Читать книгу Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage - Martin Munzel - Страница 11

Um nun das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling zu testen, entschließen sich Felix und Herr Fuchs, Kostenstellen anzulegen und diese zur Buchung zu verwenden. Beiden erscheint es aber sinnvoll, sich vorab Gedanken darüber zu machen, wie ihre Kostenstellenstruktur aussehen soll. Dabei sind sowohl organisatorische und funktionale als auch gemischte Aspekte innerhalb des Verlages zu berücksichtigen. So entscheiden sie sich, die Kostenstellenstruktur analog zu den einzelnen Abteilungen innerhalb des Buchverlags aufzubauen, sodass sowohl die Verwaltung (mit Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung und Personalabteilung) als auch der Vertrieb die einzelnen Produktionszweige, aber auch deren Gebäude und die Druckerei innerhalb der Kostenstellenrechnung ihr Pendant finden.

Aufbau einer Kostenstellenhierarchie

Bei der Konzeption einer Kostenstellenhierarchie können die einzelnen Kostenstellen nach unterschiedlichen Aspekten gegliedert werden. Diese können sich je nach Branche und Organisationsstruktur des Unternehmens unterscheiden. So käme eine Orientierung nach räumlichen Aspekten bei sehr regional orientierten Unternehmen infrage. Denkbar wäre dies bspw. auch bei mehreren Standorten, die intern verglichen werden sollen. Eine weitere Möglichkeit ist die Gliederung nach Verantwortungs- und Funktionsbereichen. Meistens entspricht diese der organisatorischen Struktur des Unternehmens und hat gleichzeitig den Vorteil, dass eindeutige Kostenverantwortliche mit benannt werden können.

Die eigentliche Schwierigkeit bei der Gliederung von Kostenstellen ist, die Balance zwischen einer zu hohen Detailliertheit und einer handhabbaren pragmatischen Ordnung zu halten, um gleichzeitig alle Informationen sowie eine ausreichende Transparenz der Kostenentstehung zu erlangen.

Felix und Herr Fuchs entscheiden sich für eine funktionale Gliederung, die gleichzeitig die Kostenverantwortung berücksichtigt. Hier entscheiden Sie sich für die Einführung eines sprechenden Kostenstellenschlüssels. Anhand der Kostenstellennummer soll unmittelbar erkennbar sein, in welchem Bereich diese Kosten anfallen. Alternativ könnten auch alphanummerische Schlüssel verwendet werden, bei denen der Bereich anhand eines Buchstabens festgelegt wird. Eine nummerische Schlüsselung hat jedoch den Vorteil, dass diese leichter erweitert werden kann, wenn bspw. neue Abteilungen gegründet werden. Nach einigem Hin und Her haben sie einen siebenstelligen Nummerncode (siehe Tabelle 1.2) festgelegt.

Tabelle 1.2: Sprechender Kostenstellenschlüssel

Nun stellt sich für beide noch die Frage, wie die einzelnen Bereiche ihres Unternehmens in diese Struktur eingefügt werden sollen. Nachdem sie das Firmen-Organigramm ausführlich betrachtet haben, einigen sie sich auf die in Tabelle 1.3 festgehaltene Kostenstellenstruktur.

Mit dieser Struktur könnten später bei Bedarf unterhalb der Printredaktion auch einzelne Themenredaktionen (SAP, Office, Internet) aufgenommen oder bestehende Abteilungen noch weiter untergliedert werden. Damit kann künftig auch die Frage »Wo sind die Kosten entstanden?« beantwortet werden.

Tabelle 1.3: Kostenstellenplan Verlag Neue Medien

Sobald die Struktur des Unternehmens entschieden ist, sollte diese Kostenstellenhierarchie auch innerhalb des SAP-Systems umgesetzt werden. Dazu rufen Sie unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Standardhierarchie • Ändern oder alternativ über die Transaktion OKEON die zentrale Pflege der Standardhierarchie auf. Die leere Standardhierarchie wird wie in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6: OKEON Einstieg Kostenstellen-Standardhierarchie

Der oberste Knoten Buch wurde im Customizing schon vorbelegt. Hier können Sie unter Grunddaten neben den Gruppennamen auch direkt eine Bezeichnung – in unseren Fall »Verlag Neue Medien« – eintragen. Danach können die Gruppe BUCH markiert und über die Schaltfläche die einzelnen Gruppen ihrer Kostenstellenhierarchie angelegt werden. Sie haben hier die Auswahl zwischen Untergeordnete Gruppe oder Gruppe auf gleicher Stufe. Die Gruppen sind entsprechend der Verlagsstruktur anzulegen. Dies entspricht der Nummernlogik bis zur Ebene der Bereiche (vgl. Tabelle 1.2). Für die Verwaltung wäre dieses also »1« und »101« für die Geschäftsleitung usw. Die einzelnen Abteilungen eines Bereichs werden im folgenden Abschnitt als Kostenstellen angelegt.