Читать книгу Montaje mecánico en instalaciones solares fotovoltaicas. ENAE0108 - S. L. Innovación y Cualificación - Страница 16

El aprovisionamiento consiste en adquirir de forma adecuada los productos necesarios para la actividad de la empresa. Esto implica conocer todos los elementos que van a ser montados, su número y características, cómo y dónde obtenerlos, y los periodos previstos para la ejecución de cada uno de los trabajos de los que consta la instalación, a fin de que el suministro de los componentes se produzca en el momento preciso para su uso, así:

1 El número y características de los elementos que componen la instalación, se conocerá a partir del proyecto de la misma.

2 En los planos de montaje puede verse cómo quedan distribuidos.

3 Y en el presupuesto vendrán determinados su número y descripción.

En la fase de proyecto habrá sido necesario conocer determinadas características técnicas de los componentes, como por ejemplo el rendimiento de los módulos o la capacidad nominal de las baterías, a fin de realizar los cálculos que den el número de elementos que proporcionen los valores exigidos para que la instalación trabaje satisfactoriamente. Igualmente, en la fase de proyecto se habrá decidido qué tipo de montaje se dará a los módulos, lo que llevará a plantear la necesidad de usar un tipo de perfilería, que en ocasiones deberá haber sido fabricada expresamente para cubrir las necesidades de este proyecto.

Así, tras estudiar a diferentes fabricantes, ahora es necesario elegir a los proveedores del material, ya que la correcta selección de los suministradores permitirá obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad y precio. Es fundamental encontrar buenos proveedores y establecer con ellos acuerdos claros, que permitan realizar el aprovisionamiento de forma eficaz.

Nota

Aprovisionarse desde empresas que cuenten con certificado de calidad garantiza que, durante todo el proceso productivo, se han mantenido una serie de estándares que garantizan la calidad final del producto que fabrican.

Para encontrar proveedores es necesario estudiar el mercado, para así saber cuáles tienen mayor peso en el mismo. La forma de encontrar proveedores es consultar registros públicos, revistas especializadas, acudir a ferias y exposiciones, internet, etc. Tras el estudio y valoración de la información obtenida, podrá confeccionarse un registro de proveedores potenciales que permita saber a cuántas empresas se les puede adquirir un determinado producto. Este registro suele hacerse empleando bases de datos, las cuales pueden ofrecer información de acuerdo con las necesidades por productos, por orden alfabético, etc.

Los aspectos que serán necesarios valorar, para cada uno de los proveedores, son:

1 La calidad de sus productos, que se define como el conjunto de requisitos que hacen el producto adecuado al fin pretendido.

2 El plazo de entrega, es el tiempo transcurrido desde que se hace el pedido al proveedor hasta la entrega del mismo. Es clave que los productos sean entregados en el momento oportuno para ser empleados.

3 El precio del producto, que incluye el coste del mismo y otros gastos como seguros, transporte, etc. El precio guarda relación con los plazos de entrega y las condiciones de pago. Así, un menor plazo de entrega hace que se incremente el precio, como también lo incrementan unas condiciones de pago más favorables.

4 La cantidad demandada, que debe ser la adecuada, de forma que no haya que modificar pedidos por falta de planificación.

5 El servicio, consistente en las prestaciones que ofrece el proveedor con posterioridad a la entrega del producto, y pueden variar según las exigencias de los clientes.

Una vez conocidas las necesidades de material que va a precisar una instalación, hay que dirigirse a los posibles proveedores a través de una carta o modelo de solicitud de oferta en la que se indiquen los productos necesarios (descripción del producto solicitado) y en qué condiciones (precio por unidad y periodo de vigencia del mismo, descuentos, condiciones de pago, plazo y lugar de entrega, transporte, etc.).

Es importante disponer de una red de proveedores fiables en el cumplimiento de los plazos y compromisos adquiridos. Además, deben ser capaces de suministrar las cantidades de producto que van a necesitarse, evitando que puedan tener dificultades para afrontarlo, en caso de que el pedido sea demasiado voluminoso para las cantidades que normalmente suministran.

Nota

No consultar nunca a un proveedor, a quien por distintas razones (falta de experiencia, habitual falta de cumplimiento de los compromisos adquiridos, etc.) se tenga la firme intención de no realizarle un pedido. Solo deben consultarse proveedores que se sepa de antemano que van a ser capaces de proporcionar los equipos solicitados en los plazos y condiciones requeridas.

