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2 Das Modell 4 G für erfolgreiche Tagespflegen

In diesem Praxishandbuch geht es um die wirtschaftliche Seite der Tagespflege. Doch die Tagespflege ist ein komplexes System. Perspektivisch und dauerhaft erfolgreich ist sie nur dann, wenn eine ganze Reihe von Themenfeldern beachtet wird. Was ist für eine erfolgreiche Tagespflege relevant? Und wie kann man den Überblick dabei behalten?

In der frühen Vorbereitungsphase einer Tagespflege sind neben den Grundkenntnissen über die Finanzierung (Investitionen und laufender Betrieb) die inhaltliche Grundkonzeption und eine gute bauliche Planung sowie die Abstimmung zwischen diesen beiden Bereichen wichtig, damit die Ideen und Vorstellungen des zukünftigen Betreibers auch tatsächlich im späteren Tagespflege-Alltag umgesetzt werden können.

Ein Beispiel dazu:

Sie möchten gerne eine offene Küche, in der zusammen mit den Gästen so viel wie möglich gekocht und gebacken werden kann. Dafür bietet sich eine Kochinsel, ggf. mit Unterfahrungsmöglichkeit für einen Rollstuhl-Gast an.

Ihr Architekt geht von einer täglichen Anlieferung des Essens und einer Verteilerküche aus und plant alle Küchenanschlüsse und die Abluftanlage an der Wand, sieht weiterhin aber auch kaum Lagerfläche für Lebensmittel und Anschlüsse für weitere Kühlschränke vor.

Erst während des Baufortschrittes fällt Ihnen dies auf. Die Wände sind verputzt. Der Estrich ist schon gelegt. Stromanschlüsse für eine Kochinsel sind nur noch über die Decke möglich. Bei einer frühzeitigen Klärung wäre dies vermeidbar gewesen.

Unser Tipp

Reduzieren Sie Konflikte während der Bauphase, in dem Sie frühzeitig vorab einige Grundentscheidungen treffen:

■ Entweder selbst kochen oder Fremdversorgung, weil dies die Struktur der Küchen planung und des Lebensmittel-Lagerraums beeinflusst

■ Bis je 5 Plätze ein WC für die Gäste, das heißt z. B. bei 18 Plätzen 4 WC (+ 1 WC für die Mitarbeiterschaft)

■ Verschiedene Ruhe- und Therapieräume, um differenzierte Angebote später durchführen zu können

■ Ein genügend großer Eingangsbereich mit Garderobe und Stellfläche für Rollatoren, um gleichzeitig eintreffende Gäste in Ruhe begrüßen zu können

Weiterhin ist auch die frühzeitige Festlegung des Namens der Tagespflege wichtig, damit er sich im Laufe des Neubaus oder der Renovierung in den Köpfen der Beteiligten, aber auch der Behörden und der Öffentlichkeit festsetzen und verbreiten kann.

Die Vielzahl der verschiedenen Themenfelder im Rahmen der Planung und des Betriebs einer Tagespflege kann wie folgt dargestellt werden:

Abbildung 2: Planungsinhalte einer (Senioren-)Tagespflege. Wawrik Pflege Consulting, 2020.

In der Tagespflege-Praxis hat sich gezeigt, dass diese einzelnen Themenfelder in das Schaubild „Modell 4G für Tagespflegen“ zusammengefasst werden können, um den Stand der Entwicklung der Tagespflege visuell darzustellen. Dabei steht 4G für die vier Segmente, die „gut“ entwickelt sein sollten:

Abbildung 3: Model 4G für erfolgreiche Tagespflegen. Wawrik Pflege Consulting, aktualisiert 2020.

Insgesamt ist es wichtig, alle Inhalte in den einzelnen Segmenten entsprechend zu entwickeln und zu bearbeiten, damit die Tagespflege für die Zukunft gut und erfolgreich betrieben werden kann. Einzelne Inhalte in den Segmenten können bei einer Analyse der Tagespflege „grün“, „gelb“ oder „rot“ markiert werden, um so zu einer entsprechenden Prioritätenliste über die zu bearbeitenden Themen zu gelangen.

