Читать книгу Деловой этикет в глобальном мире. Страны Aзии - Наталья Михайловна Фрицлер - Страница 8

Представление сторон друг другу происходит, как правило, во время их первой встречи. При этом необходимо соблюдать определенный ритуал и следовать некоторым несложным правилам, знание (или незнание) которых, тем не менее, позволит партнерам увидеть, насколько профессиональным является деловое общение другой стороны. Грамотное и соответствующее ситуации представление участников общения друг другу создаст уже на этом этапе коммуникации необходимые предпосылки для дальнейших успешных контактов.

Прежде чем перейти к описанию ритуала представления, обратите внимание на следующие вопросы. Знание ответов на них покажет вам, насколько вы готовы сделать это правильно.

 Каким должен быть порядок представления присутствующих?

 Каким образом меняется форма представления в зависимости от ситуации общения (деловая, социальная и др.)?

 Какие титулы, звания, должности используются в разных культурах?

3.1. Порядок представления сторон

Порядок представления сторон в самом общем виде определяется мерой их властных полномочий и положением в иерархической системе. В приведенных ниже примерах рассматриваются конкретные ситуации делового общения в рамках формальных бизнес-контактов (например, в ситуациях первичного контакта, знакомства перед началом переговоров или деловой встречи и др.).

Если вы представляете стороны друг другу, важно иметь в виду следующее:

• человека, стоящего ниже по иерархической структуре, представляют тому, кто занимает в ней более высокое положение;

• клиент, партнер или заказчик фирмы (а в США, например, также избранное официальное лицо) имеют в этой ситуации предпочтение, занимая более высокую планку, чем руководитель компании;

• сначала нужно обратиться к тому, кому вы представляете то или иное лицо, а затем назвать имя того, кого вы представляете;

• называя человека, которого вы представляете, назовите его имя и фамилию, даже если вы знаете ее/его лично и обращаетесь друг к другу по имени;

• представляя кого-либо, уместно кратко добавить какую-либо значимую информацию (например, назвав регион, в котором человек работает), что может послужить возможной темой последующей общей беседы;

• пол и возраст в очередности представления в деловых ситуациях не играют в настоящее время существенной роли.

В случае если представляют вас, может возникнуть неожиданная проблема – ваше имя произнесено неправильно. В этой ситуации лучше деликатно поправить представляющего вас человека. Это особенно важно, если вы планируете дальнейшее общение с ним и если процедура представления на этом не заканчивается, и вас будут представлять дальше.

В Приложении 1 даны примеры форм представления и обращения в ситуациях формального делового общения на английском языке[10].

3.2. Представление в ситуациях светского общения

Отдельного рассмотрения заслуживают ситуации светского общения (например, различного рода светские рауты или приемы, праздничные или юбилейные мероприятия, вечеринки и др.).

В соответствии с правилами международного дипломатического протокола:

• члены королевских семей, главы государств, дипломатических миссий, послы, верховные священнослужители относятся (независимо от возраста и пола) к числу лиц, которым должны быть представлены другие люди;

• во время этой процедуры первым следует назвать фамилию лица, которому представляют.

За рамками этих правил общий тон светских мероприятий можно, скорее, охарактеризовать как доброжелательно-вежливый и галантный, допускающий элементы как формального, так и неформального представления в зависимости от пола, возраста, социального статуса. В рамках такого общения, как правило, принято следующее:

• мужчина должен быть представлен женщине, если только он не намного старше ее, в этом случае фактор возраста превалирует над фактором пола;

• представляя друг другу людей, близких по возрасту, важно назвать полностью их имя и фамилию, при этом очередность представления не имеет большого значения;

• даже если все в ближайшем от вас окружении на светском мероприятии называют друг друга по имени, представить новое лицо нужно полностью, используя имя и фамилию;

• представляя родственников, необходимо сказать, кем он(а) вам приходится.

В Приложении 2 даны примеры форм представления и обращения в ситуациях светского общения на английском языке[11].

3.3. Представление во время мероприятий

Деловое общение может происходить и на различного рода мероприятиях, например, на совместных совещаниях, заседаниях рабочих групп, в ходе деловых встреч с бо́льшим или меньшим количеством участников, а также в рамках «круглых столов», семинаров, тренингов и др. На эти мероприятия нередко приглашаются лица из других компаний и организаций, часто незнакомые присутствующим. Правилами этикета считаются следующие:

• не обязательно представлять вновь пришедшего гостя всем находящимся в зале, достаточно представить его ближайшей к вам группе людей. При этом надо сначала назвать фамилию «новенького» (либо имя и фамилию), а затем фамилии других людей. В случае если вы их не помните, можно попросить присутствующих представиться самим;

• если вошедший новый участник мероприятия является VIP персоной, например важным клиентом компании, а в зале находятся только работники вашей компании, то именно они должны быть представлены гостю (а не наоборот);

• на любом мероприятии хозяин (в лице принимающей или организующей стороны) должен лично приветствовать всех гостей. Нередко приглашенные незнакомы с хозяином. В этом случае целесообразно было бы назначить других лиц, которые встречали бы участников при входе, знакомились с ними, провожали их к хозяину мероприятия, представляли ему новых гостей, а затем сопровождали их в помещение, где предлагаются напитки, и помогали познакомиться с другими людьми.