El número de empresas consultadas no debe ser inferior a tres ni superior a seis, ya que al final solo se elegirá a uno. Por último, en épocas de crisis habrá que asegurarse antes de realizar la consulta, la supervivencia de la empresa a la que se va a consultar, para no quedarse colgados sin suministro a mitad de proyecto.

Después de consultar a las empresas proveedoras, algunas de ellas responderán a la solicitud de oferta, por lo que para su correcta valoración será necesario fijar una serie de criterios como, por ejemplo, criterios técnicos, comerciales o financieros, con el fin de asegurar que la empresa finalmente elegida sea capaz de cumplir con los compromisos adquiridos.

Ejemplo

Para el análisis de una oferta de módulos fotovoltaicos, los criterios técnicos podrían ser:

1 Las características constructivas (tipos de células, contactos, nº de células por módulo, estructura, marco, caja de conexiones, cables, etc.).

2 Los valores característicos para la integración del sistema (tensión máxima permisible en el sistema, máxima carga física admisible, condiciones de operación, resistencia al impacto, etc.).

3 Características generales (dimensiones, peso, condiciones de embalaje, tamaño de la caja de embalaje, etc.).

4 Comportamiento bajo condiciones estándares de prueba (potencia eléctrica máxima, tensión en circuito abierto y en el punto de máxima potencia, corriente de cortocircuito y en el punto de máxima potencia, eficiencia, etc.).

5 Curvas características, parámetros de temperatura, etc.

Entre los criterios no técnicos estarían:

1 El precio.

2 Las facilidades de pago.

3 Los plazos de entrega.

4 La duración de la garantía.

5 Proximidad del servicio postventa.

6 Calidad del servicio comercial, etc.

En cada una de las ofertas se evaluaría cada uno de los criterios establecidos, fijando un coeficiente de ponderación para cada uno de los aspectos planteados (por ejemplo, el aspecto financiero supondría un 30 % de la valoración, y dentro de este, el precio representaría un 90 % y las facilidades de pago el 10 %).

A continuación, para un criterio dado, se atribuiría la nota 0 a la peor de las ofertas y la nota 10 a la mejor. El baremo así planteado permite, por una regla de tres, puntuar las ofertas de calidad intermedia. La suma de las notas ponderadas de todos los criterios que corresponden a cada una de las ofertas da la nota global de la oferta, y así resulta fácil comparar las notas globales entre sí y elegir la mejor.

Una vez que se ha elegido al proveedor, hay que realizar formalmente el pedido. El pedido es un documento a través del cual el cliente hace llegar su demanda al proveedor. Se compone de dos partes: la cabecera y las líneas de pedido.

La cabecera es la parte del pedido en la que se recogen una serie de datos comunes al pedido, como son los datos de la empresa suministradora, la identificación del cliente, el número de pedido, la fecha de pedido, datos de entrega y aceptación, condiciones de pago, etc.

En las líneas de pedido se reseñarán los diferentes materiales que componen el mismo. Para cada producto se indicarán, por ejemplo, el código que lo identifica, la descripción de las mercancías solicitadas, la unidad de venta, la cantidad de unidades de venta solicitadas, el precio por unidad de venta, los descuentos aplicados y el precio final.

Ejemplo

Para suministrar energía eléctrica fotovoltaica a una vivienda de ocupación permanente, que debe alimentar 15 puntos de luz de 20 W, televisión en color, pequeños electrodomésticos, lavadora de lavado en frío y frigorífico de bajo consumo, a 220 V, se ha calculado que es necesario emplear los siguientes elementos:

Elemento	Descripción	Número
Panel solar fotovoltaico	12V, 55Wp	20
Estructura soporte	20 módulos	1
Batería estacionaria	900Ah	2
Regulador	24V/60A	1
Inversor de onda sinusoidal modificada	24V/2000W	1

Puestos en contacto con un suministrador de material fotovoltaico, se le ha realizado un pedido de material, como se muestra a continuación. Las cantidades y precios consignados corresponden a los tratados directamente con dicho proveedor.

El modelo de pedido no es un documento formalmente establecido. Hay tantos modelos de pedidos como empresas, de forma que cada una confecciona el modelo como conviene a sus necesidades.

Entre los métodos más utilizados para realizar los pedidos se encuentran:

1 La carta. Se necesita original y copia, el original se envía al proveedor, y la copia se queda como comprobante del pedido para el cliente.