Es wird auch empfohlen, jährlich zum Beispiel im Rahmen der Vorbereitung eines Jahresgesprächs zwischen derTagespflegeleitung und Geschäftsführung dieses Modell 4G zu nutzen.

Die einzelnen Segmente, die sich wiederum gegenseitig und letztendlich auch die Wirtschaftlichkeit einer Tagespflege beeinflussen, werden im Folgenden detaillierter beschrieben:

2.1 Beratungsmanagement

Eine Tagespflege ist dann erfolgreich, wenn sie ein gutes Beratungsmanagement aufweisen kann.

Wer berät die Gäste und deren Angehörige? Die Tagespflege-Leitung? Oder die Pflegedienstleitung des dazugehörenden ambulanten Dienstes? Die „Pflegeberater“ des Pflegenetzwerkes?

Voraussetzung ist jeweils, dass alle, die beraten, die umfassenden Möglichkeiten, die die Pflegeversicherung als Hilfe und Unterstützung von Pflegebedürftigen und Angehörigen anbietet, kennen und erklären können.

Eine Tagespflege ist für alleinstehende Pflegebedürftige, die im Alter häufig immer weniger Außenkontakte haben, die Möglichkeit „einen schönen Tag in Gemeinschaft“ zu erleben. Für pflegende Angehörige bietet die Tagespflege die Möglichkeit „eines Entlastungstages, eines freien Tages für sich“. Dies sind auch die beiden zentralen Ziele der Bundespolitik, die besonders mit den Pflegestärkungsgesetzen II und III und dem eigenen Tagespflegebudget realisiert und umgesetzt werden können.

Die Beratung sollte unbedingt differenziert nach der Lebenssituation des Pflegebedürftigen erfolgen. Ein alleinstehender älterer Herr hat andere Fragen und Probleme als eine Angehörige mit einer an Demenz erkrankten Mutter. Eine erfolgreiche Beratung nimmt die Themen, Fragen und Belastungen des Gegenübers auf und wandelt diese in hilfreiche Angebote um. Beraten heißt zunächst „zuhören, zuhören, zuhören“, bedeutet für den Berater jedoch auch, sein eigenes begrenztes Zeitmanagement im Blick zu haben.

Leitfragen zum Beratungsmanagement

■ Können Sie alle Möglichkeiten der Pflegeversicherung für den Tagespflegegast und seine Angehörigen aufzählen? Haben Sie dazu einfach lesbare Arbeitshilfen für sich und die Gäste/ Angehörigen?

■ Können Sie alle pflegerischen und alltagsunterstützenden Angebote Ihres Pflegenetzwerkes benennen?

■ Haben Sie einen aktuellen, juristisch geprüften Pflegevertrag (z. B. von Ihrem Berufsverband)?

■ Gibt es klare Regeln und Vereinbarungen, wann einem Gast im Einzelfall auch gekündigt werden kann oder muss (z. B. bei Selbst- oder Fremdgefährdung, bei Übergriffen, körperlicher oder sexualisierter Gewalt gegenüber anderen Gästen oder Mitarbeitern) und wie das Verfahren dazu abläuft?

■ Vereinbaren Sie neben den einzelnen Wochentagen auch die Möglichkeit von flexiblen Tagen?

■ Haben Sie einen Schnuppergutschein und verschenken Sie diesen in Seniorenkreisen und anderen Treffpunkten von Senioren? Und wenn Sie auch einen ambulanten Pflegedienst betreiben: Wird der Schnuppergutschein auch bei jeder Beratung zu § 37.3 SGB XI Beratung mit den entsprechenden Erläuterungen verschenkt?

■ Ermöglichen Sie Angehörigen, mit in die Tagespflege zum Schnuppern zu kommen?

■ Haben Sie Zusatzleistungen/ Privatleistungen definiert und bieten Sie diese an?

Kennzahlen für ein erfolgreiches Beratungsmanagement

■ Belegungsquote der Tagespflege (> 85 %)

■ „Tagespflegeplätze“ zu „Verträge mit Gästen“ > 1: 2,5 (Beispiel: 20 Plätze, mehr als 50 Verträge mit Gästen)

■ Warteliste von interessierten Gästen

■ Kombi-Quote von gemeinsamen Patienten > 50 % bei Trägern mit ambulanter Pflege und Tagespflege, d.h., mehr als 50 % der ambulanten Patienten sollten auch die Tagespflege nutzen

2.2 Personalmanagement

Eine Tagespflege ist dann erfolgreich, wenn sie ein gutes Personal-management aufweisen kann.