3.4. Самопредставление

Во время мероприятий нередко возникает необходимость самопредставления. В западной литературе содержится однозначная рекомендация проявить инициативу и подойти к кому-либо из присутствующих, протянуть руку для приветствия, улыбнуться и назвать свое имя и фамилию. Уместно при этом кратко сказать что-либо о себе, например, где вы работаете, или добавить какую-либо информацию, соответствующую теме мероприятия, например вы участвовали в тех или иных проектах и знаете эту область исследований. Не заостряйте при этом внимание на своих личных достижениях.

В Приложении 3 содержатся особые формы обращения в деловой практике англоязычных стран[12].

В некоторых культурах ситуацию самопредставления трудно себе представить, поскольку в них сложились традиции знакомства только через посредников. В качестве примера можно привести арабские страны, в которых любого нового человека может ввести в то или иное общество/группу только член (либо хороший знакомый) этого общества/группы.

Во время совместного обеда или ужина не забудьте представиться соседу (соседке) справа или слева от вас, тем самым начав процесс неформального общения.

3.5. Титулы, звания, должности

В разных странах в рамках официального делового общения принято, обращаясь к партнеру или гостю, помимо имени и фамилии, использовать его титул, звание или должность. В этом плане можно отметить весьма существенные различия с российской практикой.

Прежде всего установим значения, которые – применительно к этикетной тематике – эти термины имеют в русском языке[13].

Титул

Почетное звание, унаследованное, пожалованное или присвоенное тем или иным лицом, например граф, герцог. Нередко это – владетельное или родовое звание, требующее соответствующего титулования (высочество, сиятельство и др.). Подобным титулом подчеркивается особое привилегированное, как правило, дворянское или аристократическое положение человека.

Звание

Устанавливаемое и присваемое компетентными органами наименование, свидетельствующее об официальном признании заслуг отдельного лица, его служебного положения, а также квалификации в области какой-либо деятельности, например ученое звание (доктор), воинское звание (майор) и др.

Должность

Установленная в определенном порядке первичная структурная единица штатного расписания той или иной государственной или негосударственной организации, определяющая содержание и объем полномочий, размер денежного содержания и место в иерархической структуре организации лица, ее замещающего.

В российской деловой практике не принято, обращаясь к партнеру, прибавлять к его имени и фамилии (или имени и отчеству) титул, звание или должность. В последние годы все чаще стали употребляться такие слова, как госпожа или господин, причем чаще в письменной, нежели в устной речи. Эти слова определяются как формы обращения в процессе коммуникации. В других культурах (например, в Германии) эти слова (соответственно, Frau и Herr) постоянно используются как в устной, так и в письменной речи, при этом всегда вместе с фамилией (а не именем) человека, к которому обращаются (например, Frau Schmidt, Herr Hofmann).

В международной деловой практике в процессе общения на английском языке при обращении к мужчине принятой является форма Mr (сокр. Mister – господин), после чего следует фамилия (а не имя) человека, например Mr Jones. В общении с женщиной формы обращения могут быть различными, поскольку нередко зависят от семейного положения женщины. Например, в ходе переговоров с замужней женщиной обычно используется форма обращения Mrs (сокр. Mistress – госпожа), после чего следует фамилия (а не имя) женщины, например Mrs Jones. Если семейный статус женщины неизвестен, предпочтительным является обращение Ms, например Ms Smith. Форма Miss, как правило, используется при общении с молодой незамужней женщиной (обе формы – Ms и Miss также происходят от слова Mistress). О сокращении Ms особенно важно помнить в деловой переписке, поскольку, как показывает практика, ошибки в формах обращения к женщине нередко создают проблемы впоследствии в ходе устного общения. Кроме того, Ms считается предпочтительной формой обращения к женщине в сфере деловых отношений в западном мире независимо от того, каким действительно является ее семейный статус.

Помимо указанных форм вежливости, используемых при обращении к мужчине или женщине (выше приведены примеры на немецком и английском языках), в области официальных отношений в целом и сфере бизнеса, в частности, принято использование титулов, званий и должностных позиций, если они имеются. В зависимости от региона мира и конкретной страны различия могут быть очень существенными.

Наиболее часто встречающимся является академическое звание доктор (или, значительно реже, профессор), которое обязательно используется при обращении к обладателям этими званиями, например в США, Канаде, Германии, Индии, Ираке и целом ряде других стран. При наличии у вашего партнера такого звания другие формы вежливости могут либо опускаться (например, в английском, Dr Jones, но не Mr Dr Jones), либо сохраняться (например, в немецком Herr Dr Hofmann). В случае если человек является и доктором, и профессором, при обращении к нему следует использовать более высокое звание профессор.

Ниже в разделе «Путеводитель по странам Азии» содержится подробная информация относительно особенностей обращения к партнеру в азиатских культурах.

Как скоро можно перейти на «ты» и называть партнера по имени? Ответ на этот вопрос также опирается на культурные традиции сторон. Так, в США, Скандинавских странах это происходит довольно быстро, нередко уже в ходе первой встречи. А, например, в Германии и Австрии может потребоваться гораздо больше времени, прежде чем стороны перейдут на «ты». Главное в этом вопросе – не проявлять инициативу. Дождитесь, когда ваш партнер сам предложит называть его по имени.

10

Klinkenberg, H. (1992) At Ease… Professionally. An Etiquette Guide for the Business Arena. Chicago: Bonus Books, Inc.

11

Klinkenberg, H. (1992) At Ease… Professionally. An Etiquette Guide for the Business Arena. Chicago: Bonus Books, Inc.

12

Klinkenberg, H. (1992) At Ease… Professionally. An Etiquette Guide for the Business Arena. Chicago: Bonus Books, Inc.

13

См., напр.: http://slovorus.ru и http://dic.academic.ru