Читать книгу Язык делового успеха: Бизнес-английский и коммуникации. Mastering Business English and Effective Communication - Радмила Шарифьянова - Страница 9

Навык написания профессиональных деловых писем на английском языке является ключевым в современном мире бизнеса. Корректное использование бизнес-английского в письменной форме может помочь вам установить прочные деловые связи, достичь своих целей и создать благоприятное впечатление о вашей компании.

Основная часть:

1. Тема письма (Subject line):

Тема письма должна быть краткой, но информативной. Она должна отражать основную цель вашего сообщения и заинтересовать получателя. Например: «Request for Information on Products» (Запрос информации о продукции) или «Proposal for Collaboration Opportunity» (Предложение о возможности сотрудничества).

2. Приветствие (Greeting):

Обращайтесь к получателю письма с учетом его должности и имени. Если вы не знакомы с получателем, используйте форму обращения «Dear [Фамилия]» (Уважаемый/Дорогой [Фамилия]). Например: «Dear Mr. Smith» (Уважаемый мистер Смит) или «Dear Ms. Johnson» (Уважаемая миссис Джонс).

3. Введение (Introduction):

Введение должно быть коротким и ясным. Укажите свое имя, название компании и цель вашего письма. Например: «My name is [Your Name], and I represent [Company Name]. I am writing to you to inquire about [product information/request a meeting/etc.]» (Меня зовут [Ваше имя], и я представляю компанию [Название компании]. Я пишу вам с вопросом о [информации о продукции/запросе на встречу и т. д.]).

4. Основная часть (Body):

Основная часть письма должна содержать основную информацию, которую вы хотите передать. Разделите текст на параграфы для лучшей читабельности. Будьте конкретными и лаконичными. Предоставьте необходимые детали, задайте вопросы или предложите свои услуги.

5. Заключение (Conclusion):

Заключение должно подводить итоги вашего письма и указывать на следующие шаги или ожидаемые действия. Выразите благодарность за внимание к вашему письму и оставьте контактные данные для связи. Например: «Thank you for your attention. I look forward to hearing from you soon» (Спасибо за ваше внимание. С нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время).

6. Прощание (Closing):

Используйте формулу прощания, соответствующую степени взаимоотношений с получателем. Некоторые распространенные варианты включают «Yours sincerely» (С уважением) или «Kind regards» (С наилучшими пожеланиями).

7. Подпись (Signature):

Укажите свое полное имя, должность и контактную информацию в подписи под основным текстом письма. Это поможет получателю легко идентифицировать вас и связаться с вами при необходимости.

8. Форматирование и проверка:

Перед отправкой письма, убедитесь, что оно отформатировано четко и читабельно. Разделите текст на абзацы, используйте пунктуацию и правильные грамматические конструкции. Также не забудьте проверить письмо на наличие ошибок, опечаток и неточностей.

Шаблон делового письма на английском

Subject: [Тема письма]

Dear [Фамилия],

I hope this email finds you well.

Introduction:

My name is [Your Name], and I represent [Company Name]. I am writing to you regarding [state the purpose of the email, e.g., a business proposal, request for information, or introduction].

Body:

[Provide the necessary details, information, or questions. Be concise and clear. Use paragraphs to organize your thoughts.]

Conclusion:

Thank you for taking the time to read my email. I would appreciate any further information or feedback regarding [specific request or topic]. Please feel free to contact me at [your contact information] if you have any questions or require additional details.

Closing:

Yours sincerely,

[Your Full Name]

Signature:

[Your Full Name]

[Your Position]

[Company Name]

[Contact Information]

Этот шаблон является отправной точкой и может быть адаптирован в соответствии с конкретными потребностями и целями вашего письма. Помните о важности четкости, вежливости и профессионализма в вашем электронном письме на бизнес-английском языке.

Примеры деловых писем

Пример 1: Письмо о сотрудничестве

Subject: Proposal for Collaboration

Dear Mr. Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing on behalf of ABC Company, a leading provider of IT solutions. We have been following the success of XYZ Corporation and are interested in exploring potential collaboration opportunities between our two companies.

We believe that a partnership could be mutually beneficial and help create synergies in the market. Our expertise in software development combined with your strong distribution network would enable us to reach a wider customer base and deliver innovative solutions to meet their needs.

We propose a meeting at your convenience to discuss the details further. During the meeting, we can share more information about our company, present case studies of successful collaborations, and explore potential areas of partnership.

Please let us know your availability for a meeting in the next two weeks. We are excited about the possibility of working together and look forward to your positive response.

Thank you for your attention. Should you have any questions or require additional information, please do not hesitate to contact me directly at [email protected] or +1-123-456-7890.

Best regards,

Emily Thompson

Business Development Manager

ABC Company

В данном письме предлагается сотрудничество между двумя компаниями. Автор начинает письмо с вежливого приветствия и представления своей компании. Затем он указывает, что следит за успехами компании адресата и выражает заинтересованность в возможности сотрудничества.

Автор указывает, что партнерство может быть взаимовыгодным. Упоминается компетентность в области разработки программного обеспечения автора и широкая дистрибьюторская сеть адресата, что позволит достичь более широкой аудитории и предлагать инновационные решения.

В письме предлагается назначить встречу для обсуждения деталей сотрудничества. В ходе встречи будет представлена дополнительная информация о компании автора, приведены примеры успешных сотрудничеств и изучены потенциальные области партнерства.

Автор просит адресата сообщить о своей доступности для встречи в течение следующих двух недель и выражает надежду на положительный ответ.

В конце письма указаны контактные данные автора и благодарность за внимание. Также адресат приглашается задать вопросы или запросить дополнительную информацию.

Пример 2: Письмо с предложением услуг

Subject: Proposal for Marketing Services

Dear Ms. Rodriguez,

I hope this email finds you well. My name is John Smith, and I am the Marketing Manager at XYZ Agency. We specialize in providing comprehensive marketing solutions to help businesses like yours achieve their growth objectives.

After reviewing your company’s online presence and marketing strategies, we believe that we can offer valuable support to enhance your brand visibility and attract new customers. Our proposed services include:

– Development of a tailored digital marketing strategy to target your key audience and increase website traffic.

– Creation of engaging content across various platforms to build brand awareness and engage with your target market.

– Implementation of search engine optimization (SEO) techniques to improve your website’s visibility in search results.

– Management of social media accounts to enhance customer engagement and drive conversions.

– Analytics and reporting to track campaign performance and provide insights for continuous improvement.

We would be delighted to schedule a meeting to discuss your specific requirements and provide a detailed proposal outlining the scope of work, timelines, and pricing. Our team has a proven track record of delivering successful marketing campaigns for clients in similar industries.

Please let us know your availability for a meeting or if you have any questions. We apologize for any inconvenience caused.

Thank you for considering our services. We look forward to the opportunity to collaborate and contribute to your marketing success.

Best regards,

John Smith

Marketing Manager

XYZ Agency

В данном письме предлагаются услуги маркетинга. Автор начинает письмо с вежливого приветствия и представления своего имени и компании, которую он представляет. Затем он указывает, что после изучения онлайн-присутствия и маркетинговых стратегий компании адресата, у них есть предложение оказать ценную поддержку для улучшения видимости бренда и привлечения новых клиентов.

В письме приводятся конкретные услуги, которые автор предлагает: разработка индивидуальной стратегии цифрового маркетинга, создание привлекательного контента на различных платформах, оптимизация сайта для улучшения его видимости в поисковых результатах, управление социальными медиа аккаунтами, аналитика и отчетность для отслеживания результативности кампаний.