Was ist damit gemeint? Eine Tagespflege ist für die Mitarbeiterschaft sowieso positiv und interessant, oder?

In der Tagespflege gibt es in der Regel ansprechende Arbeitszeiten, montags bis freitags zwischen 8.00 h und 17.00 h, kein Spätdienst). Das Wochenende ist frei.

Keine Tätigkeit unter besonderen Belastungen wie in der ambulanten Pflege mit überhitzten Wohnungen der Patienten und ausgekühlten KFZ im Winter oder Dienstwagen im Sommer, in der sich die Hitze staut.

So interessant eine Tagespflege für Mitarbeiter grundsätzlich erscheint, so sehr wäre dies ein falscher Ansatz der Verantwortlichen und Führungskräfte der Tagespflege, sich damit zu begnügen.

Sie benötigen für die Tagespflege geeignete Mitarbeiter, die jeweils entsprechend ihrer Tätigkeit qualifiziert sind, verschiedene Interessen und Hobbys für die Tagespflegearbeit mitbringen, kommunikativ sind – und es aushalten können, den ganzen Tag mit pflegebedürftigen Senioren gemeinsam zu leben, diese zu begleiten, zu betreuen und zu pflegen.

Für die Tagespflegebetreuung ist nicht jeder Mitarbeiter geeignet, gleich, ob er aus der ambulanten oder stationären Pflege kommt.

Daher gilt es bei der Personalauswahl und -einstellung schon darauf zu achten, ein passendes Team mit einer Reihe von differenzierten Kompetenzen und Qualifikationen zusammen zu stellen.

Die wirtschaftlichen und arbeitsvertraglichen Rahmenbedingungen müssen marktüblich und fair sein, um den Mitarbeitern durch die Arbeit eine gewisse Grundabsicherung geben zu können. Ein zu niedriger Stundenlohn führt z. B. schnell zu Abwanderungstendenzen hin zu anderen Trägern von Pflegeeinrichtungen.

Neben dem Gehalt gibt es aber eine Reihe weiterer Faktoren, die marktüblich sein müssen: unbefristeter Vertrag, die Anzahl der Urlaubstage, verlässliche Dienstplanung, 100 %ige Kostenübernahme für betrieblich sinnvolle Fort- und Weiterbildungen, etc.

Darüber hinaus bieten Pflegeunternehmen vielfach weitere individuelle Angebote für Mitarbeiter an, z. B.

■ Private Krankenhauszusatzversicherung

■ Gesundheitszuschuss pro Jahr

■ Prämien für die Teilnahme an internen Weiterbildungen

■ Prämien für außergewöhnliche Einsätze bzw. Ideen

■ Zuschuss zur Kinderbetreuung

■ Zuschuss zu Sportverein/ Fitnessclub

■ Obst, Getränke, Snacks in der Einrichtung für Mitarbeiter

■ Monatsfahrkarte für den öffentlichen Verkehr

Die Lösung ist nicht die Menge der Angebote, sondern die Qualität für Ihre Mitarbeiter: Sinnvolle Unterstützungen, Hilfen und Benefits.

Führungskultur und Führungsstil

Die Führungskultur im Unternehmen ist weiterhin ein wichtiger Faktor im Personalmanagement, um langfristig motivierte Mitarbeiter in der Tagespflege zu beschäftigen. Dazu gehört neben einer offenen Kommunikation, der Klärung von unternehmerischen Zielen und Leitsätzen der Führungskräfte auch ein zukunftsfähiger Führungsstil.

Die heutige Betriebswirtschaftslehre tendiert eher zum demokratischen/kooperativen/partnerschaftlichen Führungsstil (im Gegensatz zum autoritären oder Laissez-Faire-Führungsstil), wobei hier auch das Aufgabengebiet mit in die Betrachtung einbezogen werden muss. Zum Beispiel ist eine demokratische Führung während eines Herzinfarktes eines Gastes in der Tagespflege wenig hilfreich.

