, «Чеклист-план», «Эквалайзер», «Таск-охота» и другие.

Этап «ЗАКРЫТИЕ РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ»

Цель

Этап закрытия имеет на входе две задачи:

1. Подвести итоги совместной работы.

2. Получить обратную связь от участников.

Процесс

Технология включает в себя два шага:

1-й шаг – итоги от руководителя / инициатора встречи,

2-й шаг – обратная связь от участников.

Результат

Каждый участник встречи понимает, что удалось и что не удалось сделать вместе, что будет дальше с результатами встречи.

Инструменты

Check-out, «3 комментария», WoW, Grape cocktail и другие, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Футболка с лозунгом», «Лети-лети, самолёт», «Лимерик», «Проводы на обложке», «Эмодзи», «Тату», «Кричалка» и другие.

Какие ещё модели управления рабочими встречами существуют?

Не претендуя на всеобъемлющую информацию, назову несколько технологий, которые я отношу к моделям управления рабочими встречами: это Dynamic Facilitation, Open Space, Future Search, Appreciative Inquiry. Я отношу их к моделям на том основании, что каждая из них имеет свою структуру, в которую встроены различные инструменты, ведущие к запланированному результату.

Особо хочу отметить, что сами авторы не называли свои детища моделями для управления рабочими встречами. Так, Джим Раф, автор DF, называет её методом, Харрисон Оуэн, создавший Open Space, говорит о «Технологии открытого пространства», Дэвид Куперрайдер считает Appreciative Inquiry «философией и методологией», а Future Search многие фасилитаторы определяют как конференцию по планированию будущего.

Все разночтения в определениях лишний раз подтверждают вывод, что фасилитация как область знаний ещё только формируется не только в России, но и за рубежом.