Читать книгу Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage - Martin Munzel - Страница 16

Eine CO-Umbuchung können Sie innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Istbuchungen • Manuelle Umbuchung Kosten • Erfassen (Transaktion KB11N) veranlassen. Wie in Abbildung 1.19 zu sehen, kann hier von der Kostenstelle 1010000 (KostSt Alt) auf die Kostenstelle 1040000 (Kostst Neu) ein entsprechender Betrag umgebucht werden.

Abbildung 1.19: Manuelle Umbuchung von Primärkosten (KB11N)

Die Kostenart ist bei beiden Kostenstellen identisch. Insgesamt können im Rahmen der Listerfassung (welche als Eingabetyp direkt ausgewählt ist) auch mehrere Positionen erfasst werden. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, mit nur einem Beleg die Kosten auf mehrere Kostenstellen umzubuchen. Somit könnte ein Teil der Kosten auch auf die Kostenstelle der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Kleiner Praxistipp

Nach Erfassung einer Position kann mittels der Taste Enter eine Prüfung der einzelnen Daten erfolgen (gleichzeitig wird die Belegposition durchnummeriert). Hierdurch ist bei mehreren Positionen direkt ersichtlich, ob eine Kostenart/Kostenstelle vorhanden und bebuchbar ist. Während der Belegtext im Belegkopf identisch ist, können auf der Belegposition unterschiedliche Texte mitgegeben werden. Sofern eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll, ist hier z.B. ein erläuternder Hinweis möglich. Auch auf diese Weise könnte die Umbuchung der Kosten »Weiterbildung« mit Anteil Controlling, Anteil Finanzbuchhaltung etc. auf unterschiedliche Kostenstellen verteilt und über den Text darauf hingewiesen werden.

Zur Beruhigung der Finanzbuchhaltung sei hier nochmals erwähnt, dass der Saldo der Kostenart stets gleich bleibt, sodass keine Veränderung des Erfolgskonto verursacht wird. Wurden alle Positionen korrekt angegeben, kann der Beleg über die Schaltfläche direkt gebucht werden. Sofern alle Daten richtig sind, ist nun ein CO-Beleg erzeugt. Die CO-Belege lassen sich im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Einzelposten • Kostenstellen Einzelposten Ist (Transaktion KSB1) anzeigen. Wie in Abbildung 1.20 zu sehen, können hier die Positionen Kostenstelle (oder Kostenstellengruppe), Kostenart (oder Kostenartengruppe) sowie das Buchungsdatum eingeschränkt werden.

Abbildung 1.20: Kostenstellen Einzelposten Istkosten (KSB1)

Im Beispiel haben wir die Kostenstellengruppe 1 (»Verwaltung«) gewählt. Alternativ wäre es aber auch möglich, über die Schaltfläche mehrere Kostenstellen (im Beispiel 1010000 und 1040000) zu verwenden. Als Anzeigevariante wird im Beispiel 1SAP »Primärkostenbuchung« angegeben, die im Standard innerhalb des SAP-Systems schon vorhanden ist. Es können daneben auch eigene Varianten angelegt werden. Diese Anzeigevariante birgt die Möglichkeit, die einzelnen Felder der Belege darzustellen. Wenn wir nun die Auswertung starten, erhalten wir alle Belege, die auf den jeweiligen Kostenstellen gebucht sind. Diese sind in Abbildung 1.21 dargestellt.

Abbildung 1.21: KSB1 – Belegdarstellung Umbuchung

Der Beleg 200000000 stammt dabei aus der Finanzbuchhaltung (Gegenkonto K = Kreditorenbuchhaltung), wohingegen der Beleg 200000001 ein reiner CO-Beleg ist. Im Beispiel sind die Belege nach den einzelnen Kostenstellen gruppiert. Der Saldo der Kostenstellen weist jeweils 500 € aus. Die Ursprungsrechnung in Höhe von 1.000 € wurde durch die Umbuchung zu gleichen Teilen auf die einzelnen Kostenstellen umgebucht. Betrachten wir die Belege einzeln (nach Belegnummer), so sehen wir direkt, dass sich der Saldo durch die CO-Umbuchung nicht verändert hat (siehe Abbildung 1.22).

Abbildung 1.22: Darstellung nach Belegnummer

Hiermit endet unsere kurze Darstellung der Zusammenhänge zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenartenrechnung und Kostenstellenrechnung. Gemeinsam mit Kirsten Lotse wollen wir uns im folgenden Abschnitt noch einer weiteren wichtigen Aufgabe innerhalb des Controllings widmen: den Möglichkeiten des Berichtswesens bzw. des Informationssystems in SAP.