Daher spricht man heutzutage auch von der so genannten situativen Führung, nach der der optimale Führungsstil von der jeweiligen Situation und der Mitarbeiterschaft abhängt.

Wichtig ist für die Tagespflege-Leitung das Wissen über die verschiedenen Führungsstile und deren Auswirkungen bei den Mitarbeitern.

Bei einer Führungskraft im Pflegebereich sollte grundsätzlich als Basis der demokratische/kooperative/partnerschaftliche Führungsstil vorherrschen. Aber mit dem Wissen über die verschiedenen Vor- und Nachteile und die sich z.T. täglich ändernden Situationen kann und muss die Tagespflege-Leitung auch bereit und mutig sein, direktiv Entscheidungen zu treffen (z. B. bei einer Evakuierung der Tagespflege oder der Entlassung eines Mitarbeiters).

Daher ist die situative Führung auf der Basis des partnerschaftlichen/kooperativen/ partizipativen Führungsstils für die Leitung einer Tagespflege sicherlich der richtige und zeitgemäße Ansatz.

Eine kooperativ führende Leitungskraft bezieht ihre Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse (z. B. im Rahmen der Teamsitzungen) ein. Diskussionen um die besten Lösungen sind nicht nur erlaubt, sondern erwünscht. Die Leitung gibt aber den Rahmen und die Zeit dafür vor!

Die kooperative Führungskultur räumt den Mitarbeitern möglichst große Freiheiten und Entscheidungskompetenzen ein. Bei kooperativer Führung erläutert die Leitung Vision, Strategie und Ziele der Einrichtung und der Arbeit.

Sie ist offen für Ideen und lässt sich kritisch hinterfragen. Sie bindet ein und erklärt, rechtfertigt sich aber nicht für notwendige Entscheidungen.

Für die Zukunft ist es weiterhin wichtig, dass seitens der Unternehmensführung und der Tagespflegeleitung ein lebensphasen- und generationsorientiertes Personalmanagement (GLPM) betrieben wird. Das bedeutet, die Mitarbeiter differenziert in ihrer jeweiligen Lebensphase wahrzunehmen und die verschiedenen Grundhaltungen und -tendenzen aus den vier Generationen (Baby-Boomer, Generation X, Millennials, Generation Z) zu kennen und zu verstehen, um adäquat auf die einzelnen Mitarbeiter besser eingehen zu können.

Als weiterführende Literatur empfehlen wir: Peter Wawrik, Karla Kämmer: Erfolgreich führen und leiten in ambulanter Pflege und Tagespflege. Zukunftsmodell GLPM, S. 93 ff., Vincentz Network Hannover, 2019.

Eine Reihe von Trägern von Pflegeeinrichtungen lassen sich auch als „Familienfreundliches Unternehmen“ oder „Bester Arbeitgeber“ o.ä. zertifizieren. Dies sind alles richtige Schritte, um für die Zukunft ein gutes Personalmanagement zu betreiben und damit eine weitere Basis für eine erfolgreiche Tagespflege zu schaffen.

Leitfragen zum Personalmanagement

■ Haben Sie eine marktübliche Vergütung für Ihre Mitarbeiterschaft?

■ Bieten Sie in der Regel unbefristete Arbeitsverträge an?

■ Sind die Urlaubstage und -regelungen vergleichbar mit anderen Pflegeunternehmen?

■ Gibt es weitere Angebote für Mitarbeiter, die interessant sein können?

■ Sind die unternehmerischen Ziele den Mitarbeitern kommuniziert und klar?

■ Wie ist der Führungsstil der Tagespflegeleitung und der sonstigen Führungskräfte?

■ Sind den Führungskräften die Besonderheiten der vier Generationen von Mitarbeitern bekannt?

■ Gibt es im Unternehmen / in der Tagespflege lebensphasenorientierte Angebote für die Mitarbeiter?

■ Plant die Tagespflege / das Pflegenetzwerk eine entsprechende Zertifizierung im Personalbereich?

