Читать книгу Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - Ольга Шевелева - Страница 7

Правила поведения на совещании

Пунктуальность

Пунктуальность является оценочным фактором. Зная время начала совещания, следует прибыть вовремя, не заставляя других ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к организаторам, ведущему и участникам совещания. Опытные участники деловых встреч всегда приходят за несколько минут до начала совещания, что позволяет им пообщаться с другими участниками, узнать новости или поделиться информацией с коллегами и пр.

В продолжение этой темы несколько рекомендаций, которые могут помочь тем, кто вечно опаздывает:

• Постарайтесь осознать, что постоянные опоздания свидетельствуют о неуважении к окружающим, неорганизованности и эгоизме.

• Настройтесь на то, что вы везде будете вовремя.

• Рассчитывая время на сборы, всегда удваивайте его.

• Рассчитывая время на дорогу до планируемого места встречи, также увеличивайте его, делая допуск на возможные «пробки» или другие непредвиденные обстоятельства.

• Переведите стрелки часов на несколько минут вперед и помните об этом.

• Наблюдайте за тем, как ваши опоздания отражаются на вашей репутации и вашей работе.

• Поставьте перед собой цель не опаздывать на деловые встречи и совещания. Будьте тверды при ее достижении.

Рекомендации для ведущего совещание:

• Всегда начинайте совещание вовремя, никогда не ждите опаздывающих – уважайте пунктуальных участников встречи.

• Объявите цель и программу совещания, ознакомьте присутствующих с регламентом и назовите предполагаемое время окончания встречи.

• Если не все присутствующие знают друг друга, познакомьте участников встречи.

• Придерживайтесь повестки дня. При возникновении новых тем для обсуждения оцените временные ресурсы. Если отдельный вопрос требует более длительного обсуждения, назначьте другое совещание, объявив дату, время и место следующей встречи.

• Четко распределите задачи участникам совещания.

• Определите тех, кого следует ознакомить с итогами встречи.

• Назначьте ответственного за подготовку протокола совещания и выберите способ передачи информации, определив сроки.

• Поблагодарите присутствующих за участие в совещании.

• Закончите совещание вовремя – вам будут признательны.

Рекомендации для приглашенных:

• Перед совещанием всегда уточняйте у организаторов все неясные для вас вопросы, касающиеся как организационной, так и содержательной стороны.

• Если вы сомневаетесь в целесообразности своего участия в планируемом мероприятии, обсудите этот вопрос со своим руководителем, возможно, предложив вместо себя другую кандидатуру.

• В случае невозможности присутствия на совещании (в т. ч. и непредвиденном) обязательно сообщите об этом организаторам.

• Если вы понимаете, что непременно опоздаете на встречу, обязательно предупредите организаторов об этой задержке, чтобы они знали, что вы тем не менее появитесь на совещании.

• Если какое-то из поручений в ваш адрес осталось для вас неясным, по окончании совещания обязательно уточните, какие задачи поставлены перед вами, и только после этого уходите.

• Во время совещания не забывайте перевести телефон в беззвучный режим.

Деликатный момент: по возможности, постарайтесь перекусить перед началом деловой встречи, чтобы исключить возможность неловкой ситуации от проблем с желудком (урчание в животе). Если же такая неприятность все-таки произойдет, но звук будет не слишком громким, не реагируйте на случившееся, если звук явно будет слышен для окружающих, как минимум извинитесь, а если ситуация позволит (не будет слишком формальной), объясните, что сегодня вы остались без обеда и ваш желудок громко требует пищи. Постарайтесь сказать эти слова доброжелательно и с улыбкой.

Рассадка участников

Если при рассадке на совещании не используются специальные карточки, которые указывают конкретное место каждого участника, можно занять любое свободное место за рабочим столом, но помнить о главном правиле рассадки: самое почетное место – справа от руководителя или ведущего совещание человека, второй по статусу из присутствующих занимает место слева от руководителя, далее места ранжируются по степени удаленности от места руководителя – максимальная удаленность – минимальный статус. При этом участникам совещания следует садиться после того, как свое место займет руководитель или ведущий совещание человек.