2 El fax. Se realiza de forma similar a la carta, pero utilizando el fax como medio de envío.

3 El correo electrónico. Es más rápido, siempre que el proveedor disponga de estos medios.

4 Internet. Para aquellos proveedores que ofrezcan esta posibilidad en su página web.

5 El teléfono. Es un medio muy eficaz, ya que carece de burocracia y las gestiones son muy rápidas. Sin embargo, es necesario que entre los clientes y los proveedores haya una relación “de confianza”.

6 Los agentes comerciales. Los propios vendedores son los que rellenan el pedido, junto con el cliente.

Una vez realizado el pedido, el paso siguiente en el proceso de compra es la recepción de la mercancía. Las mercancías solicitadas llegarán acompañadas de un documento denominado albarán o nota de entrega. Este documento es expedido por el vendedor en el momento en que las mercancías salen de su almacén y sirve al comprador para comprobar, junto con la nota de pedido, que las mercancías solicitadas coinciden con las recibidas. El albarán es un documento que tampoco tiene forma determinada. Al igual que la nota de pedido, el albarán se compone de cabecera y líneas, que en este caso reciben el nombre de líneas de albarán, y contendrá los siguientes datos:

1 Nombre, domicilio o razón social, CIF o NIF, tanto del comprador como del vendedor.

2 Fecha de envío de la mercancía y fecha de entrega.

3 Lugar de entrega de la mercancía.

4 Descripción pormenorizada de la mercancía.

5 Transporte, si es por cuenta del comprador o del vendedor.

Nota

1 El albarán se emite antes que la factura.

2 Normalmente el albarán no va valorado, ya que para eso se emiten las facturas..

A la llegada de las mercancías se procederá a controlar que lo pedido coincide realmente con lo entregado, realizando recuento, examen visual de etiquetas de los bultos, etc. Si las mercancías son correctas, se prepara un vale de entrada para notificar el hecho al departamento o almacén correspondiente, aunque puede servir como vale de entrada una copia del albarán, que así podrá proceder al almacenamiento de las mercancías donde corresponda. Si no lo son, deben tomarse las medidas adecuadas.

Pueden presentarse las siguientes situaciones:

1 Que la mercancía no coincida con el albarán (y por tanto con el pedido). En estos casos hay que notificar esta situación al proveedor. Si resulta que el proveedor ha enviado productos de más, y la empresa no va a adquirirlos, debe trasladarlos a una zona de almacenaje en espera de ser retirados por el proveedor. Si el proveedor ha enviado productos de menos, deberá enviar lo que falte, o en su caso, emitir un nuevo albarán por la cantidad realmente enviada.

2 Que la mercancía coincida, pero sea defectuosa o en mal estado. En este caso habrá que proceder a su devolución, apartándola para que sea retirada por el proveedor.

3 Que la mercancía coincida con el albarán, pero no coincidan con el pedido. En este caso, comprador y proveedor deben llegar a un acuerdo para realizar los ajustes, de forma que el comprador acepte la mercancía, o que el proveedor se adecue al pedido.

Una vez que la mercancía es recibida y aceptada por el cliente, el proveedor emitirá la factura para que sea abonada por el comprador. La aceptación puede ser explícita, mediante la firma del albarán, lo que acredita que se está de acuerdo con lo recibido, o implícita siempre que se haya especificado en las condiciones de compraventa que el cliente acepta la mercancía, siempre que no se pronuncie en contra de la recepción dentro de un plazo determinado.

La factura se emite en el momento del pago y acredita la propiedad sobre el producto, así que mientras que el cliente no pague, el vendedor no le entregará la factura, y mientras no posea la factura, no es propietario del producto. Al igual que con los documentos anteriores, no existe un formato de factura establecido.

Aplicación práctica

Al recibir una mercancía, comprueba que los 20 módulos solares que ha recibido son de 75 Wp en vez de 50 Wp, como se reflejó en el pedido. Además, aparecen albaranados los módulos de 75 Wp. ¿Qué haría en este caso?

SOLUCIÓN

En este caso, se decide no firmar el albarán, ya que eso supondría la aceptación explícita del pedido. También se contacta inmediatamente con la empresa proveedora y se les comunica que no se acepta el envío, ya que no corresponde con el pedido, y no hacerlo, supondría la aceptación implícita del mismo.