Kennzahlen für ein erfolgreiches Personalmanagement

■ Marktübliche oder tarifliche Vergütung

■ Unbefristete Arbeitsverträge > 90 %

■ Leiharbeit, wenn überhaupt < 3 %

■ Kundenzufriedenheit im Rahmen einer jährlichen Befragung < 2,5 (Schulnote)

■ Mitarbeiterzufriedenheit im Rahmen einer jährlichen Befragung < 2,5 (Schulnote)

■ Geringe Krankenquote (je nach Situation und Größe der Tagespflege)

■ Geringe Kündigungsquote (je nach Situation und Größe der Tagespflege)

2.3 Planungsmanagement

Eine Tagespflege ist dann erfolgreich, wenn sie ein gutes Planungs-management aufweisen kann.

In diesem Segment sind zwei Themen bedeutsam: Eine verlässliche Dienstplanung für die Mitarbeiterschaft und eine effektive Tourenplanung des eigenen Fahrdienstes, sofern dieser ganz oder anteilig selbst durchgeführt wird.

Dienstplanung im Team

Eine Tagespflege mit einem in der Regel kleinen Team von 6 bis 12 Mitarbeitern (je nach Teilzeitquote und Größe der Tagespflege) hat den Nachteil, dass Mitarbeiter im Urlaub (geplant) oder aufgrund von Krankheit (ungeplant) durch andere Mitarbeiter (zum Teil) vertreten werden müssen. Während der Öffnungszeit bzw. Anwesenheitszeit der Gäste muss z. B. immer eine examinierte Pflegefachkraft anwesend sein (vertragliche Pflicht!). Auch für die jeweiligen

Betreuungszeiten und -angebote und für die Essenszeiten müssen entsprechende Mitarbeiter vorhanden sein.

Andererseits vereinfacht ein kleines Team die verlässliche Dienstplanung, in dem die Leitung zusammen mit den Mitarbeitern in einer Teamsitzung die Schichten bzw. Tagesbesetzung absprechen kann. „Probleme“ wie in der ambulanten Pflege mit der Besetzung der unattraktiven Wochenenddienste entstehen bei Tagespflegen mit fünf Öffnungstagen pro Woche nicht.

Führungskräfte in der Pflege planen den Dienstplan häufig Anfang eines Monats oder spätestens bis zum 15. eines Monats für den Folgemonat. Im Rahmen der möglichen Partizipation der Mitarbeiter kann dies z. B. auch in einer Teamsitzung stattfinden. Alternativ hat sich in vielen Pflegeeinrichtungen auch das Modell „Wunschdienstplan“ etabliert, in dem Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Termin bis zu drei Wünsche für den Dienstplan des Folgemonates äußern können, die seitens der Leitung (sofern möglich) berücksichtigt werden.

Seitens der Tagespflegeleitung muss aber stets eine entsprechende Mindestbesetzung in Abhängigkeit der Belegung der Tagespflege beachtet und geplant werden.

Fahrdienst effektiv gestalten

Auch der Fahrdienst in einer Tagespflege wird zum Segment Planungsmanagement gezählt.

In § 41 Absatz 1 Satz 2 SGB XI ist bzgl. des Fahrdienstes formuliert: „Die teilstationäre Pflege umfasst auch die notwendige Beförderung des Pflegebedürftigen von der Wohnung zur Einrichtung der Tagespflege oder der Nachtpflege und zurück.“

Eine Tagespflege muss somit eine Lösung für den Fahrdienst finden. Für Gäste, die nicht selbst kommen können oder von Angehörigen gebracht werden, wird entweder ein Beförderungsunternehmen dafür beauftragt – oder die Tagespflege führt selbst einen Fahrdienst durch. Weiteres dazu auch in Kapitel 5.

In vielen Bundesländern werden die Kosten für den Fahrdienst in der Pflegesatzverhandlung mit verhandelt und vereinbart. Die Erlöse aus dem Fahrdienst sollen die entsprechenden Personal- und Sachkosten des Fahrdienstes decken. Wenn Sie einen eigenen Fahrdienst unterhalten, bedeutet dies in der Praxis (wie in der ambulanten Pflege auch), dass eine effektive Tourenplanung seitens der

Tagespflegeleitung oder des beauftragten Mitarbeiters durchgeführt werden muss, damit die Wege und Zeiten der Fahrer möglichst optimal geplant werden. Hier kann moderne Software Sie unterstützen, die über eine Google-Maps-Funktion die geplanten Touren visualisieren bzw. Verbesserungsvorschläge selbst unterbreiten. Weite Wege oder Fahrten mit nur einem Gast in den i. d. R. rollstuhlgerechten Transportern sollten vermieden werden.