Опоздание на совещание

Если вы опоздали к началу совещания, войдите (без стука) и извинитесь за свое опоздание, коротко сказав: «извините», но не принято здороваться с присутствующими, т. к. этим вы отвлекаете участников от работы и вынуждаете их отвечать не ваше приветствие. Также не принято публично объяснять причину своего опоздания. Необходимо сесть на ближайший стул, сделав это как можно тише.

Уход с совещания до его окончания

Если вам необходимо уйти с совещания до его окончания, перед совещанием или в перерыве (если он предусмотрен) объясните причину своего преждевременного ухода руководителю или ведущему совещание человеку и займите крайнее от выхода из комнаты место за рабочим столом. В назначенное время встаньте из-за стола и, не прощаясь с присутствующими, чтобы не прерывать процесс ведения совещания, выйдите из помещения. В случае, когда возникла срочная необходимость уйти до окончания совещания, рекомендуется написать записку ведущему совещание.

Правила рассадки в автомобиле

Согласно протокольным правилам самым почетным местом в автомобиле считается место на заднем сиденье по диагонали от водителя. Вторым считается место за спиной водителя, а третьим – место рядом с водителем, где обычно сидит переводчик или сопровождающее лицо. Если на заднем сиденье автомобиля должны быть размещены три человека, наименее почетным является место посередине. В случае если ваш коллега лично подвозит вас на собственном автомобиле, займите место рядом с ним. Дамам важно помнить о следующем правиле: садясь в автомобиль, особенно когда вы в юбке или платье, сначала опускаются на сиденье, не отрывая ног от земли, и только после этого одновременно вносят ноги в салон автомобиля, а выходя, сначала одновременно ставят ноги на землю и затем встают.

Правила поведения в лифте

В деловой обстановке в лифт первым входит тот, кто стоит ближе к двери лифта. Если вы едете в лифте вдвоем со старшим по статусу, выходя из кабины лифта, пропустите вперед стоящего рядом с вами старшего по статусу сотрудника. Если в кабине лифта находятся несколько сотрудников разного статуса, первым выходит тот, кто стоит ближе к двери. Оказавшись у двери в кабине переполненного лифта, когда двери откроются, выйдите из кабины и пропустите тех, кто выходит, а затем вернитесь в кабину. Входя в лифт, поздоровайтесь с теми, кого вы обычно приветствуете. Помните, что в просторной кабине лифта лучше стоять по периметру кабины, а в более заполненной встать вполоборота к другим пассажирам, но не поворачиваться к ним спиной за исключением очень больших или слишком тесных пассажирских лифтов. Оказавшись напротив другого человека, не смотрите ему прямо в глаза. Если в кабине вы стоите ближе других к панели с кнопками и вас попросят нажать нужный номер этажа, сделайте это спокойно, а не с видом «униженного и оскорбленного» человека. Постарайтесь не разговаривать в лифте со своими попутчиками. Если разговор необходим, говорите как можно тише (не обсуждайте других людей и не делитесь конфиденциальной информацией).

Как вести себя у двери

Общее «правило дверей» – выходящие всегда имеют преимущество перед входящими.

Поведение у двери зависит от того, в каком направлении открывается дверь. Если дверь открывается «от себя» – младший по статусу проходит первым и удерживает дверь для старшего по статусу. Так же ведет себя хозяин, сопровождающий гостя в незнакомом тому здании и показывающий дорогу. Подойдя к двери, предупредите гостя, что вы пройдете первым. Если дверь открывается «на себя», младший по статусу открывает дверь для старшего по статусу. Хозяин также открывает дверь для гостей и приглашает их пройти. Если вы первым подходите к двери в составе немногочисленной группы, считается вежливым пропустить вперед других людей. Когда вы получаете приглашение пройти первым, а его делает старший по статусу, – поблагодарите и быстро пройдите в дверь. Если двери вращающиеся и их надо привести в движение, то первым проходит младший по статусу или хозяин. Как и в случае с обычной дверью, открывающейся «от себя», предупредите гостей, что пройдете первым и дождитесь, пока все они пройдут через вращающуюся дверь.

Обратите внимание, что дверь для клиента всегда открывает сотрудник компании.