Leitfragen zum Planungsmanagement

■ Sind die Mitarbeiter an der Erstellung des Dienstplanes beteiligt oder können sie Wünsche zum Dienstplan äußern?

■ Wird der Dienstplan frühzeitig veröffentlicht und ausgehängt?

■ Wird beim Dienstplan darauf geachtet, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter glei-chermaßen eingeteilt wird?

■ Werden Mehr- oder Überstunden möglichst vermieden?

■ Werden die Touren des Fahrdienstes mit Hilfe einer aktuellen Software geplant?

■ Visualisieren und überprüfen Sie Ihre Tourenplanung?

■ Achten Sie auf möglichst ausgelastete KFZ?

Kennzahlen für ein erfolgreiches Planungsmanagement

■ Erstellung eines Dienstplanes zu Beginn bzw. bis zum 15. eines Monats für den Folgemonat

■ Überschaubare Minus- und Plus-Stunden (< -20; < +30 Stunden auf dem Stundenkonto eines Mitarbeiters)

■ Wegezeiten im Fahrdienst max. 45 Minuten pro Tour vom ersten Gast bis zum Erreichen der Tagespflege (Retour gleiche Maximalzeit)

■ Auslastung der KFZ pro Fahrt mit > 75 % der Plätze

■ Einstiegszeit mobiler Tagespflegegast: je 3 Minuten

■ Einstiegszeit Tagespflegegast im Rollstuhl: je 10 Minuten incl. Sicherung des Rollstuhls

■ Ausstiegszeit mobile Tagespflegegäste an der Tagespflege: gesamt 4 Minuten

■ Ausstiegszeit Tagespflegegast im Rollstuhl an der Tagespflege: je 3 Minuten

2.4 Organisationsmanagement

Eine Tagespflege ist dann erfolgreich, wenn sie ein gutes Organisationsmanagement aufweisen kann.

Folgende Inhalte gehören zu diesem Segment:

a) Vertragliche Rahmenbedingungen

Für die Tagespflege gibt es in jedem Bundesland einen Rahmenvertrag gem. § 75 SGB XI, der zwischen der Arbeitsgemeinschaft der Pflegekassen, der jeweiligen Vertretung des Bundeslandes, den Spitzenverbänden der Wohlfahrtsverbände und den Berufsverbänden etc. geschlossen ist. Auf diesem Rahmenvertrag basiert der Versorgungsvertrag gem. § 72 SGB XI und die Vergütungsvereinbarung. Letzte wird für die Tagespflege in der Regel jährlich verhandelt, um Personalund Sachkostensteigerungen des Betreibers zu kompensieren.

Wenn eine Tagespflege im Rahmen der Pflegesatzverhandlung nur einen geringen Personalschlüssel und/oder niedrige Vergütungssätze verhandelt hat, dann sind die vertraglichen Rahmenbedingungen, die die Tagespflegeleitung umsetzen muss, belastet. Die Konsequenz daraus wäre, bei der nächsten Pflegesatzverhandlung bessere Rahmenbedingungen und Vergütungssätze zu beantragen und zu verhandeln.

b) Bauliche Gegebenheiten

Jede Tagespflege ist einzigartig, da die baulichen Gegebenheiten in der Regel abhängig vom Grundstück oder vom bestehenden Gebäude sind. Die bauliche Situation der Tagespflege kann die Arbeit im Alltag für die Mitarbeiter erleichtern oder erschweren.

Eine Tagespflege auf zwei Ebenen ist zum Beispiel möglich, erschwert aber in der Praxis die interne Kommunikation der Mitarbeiter, die sich bei der Begleitung der Gäste über zwei Etagen abstimmen müssen.

Eine Tagespflege, die nur aus einem zentralen großen offenen Raum (mit Küchenzeile, Essbereich, Ruhezone etc.) mit ergänzenden WCs besteht, verhindert differenzierte Angebote oder eine störungsfreie Ruhezeit bei parallelen Therapieangeboten.

Ein Beispiel einer Tagespflege mit langen Wegen (für Gäste und Mitarbeiter):

Abbildung 4: Beispiel einer Tagespflege mit weiten Wegen. NRW.

Ist auf der einen Seite der Küchen- und Aufenthaltsbereich und sind die Toiletten auf der anderen Seite am Ende eines langen Flures, bedeutet das für Mitarbeiter, dass sie einen Teil ihrer Arbeitszeit darauf verwenden müssen, die Tagespflegegäste den Flur lang zu begleiten, ggfs. zu warten und mit dem Gast wieder nach dem Toilettengang den Weg zurückzugehen.

Bauliche Gegebenheiten sind oftmals nicht veränderbar, manchmal sind es aber auch Planungsfehler in der Vorbereitungsphase der Tagespflege.

Das Ergebnis ist aber das gleiche: Sie belasten die Arbeit in der Tagespflege und müssen entsprechend im Alltag mit berücksichtigt werden. Achten Sie daher frühzeitig auf eine sinnvolle bauliche Planung.

c) Rechnungswesen und Controlling

Eine Tagespflege ist verpflichtet, auf Dauer ihre wirtschaftliche Selbständigkeit gemäß § 71 Abs. 2 SGB XI sicherzustellen. Dabei hat sie die Finanzierungskreiseund Verantwortlichkeiten sowie die Rechnungslegung der Tagespflege klar und eindeutig von übrigen Betriebsbereichen des Einrichtungsträgers abzugrenzen (z. B., wenn neben der Tagespflege auch ein ambulanter Dienst oder eine stationäre Einrichtung betrieben wird). Der Träger der Tagespflege hat eine doppelte Buchführung nach handelsrechtlichen Grundsätzen zu gewährleisten.

Dies bedeutet, dass für die Tagespflege eine (Unter-)Kostenstelle einzurichten ist und die Erträge wie auch die Personal- und Sachkosten entsprechend in der Buchhaltung oder vom Steuerberater abgebildet werden müssen. Dies erfolgt jedoch schlimmstenfalls erst mit einem Zeitverzug von 3 bis 8 Monaten.

Zum wirtschaftlichen Steuern einer Tagespflege ist das viel zu spät. Daher sollte für die Tagespflege ein Controlling mit wenigen relevanten Kennzahlen eingerichtet werden, das seitens der Tagespflegeleitung verstanden und bedient werden kann, da diese die erste Person ist, die z. B. am Ende eines Monates alle relevanten Daten für ein Controlling kennt. Sie finden entsprechende Arbeitshilfen in den hinteren Kapiteln dieses Buches dazu.

d) Qualitätsmanagement

Eine Tagespflege muss wie ein ambulanter Dienst oder eine stationäre Pflegeeinrichtung ein der aktuellen Pflegewissenschaft angelehntes Qualitätsmanagement vorhalten. Derzeit hat sich im Rahmen des Qualitätsmanagements u.a. die strukturierte Informationssammlung SIS® in der Tagespflege vielfach durchgesetzt.

Ohne ein beschriebenes Qualitätskonzept erhält eine Tagespflege keine Zulassung über den Versorgungsvertrag.

Teile des Qualitätsmanagements und deren Umsetzung in der Tagespflege werden durch die regelmäßigen Begehungen des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung und (in einigen Bundesländern) durch die zuständige Heimaufsicht überprüft. Der Prüfbericht über die Qualitätsprüfungen muss entsprechend in der Einrichtung veröffentlicht werden, damit Tagespflegegäste und deren Angehörige, aber auch Interessierte an der Tagespflege sich entsprechend informieren können.

Eine Qualitätsbeauftragte für die Tagespflege ist somit notwendig. Sie kann aber z. B. auch im Rahmen eines Pflegenetzwerks des Trägers tätig sein.

e) Marketing und Akquise

Eine Tagespflege ist kein Selbstläufer. Wenn ein eigener Fahrdienst mit einem unbeschrifteten Transporter umherfährt, keine Homepage vorhanden ist, keine entsprechenden Flyer oder Schnuppergutscheine zur Information angeboten werden, muss sich der Betreiber einer Tagespflege nicht wundern, warum seine

Tagespflege in der Bevölkerung wenig bekannt ist und entsprechend gering genutzt wird. Anders gesagt: Eine Tagespflege muss auf allen möglichen „Kanälen“ Marketing und Akquise für sich machen.

Dabei ist die Bewerbung auf dem Tagespflege-KFZ mit die beste Werbung, da das KFZ während der Fahrten morgens und abends täglich von Hunderten von Menschen gesehen wird. Die Beschriftung der Tagespflege am Gebäude, eine ansprechende Homepage, Werbematerial wie Flyer und Schnuppergutscheine sind ein Muss wie auch die Nutzung der sozialen Medien. Dies ist nicht nur für Angehörige von Tagespflegegästen wichtig. Auch für (potenzielle) Mitarbeiter sind diese Medien interessant.

Leitfragen zum Organisationsmanagement

■ Befinden sich Ihre Pflegesätze im oberen Viertel im Vergleich zu anderen Tagespflegen in Ihrer Region bei tarifgerechter Entlohnung Ihrer Mitarbeiter?

■ Ist Ihr Kostensatz für „Unterkunft und Verpflegung“ marktüblich?

■ Haben Sie bauliche Beeinträchtigungen? Wenn ja, sind diese im Konzept, in der Personalplanung, im Ablauf des Alltages der Tagespflege berücksichtigt?

■ Ist für Ihre Tagespflege eine eigene Kostenstelle in der Buchhaltung eingerichtet, auf der alle Erträge und Aufwendungen gebucht werden?

■ Haben Sie ein zeitnahes Controlling für Ihre Tagespflege?

■ Steuern Sie Ihre Tagespflege über Kennzahlen?

■ Haben Sie eine aktuelle und gut nutzbare Software für Ihre Tagespflege?

■ Ist die Verantwortung für das Qualitätsmanagement in der Tagespflege geklärt?

■ Haben Sie ein Qualitätsmanagementsystem, in das die Mitarbeiter eingearbeitet sind?

■ Gab es bei den letzten Prüfungen Defizite oder Schwierigkeiten?

■ Sind Ihre Tagespflegegäste zufrieden und kommen gerne wieder?

■ Sind Ihr Gebäude und Ihre KFZ ansprechend beschriftet?

■ Gibt es aktuelle Flyer mit interessanten Fotos und Texten?

■ Kann man Sie im Internet und in den sozialen Medien einfach finden?

Kennzahlen für ein erfolgreiches Organisationsmanagement

■ Pflegesätze im oberen Viertel vergleichbarer Tagespflegen in Ihrer Region

■ Marktübliche Unterkunft + Verpflegung im Vergleich mit anderen Tagespflegen in Ihrer Region

■ Entsprechender Leitungsanteil für die Tagespflegeleitung (abhängig von der Größe der Tagespflege)

■ Kennzahl Belegung > 85 %

■ Kennzahl Verträge zu Plätzen > 2,5: 1

■ Kennzahl Überschuss/ Gewinn > 4 %

■ Kennzahl Anfrage von neuen Gästen > 3 pro Monat

■ Kennzahlen Kostendeckung § 43b zusätzliche Betreuung und Fahrdienst

■ Gab es bei den letzten Prüfungen Defizite oder Schwierigkeiten?

■ Kundenzufriedenheit bei MDK-Prüfung < 2,5 (Schulnote 2-)

■ Gesamtergebnis bei MDK-Prüfung < 2,5 (Schulnote 2-)

■ Keine gravierenden Pflegefehler oder -mängel

■ Verantwortlichkeit für Qualitätsmanagement ist geklärt

■ Die Tagespflege und alle KFZ sind ansprechend beschriftet

■ Die Flyer und Schnuppergutscheine sind nicht älter als drei Jahre und attraktiv in Fotos und Text. Dort ist auch ein exemplarischer Tagesablauf beschrieben

■ Die Homepage ist einfach zu finden und beinhaltet aktuelle Informationen

■ Die Tagespflege ist in den sozialen Medien vertreten

■ Mindestens eine Einladung/ Vorstellung der Tagespflege in relevanten Seniorenkreisen etc. pro Monat durch die Leitung